办公用品管理办法(征求意见版).doc

办公用品管理办法
总则
为了加强和规范公司办公用品的管理,根据有关规定,结合公司实际,特制订本办法。
公司按“必需、必要、节俭、节约”的原则对办公用品支出实行预算管理。
本办法所指办公用品包括常用耗材、低值易耗品、物品以及办公固定资产。
办公用品购置审批程序
预算内的办公常用耗材及低值易耗品,由人事行政部依据领导及各部门需求按月汇报公司领导审批同意后购置。累计金额在500元以内的,报分管领导审批;累计金额在500元(含)以上的,须同时报总裁审批。
预算内的物品,由人事人事行政管理部门报分管领导及总裁审批同意后采购。
预算内的办公固定资产,由需用部门事先填写《办公用品申购单》(详见附件),经需用部门和人事行政部分管领导及总裁审批同意后由人事行政管理部门采购。
办公用品采购
所有办公用品原则上由人事行政部统一采购、发放,各部门不得自行购买。
紧急需用办公用品,经需用部门和人事行政部分管领导及总裁同意并知会人事行政部后方可由需用部门先行购买,但事后需补办审批手续。
在采购过程中必须严格控制价格、数量、质量。按批准的计划购置,严禁超范围超标准购置,发现质量问题应立即更换或退货。
大宗物资采购,按照《集中采购管理办法》中相关规定公开招标选比。
办公用品的管理
人事行政部是办公用品的归口管理部门,负责建立台账登记制度、严格物品进出库和定期对办公用品仓库进行盘点。
对办公固定资产,人事行政部负责实物管理,建立固定资产台账,财务管理部负责财务管理,年末两部一同进行固定资产盘点,确保账务相符和资产安全。
人事行政部应加强办公用品库房管理。日常办公用品要随时补充,库存的办公用品实行动态管理,及时调剂余缺,杜绝浪费。
各部门选派一名员工负责部门内员工每月办公用品的申领,每人月申领办公用品额度为20元。部门负责人要对领用的办公用品要加强管理,严格按照操作规程使用、保管、维护,使设备性能始终保持良好状态,人为原因造成损坏或丢失,要给予责任人相应的处罚。
凡配置给各部门的办公用品,必须按配备使用,不得任意改变或挪作他用。
公司员工离开公司时,须将本人领用的办公用品交还行政部门,方可办理调离手续。
办公用品的报废处理
对于需报废处理的办公固定资产,由使用部门填写《报废处理申请单》,人事行政部会同财务部核实后,按规定程序办理固定资产报废手续。
不得随意丢弃报废品,应集中存放、集中处理。
人事行政部负责统一变卖报废的办公用品及设备,费用交财务管理部统一管理。