三体系程序文件(参考).docx

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一
一体化程序文件
依据 GB/T191-28、GB/T241-24、GB/T281-2011 编制
（版本号：A/0 ）
文件编号：KDN/QES/CX
编制：日期：
审核：日期：
批准：日期：
2013年2月25日发布
2013年2月25日实施
程序文件目录
序
号
文件编号
文件名称
QMS
条款
EMS/OHS
条款
1
KDN/QES/CX-01
文件控制程序
2
KDN/QES/CX-02
记录控制程序
3
KDN/QES/CX-03
信息交流沟通控制程序
4
KDN/QES/CX-04
管理评审控制程序


5
KDN/QES/CX-05
人力资源控制程序

、
6
KDN/QES/CX-06
设施和工作环境控制程序
、
7
KDN/QES/CX-07
环境因素识别与评价控制程序
8
KDN/QES/CX-08
危险源辨识和风险评价控制程序
9
KDN/QES/CX-09
法律法规与其他要求获取、确认程序
10
KDN/QES/CX-10
与顾客有关过程控制程序

11
KDN/QES/CX-11
采购控制程序

12
KDN/QES/CX-12
生产过程控制程序

13
KDN/QES/CX-13
销售过程控制程序

14
KDN/QES/CX-14
作业现场安全控制程序
15
KDN/QES/CX-15
噪声控制程序
16
KDN/QES/CX-16
废弃物处理控制程序
17
KDN/QES/CX-17
职业健康安全运行控制程序
18
KDN/QES/CX-18
应急准备与响应控制程序
19
KDN/QES/CX-19
环境、职业健康安全绩效监视和测量程序
序
文件编号
文件名称
QMS
条款
EMS/OHS
条款
20
KDN/QES/CX-20
内部审核控制程序
21
KDN/QES/CX-21
合规性评价控制程序
22
KDN/QES/CX-22
不合格品、不符合、纠正与预防措施控制程序
、
23
KDN/QES/CX-23
事件处理控制程序
24
KDN/QES/CX-24
数据分析控制程序

文件控制程序
目的
对一体化管理体系的文件进行控制，确保有关场所及时得到并使用的文件为有效版本。
范围
适用于对一体化管理体系的有关文件进行控制（包括外部提供的有关文件）。
职责
；负责本公司一体化管理体系文件的归档 和组织对现有文件的定期评审并负责组织相关标准的查新工作；
，并对一体化手册和一体化程序文件进行 审核，确定文件发放范围；
。
工作程序

文件的分类
一体化管理手册；
综合管理体系程序文件；
管理文件；
技术文件；
外来文件（包括国家、行业标准、法律、法规等）；
文件的编号
KDN一为公司代号QES 一质量、环境、职业健康安全一体化体系
JS 一为技术文件的代号一文件序号
一体化管理手册、程序文件、技术文件、管理文件采用如下编号方法：
版本号：A）
KDN一公司代号
QES -质量、环境、职业健康安全一体化体系
SC -手册
b.
程序文件编号为
KDN/QES/C 或
KDN-公司代号
QES -质量、环境、职业健康安全一体化体系
CX -程序文件
-程序文件序号
c.
管理文件编号为
KDN/QES/X -
KDN-公司代号
QES -质量、环境、职业健康安全一体化体系
XG一为管理文件的代号一文件序号
—
e.
记录、表格编号为KDN/JL- KDN一为公司
代号JL-记录代号一记录序号
备注：转版及文件修改以前已经印刷的记录继续使用，在记录上标注新编号。

文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
管理手册由管理者代表/被任命者组织编写，管理者代表/被任命者审核，总经理批准。
程序文件由办公室组织编写、管理者代表/被任命者审核并批准；
技术文件、作业文件、工艺技术操作规程、安全技术操作规程、由生产部组织编写、审核， 总经理审批，管理者代表/被任命者批准颁布；
各类管理制度、工作标准由公司及相关部门编制、审核，主管领导批准。
、借阅和复制
公司管理体系文件由办公室编制《受控文件清单》，经管理者代表/被任命者批准后控制发放， 其它技术管理文件由各部门编制部门《受控文件清单》，经主管领导批准后控制发放。各类 文件收发均需填写《文件收发登记表》进行登记，以确保各场所都能得到相关文件；
文件借阅需经主管领导批准，填写《文件借阅登记表》，借阅人必须承担保护文件完整、清 洁和安全的责任，并在指定日期内归还，原版文件一律不外借；
文件复制要经主管领导批准，为了对复制文件有可追溯性，要进行登记；
要确保文件的清晰，文件破损严重时要及时向文件发放部门交回旧文件，换发新文件，文件 应有唯一性编号，新文件应进行登记，沿用原文件的分发号，对旧文件要加盖“作废”印章， 隔离保管，定期销毁；

文件需要更改时，应由文件更改提出人填写《文件更改通知单》，说明更改原因，对重要的 更改（如技术参数）还应附有充分的证据；
文件更改审批人应由原审批人审批，当原审批人不在职时，应由接替其职务的人员审批；
文件更改审批后，由文件编制的部门实施更改，一般更改内容不多时，可在原文件上杠改，
更改过多时可进行换页，注明更改标记，更改原因、时间及更改人签名，当质量管理体系有 重大变化或文件更改过多时可进行换版，收回旧版本，登记换发新版本。
文件的修改状态由文件的版本组成，文件的修改次数用0、1、2、3、4表示，文件的版本用 A、A、C、D表示。例如：修改过一次的第一版文件其修改状态为A1,依此类推

及时收回失效和作废的文件，加盖“作废”印章，隔离保管，防止误用失效作废文件；
为保持文件的延续性，对作废后需要保留的文件在加盖“作废”章后留一份再加盖保留印章， 单独文档存放，以便查阅；
文件销毁时要填写《文件销毁申请表》，《一体化管理体系手册》的销毁需经管理者代表/被任 命者审核，报总经理批准后销毁。其他文件的的销毁需经管理者代表/被任命者或主管领导
审核批准。

各部门负责收集各最新的版本自外来文件，包括相关的国家、行业法律法规、技术标准、规 范、规程等，经总工程师或主管领导审批其适用性后进行编号加盖受控标识，并登记在《受 控文件清单》中，各部门负责各自外来文件在使用中的维护。
外来文件由各部门负责于每年初核查本部门所使用的外来文件是否为有效版本，应及时更新 过期的标准和文件。各部门进行更新登记并办理受控、编号、发放手续。

本公司的文件以书面形式为准，存在于电子媒体文件不作为执行的依据；
任何人不得在受控文件上进行涂划，不准私自外借，要确保文件的清晰、整洁和完好；
每年借管理评审活动，由管理者代表/被任命者组织对现行管理体系文件进行评审，必要时 予以修订。
相关文件
《记录控制程序》
6记录
《受控文件清单》
《文件收发登记表》
《文件借阅登记表》
《文件更改申请单》
《受控文件作废销毁清单》
记录控制程序
目的
对记录进行控制和管理，保证一体化管理体系有效运行以及为采取改进、纠正和预防措施提供依据。证 实质量、环境和职业健康安全管理活动的可追溯性。
适用范围
适用于质量、环境、职业健康安全记录及记录的控制和管理。
职责
、环境、职业健康安全记录，并汇总编制分类“记录清单”。
、整理，并按规定送交办公室保管。
，报办公室编号备案。
工作程序
记录的范围
与质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的记录包括：内部审核记录，管理评审记录，文件控制 记录，培训记录，各服务过程记录，检查、检验、监视、测量、不合格处置记录、标识及追溯记录、统计技 术应用记录、顾客服务记录、设备运行及维护保养记录，设备管理记录，信息交流记录，改进、纠正和预防 措施相关记录、环境因素、安全风险因素识别和评价记录，运行控制记录，紧急事件及应急措施记录，相关 方调查和施加影响记录，环境、职业健康安全投诉记录，能源、资源消耗记录，法律和其他要求的记录等。

. 1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。
记录的样式和要求在的体系文件中规定（具体 详见管理记录清单）。
填写要求：填写及时，内容真实、正确完整、字迹清晰、能准确识别，签全名，不得随意更改、 涂抹，如发现数据填写错误，用划线的方式进行更改、签名并注上日期。
、标识和归档
各部门负责资料管理的人员应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，便 于查阅。
对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取检索，一般情况各部门对记录每年检查、整 理一次，装订成册，在封面或活页夹侧面注明部门、记录名称、记录编号（表码）、月份等。
办公室编制“记录清单”，填写记录名称、表码、保存期、编写部门等内容，交该部门负责人审批， 并汇集备案记录的样本。
各部门应按“记录清单”的期限要求保存记录。记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并 注意做好防火、防蛀、防潮、防霉等工作；对保存在磁带、软盘中的记录要做好防压、防磁、防晒等 工作，并及时备份，防止贮存的内容丢失。
记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门负责人核实后方能处置。
、借阅
各部门填写“文件发放登记表”，向办公室领用所需的记录空白表格。
经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录，如需借阅，需经双方负 责人同意，进行登记，限期归还。
经记录保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅。
、更改
各部门记录的样式由各使用部门组织编制，经部门负责人批准，交办公室编号备案。
各部门需更改记录样式，应将记录样式及其“文件更改申请单”由与该记录相关的文件批准人 批准，交办办公室备案。

一般外来记录（如供应商提供的原材料检验报告单、质保书、计量检定报告、环境、职业健康安全监测 报告等）由相关部门保存，如果没有特别规定，保存期为3年。
记录
《管理记录清单》