采购与付款内部控制制度.doc

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采购及付款内部控制制度
第一章总则
第一条为了加强对采购与付款业务的内部控制,规范请购与审批、采购与验收、付款等行为,防范采购过程中的差错和舞弊,根据国家有关法律法规、《企业会计准则》和公司章程的规定,制定本制度。
第二条本制度所称的采购主要是指外购商品并支付价款的行为。
第三条采购与付款业务内部控制目标:
(一)保证采购与生产、销售及其他经营活动需求相一致;
(二)保证货币资金支付后获得相应的采购物资或劳务;
(三)保证应付账款的真实性和合理性;
(四)合理揭示公司所享有的折扣和折让;
(五)防止采购过程中可能出现的舞弊、差错。
第二章岗位分工与授权批准
第四条公司建立采购业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
采购与付款业务的不相容岗位包括:
(一)请购与审批。
(二)供应商的选择与审批。
(三)采购合同协议的拟订、审核与审批。
(四)采购、验收与相关记录。
(五)付款的申请、审批与执行。
不得由同一部门或同一岗位办理采购与付款业务的全过程。
第五条办理采购、验收、付款业务的部门和岗位的主要职责是:
(一)物料管理部门(或岗位)主要负责选择供应商、询价、下达采购订单、签订采购合同以及验收。
(二)办公室负责除生产用物料外的其他所有物资的询价、签订采购合同工作。
(三)质量保证部门(或岗位)主要负责采购物资的质量检验事宜。
(四)财务部门(或岗位)主要负责采购款项的结算和记录、办理货款支付。
第六条物料管理部应建立供应商档案,广泛收集有关供应商信息,充分比较各供应商的产品质量、供货价格、折扣比例、付款条件等,选择对公司最有利的供应商。
第七条建立采购与付款业务的授权审批制度。单项(一个采购合同)采购额10万元(包含10万元)以下的,由分管副总经理审批;超过10万元至30万元(含30万元)的由总经理审批;30万元以上的由公司经理办公会批准;必要时可采取招标采购。
第八条严格按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,加强对请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
第九条对办理采购业务的人员每两年进行一次岗位轮换。
第三章请购与审批控制
第十条公司根据采购的产品和采购部门不同,分以下几种情况:
(一)公司生产用原辅材料:由生产部门下达采购计划,物料管理部门接到采购计划后,首先查明现有库存,然后再确定具体的采购计划。并填写请购单,经部门经理审核后,根据审批权限报有审批权的人员批准后,由物料管理部实施采购。
(二)其他物资采购:由需求部门提出采购申请,填写请购单,明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。经部门经理审核,报有审批权的人员批准后由办公室(或物料管理部)进行采购。
第十一条严格按采购预算进行采购业务。对于预算内采购项目,具有请购权的部门应当严格按照预算办理请购手续;对于超预算和预算外采购项目,应由公司董事会或股东大会进行审批。
第四章采购与验收控制
第十二条公司建立采购与验收环节的管理制度,对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定,确