物资采购工作流程.doc

物资采购工作流程
第一章总则
1、为搞好公司的采购工作,保证优质廉价的供应,确保经济指标的完成,以及防止一些不良倾向的发生,特制定本制度。
2、物资采购是湘联鞭炮厂仓储管理工作的一部分。原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持配合权,未经同意擅自采购者财务拒绝报销。
3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
4.、采购人员必须忠诚企业,遵纪守法,视企业利益为最高利益,不徇私情,不谋取个人利益,不贪污受贿,要以湘联鞭炮厂利益为重,相互监督,相互配合,共同把关。
5、采购人员必须熟悉各类商品的质量标准和市场价格,具有辨别假冒伪劣商品的一般性常识,了解其主要性能指标、功效、技术含量、成分配比及简易的辨别方法。
第二章采购项目的申请
1、凡是仓库储备项目由其提出采购申请,并执行仓库货品库存预警。仓库的每种存货物资均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货物。仓库主管要填写一份仓库补仓“采购申请单”,申请之前必须认真检查库存量及消耗量。
2、仓库储备以外的项目由各使用部门提出采购申请。申请之前需查询仓库是否有该项储备,或在仓库多余物资中是否有代用品。
3、经确认必须购买的物资材料,必须由仓库或使用部门按照不同的情况提前填写
物资需求的申请表,经部门负责人、估价员、所属主管领导签字后,有效审批后交采购部门(或采购人)统一办理。
4、正常消耗料以外的采购项目填写“物资申购单”,报送采购部门。
6、所有物资采购申请要有计划性,不能盲目采购,提前填写审核,要留有余地。
①需加工的商品要根据生产情况提前提出申请;
②常用批量物资,由厂各部门根据以前物资消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制年度采购计划和预算报财务部审核;
③一般采购要提前5天提出申请;
第三章采购项目的择商、确认与报价
1、所有采购申请单报送到采购部门,由相关采购人员负责以订单择商、以确认与报价。
2、采购人员对申购单中的疑问要及时与申购部门的负责人沟通,在确认无误后,按要求时限尽快找到至少3家以上的供应商,进行业务洽谈,经过对比筛选,择优确定报价填入申请单,并填好总金额、供应商名称。
3、为保证所购进物资的价格符合现行市场价格标准,对于一般采购项目,采购人员经常性地对各类商品的市场价格进行调查摸底,了解市场行情,以便以最低的成本购货。
4、供货商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归湘联鞭炮厂所有,必须在报价中注明并办理正式的入库手续,以零成本入帐。严禁采购人员擅自私分或擅自赠送他人。
5、对于有特殊要求或需加工定做的采购项目,需要做详细说明或提供样品;供方按要求提供样品,经管理授权人签字后方可进一步洽谈。
6、采购部门对内要主动与有关部门保持密切联系,树立服务意识, 熟知公司物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究,掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路新产品及质优价廉的替代品;积极主动向公司提供市场情况及购买策略。
7、在选取长期合作及大宗采购的供应商时,要对供应商合法资质进行严格的审查,查验并索取其营业执照、代理授权书、产品合格证、检疫检验报告、业务人员身份证等复印件。确保供货商身份合法,供货渠道正规,产品质量合格。
8、建立和完善供应商档案管理制度,掌握其营业执照有效期限、年检情况、中途法人或代理人及单位地址变更情况等,随时保持密切联系。
9、所有采购项目择商、报价必须由采购部门(或采购人)在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。采购部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作中要主动与采购部门沟通配合,对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报采购部,由其选定质优价廉服务好的供应商。
10、确属疑难采购项目,采购部门应及时与使用部门进行沟通,研究对策,必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报,不得拖延误事。
11、所有采购项目依据有效申购单由采购部门安排采购员统一购买,其他部门一般不得自行购买。
第四章采购项目的购买
1、经审批签字的采购单返回采购部门后,由采购相关负责人安排购买。
所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应商及其他要求进行。
2、在采购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品。
3、由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时,必须重新办理补缺申请,经审批后方能购买。
第五章采购项目的后续跟进工作
1、采购订单的跟催:
当订单发出后,采购部门需要跟踪、催促整个过程直至收获入库。
2、采购订单取消
①厂部取消订单
如因某种原因,公司需要取消已发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿