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销售合同管理系统解决方案
2012-3-13
合同管理专项解决方案
目录
一、 合同管理需求分析 3
合同管理背景 3
合同管理需求 3
二、 合同管理整体流程 4
三、 合同审批流程及管理 5
5
合同审批流程 6
四、 合同执行及合同库管理 8
五、 合同收款流程 10
六、 合同整体管理 11
七、 合同管理客户案例 12
合同管理需求分析
合同管理背景
合同管理(Contract Management),企业的经济往来,主要是通过合同形式进行的。一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。企业合同管理是指企业对合同的起草、评审、签订、履行、变更、解除和合同纠纷处理,以及合同保密、监管、归档等管控过程。加强合同管理,有利于规范、约束市场主体交易行为,优化资源配置,维护市场秩序,帮助企业维护自身合法权益、防控法律风险,促进实现内部控制目标。其中签订、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;评审、监管、归档是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。
合同管理需求
建立分级授权的合同管理制度。合同管理应根据企业经营的性质、组织机构的设置、管理层级状况,建立合同授权标准制度。根据企业业务性质、组织机构设置和管理层级安排,建立合同分级授权管理制度。例如公司日常销售合同由销售主管、事业部经理、副总经理等审核,重大合同由企业最高决策机构——董事会批准,安排专职人员管理维护合同档案,对合同档案的新增、查看、修改等设立信息管理权限。
完成合同评审流程。合同评审是指接到客户订单以后,为了确认能够保质保量地完成订单,对产品交付和合同履行进行确认,扫除合同执行过程中的不确定因子,避免因出现解决不了的问题而影响产品质量和交货时间的一项活动。合同评审需要产品交付的所有相关部门参与,例如研发部、生产部、商务部、财务部、销售部、综合行政部、总经办等。各部门联合对合同内容、交付方式、时间节点、金额等进行审定。
合同执行管理。销售部对合同的执行负责,需要监控合同执行的每个步骤,以确保客户按时付款。因此销售部需要掌握每个合同的执行状态,不断更新合同进展和问题,并调用相应的资源解决问题,以保障合同顺利进行,合同款项如期到账。
合同收款流程。合同执行分阶段进行,客户付款采用阶段支付,通过收款流程,由财务部监督销售部督促客户执行每个阶段的收款流程,确保合同款项如期到账,并由财务部确认,完成每个阶段和整体合同款的收取以及开具发票工作。
合同库及文档管理。建立统一的合同资料库,对所有的销售合同进行管理,查阅历史和当前执行合同。建立与合同文档库,便于对合同涉及的文档资料进行管理。以备相关人调阅和使用。
合同管理整体流程
合同管理分为合同基础信息和合同管理流程。合同的主要流程分为三个主要步骤:合同评审、合同执行、合同关闭。通过合同评审,完成对合同内容的审核和异议的解除,使合同履行的相关部门和人员明确合同内容和相应职责,在评审流程中,按照每个公司的合同评审制度,经由对应负责人共同审核完成。合同评审完成后,由合同牵头部门按合同规定执行,并根据合同执行情况,不断更新合同状态及问题,上传执行过程中的文件资料作存档。在合同执行过程中,按照进度收取客户款项,开具发票。合同执行完成后,整理相关资料,保存放入合同文件库,以备调用。
合同基础信息分为三方面:客户信息、合同档案库、合同文件。客户信息保存客户的基本资料,供合同评审时关联和调阅。合同档案是所有合同的基础信息库,与合同相关的资料都在这里,并伴随合同的执行动态更新。
合同审批流程及管理
合同审批是合同管理中重要环节,通过合同评审完成对合同文件及各要素的审核,因此合
同评审的前提是制定评审表内容及评审流程,在评审表中填入与合同相关的内容,例如客户信息,合同主要标的,合同金额及付款方式以及合同附件等。依照公司合同管理制度制定合同评审流程,确保相关责任人明确合同内容细则并给出意见,由制度和流程来控制合同风险。

制定合同评审表如下,通常包含条目有:客户基本资料(乙方)、合同金额及付款约定、产品交付要求、合同正文、合同审批意见。
客户基本资料包括客户的名称、法人代表、联系地址、电话、联系人等信息。这些资料可以与客户信息库关联,通过调用客户信息库中的资料将客户信息自动引入合同审批表中,确保数据的唯一性。
合同内容包括产品交付要求、合同金额及付款约定、合同正文等。审批表中列出了合同的主要内容及关键点,供评审时审核。
审批意见是记录在合同审批表流转过程中各相关责任部门对合同内容审批提出的意见,作为对合同审批过程的记录。
红创智慧表单功能支持:
表单关联:与客户信息库关联,自