探索和践行阳光采购的可持续发展.docx

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Summary：随着中国经济发展逐步走向国际化，企业的改革创新势在必行，在当前的采购大环境下，集团企业一直强调打造阳光供应链。为响应集团企业要求，公司提出通用物资网上采购方案,从而进一步简化采购流程、提升采购效率，充分发挥信息技术赋能作用，继而使采购过程更加公开透明，采购流程更加规范，更好地实现物资网上采购全过程电子化监控等目标。
Keys：阳光供应链，物资网上采购，提升采购效率，公开透明
一、公司通用物资采购模式现状
公司的通用物资采购处于纸质申请采购流程阶段，此阶段主要存在以下问题：第一，采购效率较低；纸质流程因各方面因素使得签字审批效率低，导致审批时间较长，严重影响采购效率。第二，物资采购到货实物与需求单位要求有差异；通用物资由公司物料部统一采购，虽然使用单位在纸质申请上注明采购要求，但采购人员始终不能完全解读，使得存在采购回来的物资与需求不一的情况。第三，纸质记录
保存工作难度大；审批资料以纸质状态存放，采购部门需要专门存放管理，不仅占用大量人力物力，还存在较大的管理风险。
二、公司通用物资采购模式改进及实施
为解决公司通用物资采购存在的弊端及问题，结合外部电子采购资源，搭建一个通用物资采购平台，实现实时提报采购申请、实时审批，提升采购效率。通过一家数字化的工业用品服务平台，为公司提供集交易平台、数字化工具、智能化服务于一体的综合数字化供应链解决方案。要求此平台须经营辅料、易耗品、 通用设备、备品备件等工业用品，拥有包括个人安防、手工具、金属加工、紧固件、仪器仪表、化学品等在内的各优势产线，经营产品基本覆盖公司日常辅料所需。
此采购平台一旦建立，将彻底解决公司通用物资采购模式的改进问题，开启公司通用物资采购模式的新征程。此采购流程的构想如下图1所示。
图1
1、公司通用物资采购模式改进的准备工作
（1）做好市场调研工作。与各兄弟单位积极沟通，通过各种网络信息查询手段，充分了解市场行情，针对性地做好采购模式改进的方案，力求做好通用物资采购模式改进工作。
（2）做好物料梳理工作。主要梳理部分紧固件、劳保用品、办公用品、杂品、化学品等物资的物料代码、名称、规格等。要求物料部各采购计划员将自己所辖范围内的物资以图2的形式梳理出来，方便后续平台比价。
图2
（3）做好收集各部门采购信息表的工作。按照下图3收集各使用部门下单人员、部门审批领导及各费用归口部门审批人员信息。
图3
2、公司通用物资采购模式改进方案的具体实施
（1）基于公司当前采购方式，结合通用物资梳理情况，建立如图4采购审批流程。
图4
（2）依据上述收集的各单位部门下单人员、审批人员相关信息，在平台给其开通相应权限，并编写平台“使用手册”发与各有关人员，严格要求有关人员按照“使用手册”进行操作。按照图5进行采购流程的建立及执行。
图5
使用单位的采购订单审批完成后商家接收订单信息，按订单要求（包括收获时间、地址方式等）发货，发货信息反馈给收货人员。收货后由采购部门采购人员进行入库、报验及开票等工作。
（3）采购部门按账期（可定1个月）核对采购订单物资明细与实际收货物资明细，核对无误后照现有程序进行开票、、挂账、付款。
三、总结
1、公司通用物资采购模式改进的意义
（1）使采购更加透明、阳光。
网上下单，公司有关采购人员及审批领导可登陆网页查看各种物资价格，可对价格做横向对比，加以监督。价格公开，无任何“暗箱操作”的可能，保证了物资价格的透明性，从而保证了采购过程的廉洁性、阳光性。
（2）规范采购审批流程
（1°）解决审批人员因其他原因无法完成审批导致采购工作滞后、采购效率低下的现象。规范审批流程后，审批人员可在任何时间任何地点进行采购审批，采购申请者可在第一时间得到审批结果，从而及时催购，继而保证生产物资的正常供应。
（2°）改善审批资料管理工作。线上审批可使审批资料永存于网络空间，随时可查其踪迹，从而减少资料管理的工作，为相关部门做采购分析及相关部门检查奠定坚实基础。
（3°）线上审批使采购审批流程固定化。一条不会更改的审批流程，使得审批过程更加规范，一定时间内，采购申请者及审批人员固定化，规避了多人提交采购申请、多人审批采购申请的现象。
（3）下放物品选择权利，让使用单位选择性价比高的产品
需求人员可直接在此平台的手机客户端APP、电脑端网页中进行产品购买选型，以及线下技术推荐交流，保证选购商品符合目前生产需求；采购申请人员可根据所需多做横向对比，选择性价比较高的物资进行下单。
（4）降本增效
平台上物资价格数据可做充分分析、对比，且平台以量为优，可降低毛利，从而降低价格。减少流通环节，消除层层加价，综合成本降低约20% (采购成本10%+管理成本10%）。
2、公司通用物资采购模式改进的未来设想
，高度落实线上采买，公司采购部门可通过上述平台上开发新功能——线上寻源比价。采购申请者可通过搜索目标物资，后进行寻源操作、邀请供
应商进行报价，报价后经过比价情况，确定报价及采买数量。开发线上寻源比价有如下几个优点：
（1）采购单位自行决策邀请优质、合适的供应商进行询价比价，保证产品的质量及交付，更好地保证生产供应。
（2）透明、高效的阳光采购，简单、便捷的供应商协同，建立多视觉、多维度的采购分析体系，使采购更加科学、合理。
（3）客户从寻源到支付全流程可视化，对阳光采购起到了深化作用。
，针对部分通用物资，开展现场物料管理“智能小仓库”，如下图6。
   图6
开展现场物料管理“智能小仓库”可实现以下多个优点：
（1）零库存：无需备货，领用后才结算，不占据公司库存资金。
（2）零时差：24小时全年无休提供服务，可保证在生产所需辅料及时供应。
（3）零流程：领用、结算、开票付款全过程可视化，方便快捷。
（4）零投入：设备由上述平台出，运营他们做，维护他们做，真正做到零成本，高效益。
Reference
[1]刘宝红，采购与供应链管理[M],机械工业出版社，2015:268-369.
[2]吴跃东，[J].上海经济，2005（05-25）.
[3]杜培枫，基于现代物流竞争的3PL[J],山西财经大学学报，2003（03）.
 
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