公文写作与处理培训讲义.doc

公文写作与处理讲义
曲靖市农业局办公室
(2009年10月13日)
同志们,根据安排,现在由我来和大家共同学习公文写作与处理有关知识。在座的各位,可能有极少数专门从事文秘工作,对公文写作与处理相对比较熟悉;而绝大多数都是专业技术人员,对规范性公文写作与处理有一定了解,但经常接触的主要是像工作总结、讲话稿之类的非规范性公文。非规范性公文写作与处理相对比较灵活,规范性公文从起草、审核、签发、印刷、办理、归档等都有非常严格的规定。下面,我讲三个问题。
第一个问题,为什么要学习公文写作与处理
可能有的同志认为,只有在办公室工作、专门从事文秘工作的人才有必要学习公文写作与处理。这种认识是有偏差的。原因主要有四点:首先,公文写作与处理的各个环节经常是由不同部门共同完成的。如果办公室包办所有环节的工作,工作人员就会累死。第二、普通专业技术人员经常需要承担草拟公文的职能职责。如果不了解公文写作与处理的规则,草拟出来的公文规范程度就不高,办公室在进行公文审核时难度就会很大,任务就会很重,必然会导致大量粗制滥造的公文蒙混过关,不但影响单位的形象,还会耽误工作。第三、专业技术人员学习公文写作与处理,是人全面发展的需要。第四、学习公文写作与处理,是提高执行力的需要。1999年至2000年,国家先后颁布了《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》,
这个《办法》和《格式》是我们公文写作与处理最重要的依据,颁布到现在已经有十年时间,但是就全市农业系统的办文水平来看,我们很多同志,甚至是专门从事文秘工作的同志,对《办法》和《格式》知之甚少或一知半解,公文写作与处理随心所欲,说明我们的执行力还有待于进一步提高。近年来,市委办、市政府办对市直部门和县级政府公文写作与处理通过抽查和通报的方式进行监督,市农业局办公室也对农业系统的公文写作与处理进行了规范,我们农业系统的公文写作与处理有了一定提高,但是,与政府系统相比还有不小的差距。所以,我们要提高农业部门的形象,提高办文水平也是一个重要的着力点。我建议同志们,尤其是从事文秘工作的同志们,要把《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》找来仔细研读。
第二个问题是,规范运行,努力提高公文处理水平
一是要规范公文管理。我们曾经就一些公文中存在的问题向下级单位的办公室询问,得到的答复是不知道,这个问题应当归其他科室负责。可以说,我们农业系统公文写作与处理方面存在的问题,很大程度上是由于重视程度不高、管理不到位造成的。要提高公文写作与处理的水平,首要的任务是要强化对公文处理的管理。《国家行政机关公文处理办法》第七条明确规定,“各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
”第五十六条规定:“各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本级机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度”。我们各级农业部门的办公室要认真对照这两条规定,要按照“办文零失误”的标准,切实履行管理职能,加强对公文处理的管理,确保办文质量。
二是要规范行文规则。我们经常见到一些不符合行文规则的文件。一是越权发文。《国家行政机关公文处理办法》第十五条第二款规定:部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。但是,我们有的事业单位不经过局办公室而直接向县级农业部门发文,今后要杜绝此类事情发生。二是越位发文,就是向不相隶属的部门发通知或请示。有一个县农业局发通知,它的主送单位,就是通常说的抬头那里是:各乡镇人民政府、农技中心。同志们要注意,通知是下行文,所谓下行文,就是向下级部门发文,而乡镇人民政府并不县农业局的下级。这一份文件,如果确需发到乡镇人民政府,应当在版记中以抄送的形式标记。我们还经常见到乡镇人民政府向县农业局或市农业局报送请示或报告,同样也是非常荒唐的。因为乡镇人民政府与县市农业局不存在上下级关系,而是互不隶属的的关系,既不能发上行文,也不能发下行文,如果确需发上行文或下行文,只能用抄送的形式。三是超范围请示,即请示事项超出上级部门的审批权限。例如,有个县农业局向市农业局请示盖新办公楼,市农业局没有审批权。四是重复请示。
有个县的一个中低产田地改造项目,先以县中低产田地领导小组的名义上报到市中低产田地领导小组要求转报省级领导小组,又以县农业局的名义上报到市农业局要求转报省农业厅。五是强行请示。我们有些项目,省级已经明确要求暂停申报审批,还有些项目是按计划按时间统一组织申报,但有的县级农业部门硬要申报,想什么时间申报就什么时间申报,我们按规定暂停申报,他认为是为难他。六是违规抄送。请示在主送上级机关的同时,不能抄送下级单位。例如,有一个县农业局向市农业局报送请示,在版记中我们看到,这份请示被抄送到县农业局的下属有关单位。
三是要规范草拟公