采购部管理制度与工作流程.doc

采购管理制度与工作流程
目的:
为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。
适用范围:
适用于本公司采购管理。
三、内容:
1、总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
2、采购基本流程
采购需求(公司各部门)---采购计划(采购员)---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算。
采购流程图如下图所示:
采购需求
财务部确认付款条件及帐期
总经理/财务
总经理审批
采购计划
审批
寻找供应商
采购部

总监
寻价、比价、议价
采购洽谈
董事长审批
验收
不合格
入仓
退货
计划对账
合同的签订
交货验收
验收合格
下单
建立供应商资料
财务结算
1) 采购计划:采购员应根据需求部门请购单和公司需求计划制订采购计划。
2) 供应商的选择和考核:
供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3)询价、比价、议价
4)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
6)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。
7)财务结算:货物入库后,财务结算。
采购订购
3、申请商品采购流程图采购部审批(有合同)
采购部审批(无合同)
总经理/财务审批
请购部门
提出需求
1)请购部门提出采购需求,填写物质采购计划表
2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批;
3)审批通过后,由采购主管下单。
4、申请付款流程图
总经理/财务部审批
采购部审批
采购人对账
采购
财务部付款


采购商品入仓后,做应付款计划
采购员根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致,不一致的找出原因,调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款;
采购部审批到期应付款
总经理批准付款
5、商品到货验收流程
进仓
仓管验货
成本会计审核入库单
仓管打入库单
仓库根据供应商送货单验收产品
验收后打入库单,核对入库单金额是否与送货单金额一致,一致后方可审核入库,不一致需报采购审核,采购在当日给予答复
同意
退单
6、退货流程
不同意
请购部门退货
供应商
仓库
采购部审核
报损
需求部门
请购部门填写退货申请单,写明原因
采购部根据供应商合同和合作情况,审核退货申请
审核通过可退回仓库,仓库每周以供应商为单位做退货单
不能退回供应商的,做报损处理,%
采购管理制度
建立供应商资料管理(表)册,售后服务管理表。
建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉。
每月底将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划。
签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。
验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
七、请购单及其提报规定
请购单应按照要素填写完整、清晰,由公司领导审核批准后报采购部门;
固定资产申购按照(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;
其他材料设备及工程项目申购按照(物资采购申请表.)的格式填写提报;
日常零星采购按照公司印制的按照(物资采购审批单)的格式填写提报;
请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;
涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;
如遇公司急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。
如果是指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须做出书面说明。
9)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
八、公司物资请购单的提报部门
(1)公司经营所需的医药物资、劳务、固定资产、及其他项目由医务部门提报;
(2)公司生活及办公的物资、固定资产、后勤服务或其他生活及办公项目由行政部门提报;
(3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
请购单的