办公室管理规范.ppt

办公室管理规范培训资料
制作:扈重云
部门:渠道开发部 
比亚迪汽车销售有限公司
日期:
目的:
改善和提高公司形象;
改善员工精神面貌,使组织活力化;
降低办公成本。
1
会议室相关问题
2
3
5S项目标准
办公室管理细则
办公室细则
1、办公室内无堆放杂物。纸箱等物品需摆放整齐、靠墙,标识清楚;
2、定期清理不用的文件、样板等物,无过时的文件、样板等存放于现场;
3、电话线、网络线应入线槽/线管,地面上不能随意布线;电脑连线/网络线/电话线地面以上的部分应捆扎整齐;
4、饮水杯放在办公桌的位置以不妨碍工作、不显零乱为准;
5、垃圾的盛装不能超过垃圾篓的外沿,不可放置易变质变味的物品;
6、部门/科室标识牌清楚、正确,张贴无歪斜;
7、桌椅摆放整齐,抽屉内保持整齐
8、桌面保持整齐,文件需放置在文件柜、文件夹中,文件夹标识清楚、统一,部门需在文件夹内存放当年及上一年度的文件以便备查;
9、电脑桌/副柜上不能放置衣服、手提袋等物品(笔记本电脑包除外);
10、墙角、天花板无蜘蛛网,地面无积水、纸屑果皮、标签纸等杂物;
11、办公桌、电脑主机、显示器、键盘、鼠标、电话机、打印机、文件柜等办公设备无明显灰尘(手摸);电线槽、电线管、灯架、插座上无明显灰尘(手摸);
12、花草上无黄叶、枯叶,无明显灰尘;
13、饮水机无污垢,且定期消毒,并有相应记录;
14、办公设备、机器设备经常保持打扫擦试;打印机、传真机旁边保持纸张摆放整齐;每个办公室配备必要的清洁工具:抹布等以便随时打扫;
15、工作去向看板有妥善利用,无乱涂乱写;无过期内容;
16、下班关电脑显示器和主机电源;
17、个人离开工作台、办公桌后,凳子/椅子/键盘推到座位以下或紧靠座位;
18、办公室办公人员坐姿端正,不出现趴、仰等不雅姿势,上班时间不能睡觉、打瞌睡;上班时间不玩游戏、看电影及做其他与工作无关的事情;
办公室检查
1、成立专门的检查办公室管理情况检查小组,成员:综合科相关人员、各部门文员;
2、检查周期:1次/周;
3、检查时间:每周末(大周周五,小周周六);
3、检查依据:本规定细则部分;
4、检查工具:附件检查表。
5、检查形式:检查小组在指定的时间里根据检查表逐个办公室依据检查表中的项目依次
检查;
6、评比:每月召开月度评比会,评出一个月内平均最高得分的部门和最低的部门。
办公室奖惩
1、奖励
在月度会议上向月度评比第一名的单位给予颁发流动锦旗;
“办公室管理评比第一名”流动锦旗一面;
2、惩处
在月度会议上向月度评比倒数第一名的单位给予颁发流动锦旗;
“力争上游”流动锦旗一面
流动锦旗“力争上游”须挂在醒目处,以警示员工。
什么是5S
既是造物先造人的出发点也是服务的起点

整理(Seiri)
整顿(Seiton)
清扫(Seisou)
清洁(Seiketsu)
素养(Shitsuke)
5S起源于日本,由于这五项内容在日语的罗马发音中,都以‘S’开头的,所以被称为5S。在日本最有名的就是丰田公司倡导的5S。
5S的含义
整理:明确区分需要物品和不需要的物品,
扔掉不要物品。
整顿:使需要的物品处于在必要的时候马上就能取出的状态。
清扫:将工作场所及工作用的设备清扫干净,保持工作场所干净、亮丽。
清洁:让每个使用者都感觉不到脏乱,能够放心地使用,保持安全、方便的状态。
素养:遵守工作规则和礼仪以及正确的作业方法,并养成习惯。
推行5S的目的
提高企业整体形象
改善汽车销售的办公环境
减少物品的浪费
提高工作效率
改善员工精神面貌,使组织活力化
提升BYD汽车品牌形象
5S的目的?