EPC项目物资采办管理.docx

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EPC物资采办工作的总体安排与资源配置

EPC项目部响应招标文件中关于“物资采办管理”的相应要求，本着竭诚为业主服务的思想，以保证工程工期为目标，合理部署采办资源，保质、保量、高效完成采办工作。
（1）按照设计部、工程管理部提出的技术要求进行物资采购，确保物资采办质量满足业主的技术要求；并保证采办全过程的安全。
（2）结合业主综合计划，与设计、施工进行有效衔接，编排合理的采办计划，并严格依据采办计划组织物资采办工作。
（3）在总结西气东输、川气东送、兰郑长、西气东输二线、其他铁路、公路等工程采办管理的基础上，有效推行集中采购管理；结合采办计划对整个物资采办活动实行动态管理，根据计划实际执行情况及时采取纠偏措施，确保物资到场满足工期要求。
（4）确保按照业主招标文件规定的采购程序，对大宗物资如钢材、水泥等通过招标、谈判等方式，选择合格的供应商，以经济合理的价格签订物资供货及服务合同，达到保障工程质量和进度，最大限度的维护和保证业主的利益目的。

为满足工程建设需要，EPC项目部制定了合理的物资接保检运方案，根据业主招标文件要求，并经过现场实地调研，确定本合同项设置大理州中转站。
中转站主要存放钢材、水泥、外加剂及透水盲管等各个隧道共同需求的的物资。
中转站岗位设置：站长1人、保管员2人、统计员1人、HSE管理员1人，合计5人。
为保证物资的接收、保管与发放，保证隧道建设项目所需物资保质、保量、准时供应到位，EPC项目部将严格遵照业主制定的《中转站管理实施及考核细则》，中转站人员严格遵守保管保养操作规程，做到收发物资堆码有序、标识准确、资料存档规范，所中转物资不腐、不损、不丢，各类物资收发手续完整、记录清楚、数量准确、资料齐全、具有可追溯性。准确了解工程物资的供应动态和施工单位
的需求信息，并按发货清单或出库调拨单要求及时做好各项物资中转工作。
EPC项目部采办工作界面
根据招标文件关于采办管理各方职责的分工和采办管理工作界面的划分，EPC项目部工作职责包括以下内容：
（1）依据招标文件及初步设计确定的物资规格和数量，响应投标和并进行报价，按照《EPC工程总承包合同》以及项目经理部的相关要求，提供相关服务。
（2）组织大宗物资的招标或谈判、签订物资采购合同，中转站管理以及所有物资的中转调拨等方面的工作。
（3）按照项目整体控制计划要求，编报《物资采办计划》，按计划组织物资采办工作的实施，及时报送计划执行动态报表或项目经理部要求的其他报表。
（4）根据《中转站设置方案及要求》，中标后在项目经理部规定时间内按方案要求完成中转站设站工作，依据《中转站管理实施及考核细则》进行中转站的日常管理、物资调度及收发存统计，并负责中转站验收单、调拨单等单据的汇总、整理和传递。
（5）负责物资在本合同项中转站之间的移库调拨。
（6）报送付款申请，按照项目经理部要求提供发票。
（7）按照《建设项目竣工档案编制管理办法》要求，进行竣工资料的编制、报送和存档。
（8）协调做好物资供货厂商的现场服务和售后服务。
（9）按照项目经理部要求，在项目部组织下，具体实施和运行单位的工作及相关物资、备件和资料的交接工作。
采办管理工作界面：
序号
物资采办管理内容
项目经理部
项目部
监理部
EPC项目部
一
计划管理
1
项目综合计划
发布
2
物资采办计划
审批
审核
编制
3
物资采办计划执行动态
备案
跟踪
上报
二
物资采购界面
划分
落实
执行
三
物资采购方案
审批
审核
上报
序号
物资采办管理内容
项目经理部
项目部
监理部
EPC项目部
四
物资采购过程
抽查
监督
负责
五
物资采购结果
审批
审核
上报
六
物资运输、中转、现场服务
1
物资催交、催运
负责
跟踪
3
物资运抵中转站前
负责
跟踪
4
物资在中转站接卸
监督
监督
负责
5
物资在中转站外观、数量验收
配合
监督
监督
负责
6
物资到货仓储、调拨、保管
监督
监督
负责
7
物资现场服务
协调
配合
组织
九
物资短名单
1
有短名单的物资
发布
落实
执行
2
无短名单的物资
审批
审核
上报
十
竣工资料
1
物资竣工资料
抽查
审查
负责

EPC项目部成立采办部，负责工程物资采办工作的具体实施和日常管理工
作。组织机构及人员配置计划如下:
EPC采办部组织机构图
（1）EPC采办部职责
EPC项目部成立采办部其主要职责是：
1）全面负责工程合同下的物资采办供应管理工作。
2）采办部在EPC项目经理部领导下，根据项目部的总体部署和施工要求，对工程所需物资的采办、运输、储存、调拨、结算和核销等工作统一安排、统一协调、统一管理。
3）负责采购物资质量控制和物资供应流量计划、进度计划的编制，并监督实施。
4）负责物资供需计划的编制和供应进度计划的编制。
5）负责物资采办资金使用计划编制及资金控制管理。
6）负责大宗、主要物资招标文件的编制发放、招标会议组织、技术和商务谈判、合同签订以及物资采办招标的日常工作。
7）负责组织采购物资的质量检验（含商检）与中间运输，以及办理物资供应的收发交接手续。
8）负责对工区现场物资管理工作的监督、检查、现场物资调拨、协调及技术培训指导。
9）负责对本部门人员的业务领导和管理。
10）主动与其他部门进行（横向、纵向）沟通协调。
11）负责物资采办的相关信息收集传递，与业主监理相关部门的沟通协调，处理相关业务。
12）负责组织供货厂商的售后服务和现场调试工作。
13）负责物资核销和剩余物资的回收工作。
14）负责物资采办竣工验收资料的编制、管理、归档工作。
物资采办进度计划控制措施
物资采办进度计划是工程项目管理的重要内容。工程建设物资采办供应实行全面计划管理，所有设备、材料的采办、供应必须按计划执行。采办计划包括采办进度计划、采办执行计划及实施方案、质量保证体系和质量保证措施、HSE管理体系、采办合同管理程序和措施、驻厂监造和出厂验收管理方案、催交催运管理办法、现场物资收发存管理程序、现场仓库的管理办法等。

中缅天然气管道工程（国内段）隧道工程第二EPC合同项工程建设物资采办进度计划管理将遵循全面规范、细致、可行的原则，充分发挥进度计划管理工作的规范和实效作用。
工程建设物资采办进度计划管理范围：即从工程项目准备工作开始，至物资采办完工报告被批准结束。在此期间工程需用所有物资的采办、运输、中转仓储、分配调拨、售后服务、剩余物资回收等均属于计划管理的范围。

工程建设物资采办进度计划编制依据主要来源以下方面：
（1）业主审定批准的设计部门的图纸和有关技术文件。
（2）业主设计、采办、工程进度计划等文件。
（3）业主与EPC项目部签订EPC主合同后依据EPC主合同；
（4）经业主批准确认的工程项目变更单、设计变更通知单和其他具有法定效能的文件等。

物资采办计划的内容根据计划的类型有不同的内容，通常主要包括以下内容：项目，物资名称，单位，数量，技术规格书数据单（清单）提交时间、发标时间、评标时间、供货厂商、合同签订时间、返设计资料、供货期限、物资到场的开始结束时间等采办周期、运输发站、到站地点、调拨领用单位等。

（1）采办部按相关格式要求编报物资采办计划，报项目部整理汇总审核后报项目经理部审批。
（2）如工程发生变化，EPC项目部将适时调整物资采办计划，调整计划的报批程序同上条。
（3）项目部负责对已审批通过的物资采办计划进行跟踪和协调，确保物资采购和供应计划得到落实。
（4）日报将在每日上午8点前上报，周报将在每周四中午12点前上报，统计周期为上周四至本周三，月报将在每月27日中午12点前上报，统计周期为上月26日至本月25日，项目部将物资采办计划执行动态报送项目经理部。
（5）如确有原因需在初步设计批复前启动提前采购的物资，提前启动采购报告和计划由项目部审批，项目经理部备案。

EPC项目部结合设计进度计划和施工进度计划，隧道施工前10日，主要工程物资到达大理州中转站；其余物资根据工程实际进展情况分批达

项目采办部负责工程所需设备、材料的订购、催办、检验、运输、接收、调拨、结算等一系列采办活动。负责根据EPC项目总体工程计划编制采办的总体实施计划；负责协调、控制采办进度，并编制采办订单状态报告及物资接收报告等。
⑵计划工程师负责根据批准的采办总体实施计划审核采办实际进度，并根据已完成的采办进度计算已完成的采办进度计划百分比，以达到控制采办进度和掌握采办工作量完成情况的目的。计划工程师要对采办进度进行经常性的审核评估，使采办的进度在工程整体项目进度中符合每一级进度计划，确保项目的4级计划进度的活动与业主/监理批准的采办进度计划相符。同时按项目要求提供各种采办进度报告。
项目控制合同部经理负责检查并核定由计划工程师所做出的报告值。
项目经理负责做最终审查，批准计算进度，提交业主。

控制采办进度的基础资料是设备和材料订购、加工、运送等各种活动记录的数据和相关文件信息。通过掌握的采办活动记录来计算采办完成情况，每一个采办活动计算结果可用一个百分数来表示其完成的实物百分比权重，而累计的总值就构成采办完成的权重总的百分比。具体步骤概述如下：
利用每个主要设备和大宗材料项目的估价建立相关权重，组成进度的基础。
利用Project系统对采办计划进行资源装载，然后由资源装载和基本计划日期(早及晚的日期)计算得出计划进度。
计划工程师根据所有采办必要的检验、检测和验收活动的完成情况，建立采办进度完成状态报告。
计算每一级权重进度并汇总。
将实际完成进度情况与计划进度进行对比分析，找出差异、及时调整与控制计划的执行。

确定进度控制目标
物资采办进度控制总目标是按照本工程的总物资需求和进度计划而制定的。在整个采办过程中，主要控制节点是主要材料、设备等对工程完工有制约性的控制点，控制的目的是为保证项目投资目标、进度目标和质量目标的实现。
根据采办进度计划，物资采办进度控制节点主要有以下几点：
控制各种物资订货、生产、加工的计划执行情况，对偏离计划的要及时采取措施进行纠偏。
控制物资供应的中转周期和中转地点。
控制物资供应数量的流向以便调节工程施工的具体需求。
编制采办进度计划
工程物资采办进度计划是对工程施工所需物资预测和安排，是指导和组织工程物资采办、加工、储备、供货和使用的依据。其作用是保障工程建设的物资需要，保证建设工程按施工进度计划组织施工。
物资采办进度计划的编制是依据施工图纸(本工程部分依据为初步设计)、预算文件、工程合同、项目总进度计划和各承包工程提交的材料需求计划等。
根据项目总进度计划和工作分解结构编制采办的物资需求、物资供应、物资储备、申请与订货、采办与加工和国外进物资的2级、3级和4级进度计划。
物资采办过程的质量监督与控制
为确保项目所用物资的质量符合订货合同的规定要求，避免由于质量问题而影响工程建设，EPC采办部将做好材料设备制造过程中的检验和中间监制工作。
工程项目物资采购实行“谁采购、谁负责”的质量负责制。采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原则，追究相关单位和人员的责任。采购物资严格执行经批准的设计文件等相关技术标准，实行标准化采购。
除公开招标或特殊原因外，供应商应从业主发布的短名单或由承包商推荐的经业主审批短名单中选取。物资采购合同，必须明确物资质量标准或要求，约定质量验收方法、质量责任的承担以及质量保证金。采购列入业主要求或集团公司产品驻厂监造目录的物资，由项目部或采办承包商委托具有监造资质的单位驻厂监造。对国家规定或合同约定需要进行质量检验的物资，由项目部或其采办承包商委托质量检测机构进行检验。检验不合格的，不得入库，并由签订采购合同单位向供应商索赔。
对到现场验收不合格的物资，不得入库和使用，由项目部或采购承包商组织供应商按合同要求采取现场修复、更换等有效措施，确保产品质量要求。

检验工作范围应从原材料进货开始，包括制造加工、组装、中间产品试验、强度试验、包装直至完成出厂检验，并具备装运条件°EPC采办部及相关部门按照其采办申请和相应规范在供货厂商的工厂进行质量检验，对于有特殊要求的材料设备应委托有资格能力的单位实行驻厂监造进行第三方检验。
承包商采办部将指派检验协调员负责协调整个项目的供货商检验活动。

（1）设计部
检验协调员将协助设计部门审核所有的技术规范，设计部确定每份工程请购单中所要求的质量监督等级，采办部在供货商工厂检验时需要设计援助或专家协助时，可向EPC设计部提出，设计部门将派遣设计工程师及专家协助。
（2）采购组
检验协调员将审核采购组提供的每份合同以确认所达成的检验等级符合项目的设计要求。
（3）督办组
检验协调员将随时告之督办协调员每份合同的检验情况。

检查供货厂家的质量控制计划QCP
签订合同后，供货商应向EPC项目部提交QCP进行审批，待EPC项目部审核完成后，再将审核意见并附QCP报业主审批。每项质检活动都要引述相应的规范或程序。QCP要指明如何记录检验的结果及在任何步骤取得何种证明文件。
所有可适用的承包合同都要经过检验协调员的检查和筛选以确定他们是否符合QCP的要求。承包合同的检查应与主供货商的检查同等对待，在生产现场检查和监督试验。
制定检验计划
承包商应根据供货商的生产计划和QCP准备检验计划。检查计划应内容全面，明确在供货商工厂进行要求的阶段检查、终检和测试，包括各个阶段检验内容、计划检验时间、业主方参加人数（可选），设计部门和采办部门参加的人数、检验文件提交的情况等。
制定检验等级
在检验协调员及Q/HSE部质量控制工程师的协助下，由设计部协助确定适用于每份合同的供货商检验等级.
检验分为5级：
0级无需检验
1级 只需发运前的最终检验
2级有限范围供货商检验。此等级要求指派的地区检验员仅在接到通知后才进行检验
3级 全范围供货商检验。除了完成正式通知单所述的那些检验工作外，地区检验员还要定期视察供货商，监督工作进展情况。
EPC物资采办竣工资料管理
EPC物资采办竣工资料将按照业主竣工资料收集、整理组卷要求编制。
竣工档案是基本建设项目的重要技术档案，是工程建设的重要技术成果，是建设项目进行竣工验收的重要内容，是工程建成投产后生产运营、维护、检修及改造、扩建的主要依据。全面、系统、完整、准确地收集、整理和管理建设项目竣工档案，保护好国家的宝贵财富。竣工资料主要内容有：
（1）物资采购计划、实施调整计划
（2）招标文件审查、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、
开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；未中标文件；合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件。
（3）物资（设备）调拨单位HSE文件
（5）物资（设备）采购文件
（6）物资（设备）调拨文件