企业应付账款管理制度.doc

应付账款管理制度
一、目的
1、规范采购和其他劳务付款流程。
2、规范应付账款入账、冲账等方面的管理要求。
二、适用范围
适用于公司的原材料、配件、固定资产、劳务费用等应付款项的控制。
三、原材料等采购报销流程、应付账款管理流程
1、申请采购
物资申请人根据库存需要填写“材料申请单”。经部门领导审核、财务会计审核、总经理审批后方可进行采购。“材料申请单”申请部门和财务部留存。
2、采购付款
财务会计根据审批后的“材料申请单”填制“费用支出单”,交与总经理审批。审批流程结束后出纳根据“费用支出单”进行付款。会计根据付款后的“费用支出单”和“材料申请单”入账。
3、到货冲销应付账款
物资采购报销必须以发票和供应商明细清单冲账。
4、其他应付款项管理规定:申请人填写“费用支出单”经会计审核、总经理审批后交与出纳付款。
5、物资采购前,如需预借物资款,执行借款流程。
6、物资采购报销须填写报销单,执行费用报销流程。(针对员工个人垫资采购)
7、凡不按上述规定采购者,财务部应一律拒绝支付。
货币资金管理制度
现金管理:
1、现金收付流程:
1)现金收入:目前公司只有零星的客户交付现金,建议不论客户需要不需要收据,财务部都应该开具收款收据或者“制作台账进行登记并双方签字”,达到收据或台账和收款一一对应。收据的开具原则上由会计填写,出纳只负责收款,收据统一交由会计保管。如遇休息日等其他员工代收款项,待会计到岗时补开收据,出纳收款。月末收据统计表或者台账做为现金收入金额的凭据。
2)现金付出:支出只有二种形式,一种是员工报销费用和工资发放,另一种是对外支出材料款、劳务费等。员工报销费用全都应该依据“日常费用报销流程”操作。目前对于提货等均没有填写报销单,建议对于提货等也应该填写报销单(提货人填写主管签字会计审核出纳付款即可,可累计三天内等一次性报销)。
对外支出材料等付款,如是材料付款必须有发票或加盖供应商公章的收据和材料供应明细单,流程为会计填写“费用支出单”付款方式为现金,原则上应由财务主管签字总经理审批后,出纳方能付款。现金支出的月末统计金额即是当月累计现金支出金额。
2、现金保管:每日收取的现金收入款如果数量过大必须当日存到公司账户中或法人指定账户中,不允许出纳私自保管,严禁公款私存。现金限额控制到可以维持2-3个工作日为限。办公桌存放现金不安全。建议购置一小型保险柜存放少量现金和公司印鉴等。
3、现金的盘点:出纳要每天清点库存的现金,登记现金流水账,做到按日清理、按月结账、账实相符。出纳有义务配合财务部会计或副总不定期地抽查“现金盘点”工作,并确保抽查现金没有差异。
银行存款的管理:
1、银行帐户必须按国家规定开设和使用,银行帐户只供本单位经营业务收支结算使用,严禁出借帐户供外单位或个人使用,严禁为外单位或个人代收代支、转帐套现。严禁公款私存。
2、银行帐户的帐号必须保密,不准外泄。
3、银行帐户印鉴的使用实行2章以上(财务专用章、法人章)分管并用制;即:财务章由会计保管,法人章由本人或授权人保管,不准出纳1人统一保管使用。印鉴保管人临时出差时由其委托他人代管。
4、各企业的销售收入(营业收入)按公司指定帐号进帐;
5、出纳办理电汇、转帐支付等付出款项,一律凭有经总经理签字审批的“费用支出单”(