2025年-电商采购管理办法.docx

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电商采购管理办法
（之材料设备采购）
前百
在工程建设过程中，施工单位为确保项目的质量、进度、成本、安全等目标实现， 需要进行行之有效地项目管理。采购招标是项目管理的重要组成部分，包括对项目所 需产品（工程分包队伍、材料、设备、服务等）以公平、公正、合理的原则进行招标 采购，以优质、最适合的队伍、厂商，获得最新信息、最佳的资源组合，最大限度降 低工程成本，为公司创造最大经济效益。为充分发挥采购招标制在施工成本控制中的 重要作用，公司为此开发了专业的电商采购平台，现特制定电商采购管理办法之材料 设备电商采购，以加强和规范公司采购工作，达到控制经营和施工成本、确保施工工 期、产品质量和提高效益的目的。
本办法包含二十一章，主要对电商采购管理机构及职责、采购范围、实施过程、 信息管理及供应方管理等内容做出规定。
本办法适用公司所有工程项目材料设备的采购活动。
本办法的管理层级为：公司 f分公司f项目部。公司工程管理部为材料设备 采购工作的主管部门，各单位的费控部、技术部、法律事务部、财务资产部、材料部 为强相关部门。
7负责审核单批次采购金额在500万元及以上的材料设备采购合同。
8可向公司推荐战略供应方。
第九条 项目部电商采购工作职责
（一）项目部技术科电商采购工作职责：
1各专业施工员根据施工设计图纸编制材料设备需用计划，项目技术主管审核，项目经理 审批。
2负责采购方案和文件中对技术标的编制，明确质量验收标准和技术规范。
3参与技术评标。
4项目技术主管负责审核材料设备采购合同。
5各专业施工员对项目采购的材料设备参与到货验收，项目技术主管和项目经理参与特大、 重要、特殊材料设备的到货验收，必要时，还应邀请业主、监理和分公司共同验收。
（二）项目部材料科电商采购工作职责：
材料科是分公司电商采购工作的实施部门，负责组织实施单批次预算采购总额在10万元以下 的材料设备采购工作，具体工作如下：
1负责编制采购方案和文件。
2根据工程进度安排制定采购计划和招标过程时间节点计划。
3依据分公司费控科提供的工程预算价格，结合当前市场行情，估算出当批次需采购的材 料设备标底。
4根据当地的市场环境，选择合适的采购方式，即零星采购或批量采购。
5收集整理技术科、财务科、费控科等各方意见后，编制采购方案和文件，选择合适的招 标采购方式，提交审批。
6发布招标文件。
7在招标方案中设定两名开标人，其中一人必须是分公司材料科。
8对回标情况进行重点关注，当响应招标的投标方数量未满足招标要求时，未避免废标， 应在投标时间截止前新增几家合格供应方来参与投标。
9对参与公开招标的投标方的入围资格进行审核，并对获得入围资格的投标方发送通知。
10在招标方案中设定商务、技术评标人（至少四人，商务、技术各两人），其中分公司材 料科和技术科必须分别参与进行评分。
11组织投标方进行澄清答疑、商务谈判。
12组织对拟中标单位进行考察，在招标方案中明确考察小组名单。
13编制定标报告，提交审批。
14发布中标通知书。
15与中标单位洽谈合同具体内容，经相关部门评审通过后，签订采购合同。
16及时向上级部门反馈采购合同在执行过程中出现的问题，确保信息沟通顺畅。
17采购合同在供货完结后，及时对供应方进行履约评价，保留差评的见证资料备查。
18组织相关人员参与项目采购的材料设备参与到货验收。必要时，还应邀请项目经理、项 目技术主管、业主、监理和分公司共同验收。
19负责提交项目部材料设备的结算和付款申请。
20督促保管员及时办理材料设备的出库手续,确保报表数据的时效性。
21对供应商宣贯公司的电商采购管理要求，指导供应商使用电商平台。
22配合上级部门对项目部电商采购工作的考核与评价。
23配合上级部门对采购过程发现的违规行为的核查。
（三）项目经理电商采购工作职责：
1审批材料设备需用计划。
2审核采购方案和文件。
3对参与公开招标（预算采购总额在100万元以下）的投标方入围资格进行审批。
4参与评标。
5参与对拟中标单位进行考察。
6负责审核定标报告。
7审核材料设备采购合同。
8参与特大、重要、特殊材料设备的到货验收。
9审核项目部材料设备的结算和付款申请。
10及时向上级部门反馈采购合同在执行过程中出现的问题。
11配合上级部门对项目部电商采购工作的考核与评价。
12配合上级部门对采购过程发现的违规行为的核查。
第三章合同采购和招标采购范
第十条 公司所有材料设备的采购（或加工），达到以下条件必须签订合同：
（一）一次性采购5000元及以上的工程项目用材料（钢材一次性采购10000元及以上）。
（二）一次性采购5台及以上的设备。
（三）一次性采购多台价值总额在3万元及以上的设备。
（四）采购单台价值在2万元及以上的设备。
（五）非临时性的租赁设备。（注：临时性租赁设备时，双方必须要签安全环保协议）
第十一条 公司现有七种批量采购方式，即公开招标资格预审、公开招标资格后审、公开竞 拍、邀请招标、单一来源、询价采购和应急采购。所有材料设备采购（或加工）合同，达到以下 条件必须选择其中一种方式实行招标采购：
（-）一次性采购10万元及以上的材料（钢材一次性采购20万元及以上）。
（二）一次性采购5万元及以上的非工程用材料。
（三）一次性采购10台及以上的设备。
一次性采购多台价值总额在30万元及以上的设备。
采购单台价值在20万元及以上的设备（单台车辆除外）。
当地的设备租赁资源较多，有三家以上出租方可供选择时。
第四章电商采购工作流程图
第十二条 工作流程图（详见附件一）
第五章电商采购原则
第十三条 所有材料设备采购（或加工）合同只能盖分公司或公司总部的合同专用章，合同 中供需双方的名称要与所盖印章、增值税发票、发票清单以及建筑服务发票上名称一致。
第十四条 所有的材料设备采购（或加工）计划、合同、出入库帐、付款都应在公司电商平 台上完成，盖章员有权不受理未经过电商采购平台流程的合同盖章，财务部门有权不受理未经过 电商采购平台流程的付款申请。
第十五条 透明公正原则：整个电商采购过程务必有充分的透明度，各部门应积极配合、加 强沟通信息共享，杜绝暗箱操作；有关单位、部门人员与供应商有利害关系的，应当申请回避； 任何单位与个人不得以任何方式非法干涉采购活动。
第十六条 资质审查原则：具有一般纳税人和小规模纳税人资格的工商户，才能进入公司电 商采购平台合格供应方信息库，才有资格参与投标、供货。代表供货单位的责任人需提供有效的 公司及公司法人授权委托证明、法定代表人身份证明书和本人的身份证复印件，明确其代理权限 范围。供应方提供的所有资料须加盖本公司公章。
第十七条 保密原则：参与编制标底、投标文件、评标、定标等采购关键过程的人员应严格 遵守保密条约，防止供应方串标、围标、虚报价格，影响招标的公正与效果，给采购单位带来损 失。
第十八条 统一原则：招标公告统一在公司电商采购平台上发布，招标文件及采购合同原则 上采用公司统一标准范本，采购单位可根据项目具体情况完善相关技术指标。有特殊原因需采用 其他合同文本时，采购单位应做出说明，并经过分公司材料科的批准。
第十九条 公开原则：除业主指定供应商或国内生产此产品的厂家数量有限或属国内垄断、 专利产品以外，项目部材料设备的招标采购建议从公开招标资格预审、公开招标资格后审和公开 竞拍这三种方式中任选其一。对于不适用于公开招标的采购，应优先选择邀请招标方式。
第二十条 全面原则：凡是符合签订合同条件的采购，都要签订采购合同；凡是符合批量条 件的采购，都要以招标方式（7选1）确定供应方。
第二十一条 整体原则：禁止将采购任务肢解或化整为零，规避签合同和招标。
第二十二条 中标原则：招标采购应遵循“合理最低价原则”确定中标单位，在同一项采购 任务里，相同材料在同等价格条件下，应优先选择计税方式最合理的供应方。对此，招标单位应在 招标文件中予以明确。
第二十三条 四流合一原则：工程合同主体、采购合同主体、资金收付主体以及实物情况必 须一致，不允许委托其他公司收付款，不得虚增材料，发票清单与合同清单、所供实物应相符。 发票上未写明材料明细内容的（如写：材料一批，详见清单）须附增值税系统打印的材料清单， 其他任何形式的发票清单均无效，并加盖与发票一致的发票专用章，否则视同于无效发票。
第二十四条 时效原则：在采购过程中，从编制材料需用计划到材料出入库管理，从变更 通知到回复澄清，时效性至关重要。如增值税专用发票管理中规定的180天有效抵扣期限，发票 持有人应及时办理相关财务手续，杜绝人为因素导致发票过期无法抵扣或不能有效抵扣的现象发 生，避免给公司造成经济损失。
第二十五条 防伪识别：业务经办人应对签收单据、票据凭证和资质资料进行查验，尽量通 过专业渠道、行业官网、国家认证、第三方检测等具有法律效力的方式来验证，保留见证资料。
第二十六条 设备租赁属于采购的另一种形式，在本办法中如无特别说明，其工作程序与本 办法中的材料设备采购流程相同，设备租赁的其他管理要求详见公司XA100017《设备、工机具管 理办法》
第二十七条 本办法中规定的额度限制、审批权限和工作流程是材料设备管理的最基本要求, 公司可根据各分公司的管理特点增设更精细、更严格、更全面的工作节点以满足各单位的个性化 需求。
第六章 采购计划与立项
第二十八条 材料设备需求计划：项目部各专业施工员在项目开工进场后一个月内，根据施 工设计图纸编制材料设备总需求计划。在施工过程中如有设计变更调整，应及时发变更通知函或 增补计划给项目部材料主管。
第二十九条 材料设备采购计划：项目部材料主管根据需求计划中材料设备的数量、类别和 到货时间要求划分出零星和批量采购范围。需批量采购的材料设备生成采购计划分配给项目部的 材料员，零星采购的材料设备转成入库计划，项目部的材料员实施完采购后，则该张入库计划任 务处理完成，可移交给保管员办理验收入库。
第三十条 项目部的材料员接受批量采购计划后，可单选或组合几个批量采购计划启动采购 程序。综合考虑当地市场环境、标的物的采购量、性质类别和到货时间等因素，选择合适的一种 采购方式（公开招标资格预审、公开招标资格后审、公开竞拍、邀请招标、单一来源、询价采购、 应急采购），编制采购方案，提交审批。
第三十一条 采购方式适用范围和特点：
（一）公开招标资格预审、公开招标资格后审、公开竞拍这三种采购方式是由供应方主动报 名参与投标，招标公告和中标结果都会在电商采购投标网（Tb. hnaz. com. cn）上公布，影响范围 较广；
（二）邀请招标这种采购方式是招标方主动邀请不少于三家合格供应方参与投标，没有资质 预审入围评审环节；
（三）单一来源这种方式主要适用于业主指定供应商的采购，没有资质预审入围评审和开标 评标环节；
（四）询价采购这种方式适用于行业垄断、项目地域偏僻、无很多资源可供选择的采购，有 两家及以上的合格供应方参与即可，没有资质预审入围评审和开标评标环节；
（五）应急采购这种方式适用于抢修、临时设计变更等突发性项目的紧急采购，由项目部材 料员根据已采购的材料清单在电商采购平台上录入价格即可，没有资质预审入围评审、开标、评 标、中标公示环节，采购结果不向供应方发布。
第七章采购方案的编制
第三十二条 采购方案由项目部技术科、分公司材料科、费控科、工程科、财务科配合项目 部材料科编制，报上级主管领导审核审批。
第三十三条采购方案内容如下：
采购方案应包括招标邀请函、正文和附件。
（一）招标邀请函包括：项目简介、标的物名称、规格型号、数量。
（二）正文包括：供货期限、质量要求、相关规范、发票要求、采购方式、投标须知、投标 截止日期、投标文件格式、开标时间、评标细则、违约责任及特别约定，同时还应明确招标小组、 开标人、评标人、考察小组的人员。
（三）附件包括：施工图纸、拟签标准合同（合同中应明确招标人要求的所有内容）。
第三十四条 采购方案中的技术、商务标部分的内容应包括：
（-）资质要求、技术要求、业绩要求、完整的图纸资料等。
（二）技术要求应科学、合理、经济、适用。
（三）技术要求中不得以投标单位其中一家的生产标准作为技术标准，当国家、行业无规范 和标准时，投标单位的生产标准只能作为参照。
第三十五条 采购方案中的财务要求由分公司财务科编制，内容包括资信要求、财务状况、 发票要求以及付款方式等。
第三十六条 采购方案不得以任何不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，应以国家规范、 标准或行业规范为准；当国家规范、标准与行业规范不一致时应以要求高者为准。
第八章入围供应方的选择
第三十七条建立信息库
（一）具有一般纳税人和小规模纳税人资格的供应方可由公司相关部门、分公司、项目部、业 主方推荐其到公司的电商采购平台（公开网）申请注册，注册成功的供应方才能参与报名投标。
（二）供应方可以通过电商采购平台查看公司材料设备公开招标的采购信息，有投标意向的, 可在网上申请注册。
第三十八条资格预审
（一）在实行公开资格预审和公开竞拍这两种采购方式时，招标负责人根据拟投标单位报送 的资格预审文件，组织相关人员对申请或被邀请参加投标的供应方进行入围资格预审（公司战略 供应方除外），预审合格的投标单位，才可参加投标。
（二）资格预审入围的单位不得低于3家。因行业特殊情况原因，低于3家时应附专题报告 说明。
（三）资质预审的主要内容和标准如下：
1法定代表人证明书或授权委托书（须有法人代表签名），且盖有企业公章；
2工商营业执照、税务登记证书、组织机构代码证（三证合一同效）必须是在有效期内且 经过年审，具有一般纳税人资格的供应方还应提供资质证明；
3检测报告必须是有效的行业权威部门提供的；
4注册资金、产品质量等级、生产及检测能力、管理水平、财务状况及以往业绩必须满足 招标文件要求；
5在以往投标过程中有串标、中标后悔约等不良纪录的供应方不得参与投标；
6凡有偷漏税、偷工减料、以次充好以及恶意欺诈等不良纪录的供应方不得参与投标；
7与公司有过业务的合格供应方，好评率低于50%以下的，慎重选择。如有发生过严重质 量事故、验收不合格、长期延误工期、售后服务差等不良纪录的原合格供应方不得参与投标，将 其直接列入黑名单；
8试用供应方（未与公司做过业务，但初审资质合格的供应方）在第一项中标项目完成且 经验收合格以前，不宜参与同类产品的投标；
（四）资质预审必须公正、公平，不得对任何投标供应方实行歧视性待遇。
（五）在实行公开招标后审的采购方式时，则先参与投标报价，再按以上步骤进行入围资格 审查。