收发员岗位职责说明范文(三).docx

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收发员岗位职责说明范文(三)
一、工作概述
(1)收发员是公司内部信息传递与外部邮件处理的关键岗位，负责确保邮件、文件等资料的准确、及时送达，维护公司信息流通的高效运转。收发员的工作不仅仅是简单的邮件收发，它还涉及对邮件的分类、登记、传递和归档等一系列流程，是公司日常运营中不可或缺的一环。
(2)收发员的工作内容涉及与内外部人员沟通，需要具备良好的沟通能力和服务意识。在接收邮件时，需仔细核对邮件信息，确保无误地登记在册；在发送邮件时，需按照指定的时间和地址进行分拣，确保邮件能够及时投递。此外，收发员还需熟悉公司内部规章制度，确保邮件处理过程中遵守相关法律法规。
(3)收发员还需具备一定的办公自动化技能，能够熟练使用办公软件，如Excel、Word等，以便于对邮件、文件进行分类、统计和管理。在工作中，收发员应时刻保持细致、耐心的工作态度，对待每一件邮件都要认真负责，确保信息的准确无误。同时，收发员还需关注邮件的安全性和保密性，防止敏感信息泄露，维护公司利益。
二、收件职责
(1)收件职责首先包括对进入公司邮件的接收和初步检查，确保邮件包装完好无损，并在收件记录簿上详细登记邮件的接收时间、邮戳、寄件人信息、收件人信息、邮件类型和件数。对于快递或特快专递，需核对快递单据，确保信息准确无误。
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(2)在收到邮件后，收发员需根据邮件的分类标准进行分拣，区分内部邮件、外部邮件、信函、包裹等，并按照规定流程将邮件送至相应部门或个人。对于需要领导或特定部门处理的邮件，需及时通知相关人员，确保邮件得到及时处理。
(3)收发员还需对邮件进行安全检查，剔除可能存在的违禁品或危险品，确保公司及员工的安全。对于重要邮件，需采取额外措施，如加密、封存等，确保邮件内容的安全性和保密性。同时，收发员还需定期整理收件记录，便于日后查询和核对。
三、发文职责
(1)发文职责是收发员工作中的重要环节，涉及公司对外邮件的整理、封装和投递。收发员需根据邮件内容，按照公司内部规定进行分类，如普通邮件、快递邮件、挂号邮件等。例如，某公司每月平均发出邮件数量达到5000封，其中快递邮件占比30%，挂号邮件占比20%，普通邮件占比50%。
(2)在封装邮件时，收发员需确保邮件包装牢固，避免在运输过程中损坏。例如，某次公司对外发送一批重要文件，收发员在封装时使用了加厚信封和加固胶带，确保文件在长途运输中安全无损。此外，收发员还需根据邮件的地址信息，准确填写收件人姓名、地址和邮编，避免因地址错误导致邮件无法送达。
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(3)投递邮件时，收发员需根据邮件类型选择合适的投递方式。对于快递邮件，收发员需及时与快递公司联系，确保邮件在规定时间内送达。例如，某公司与顺丰快递合作，收发员在发送快递邮件时，会根据顺丰快递的时效性要求，选择合适的快递服务，确保邮件在24小时内送达。对于挂号邮件，收发员需在寄出后跟踪邮件状态，确保邮件安全送达。此外，收发员还需定期与各部门沟通，了解邮件发送需求，确保邮件投递工作的高效运转。
四、信息处理与记录
(1)信息处理与记录是收发员工作的重要部分，要求收发员具备良好的数据处理能力和记录习惯。收发员需对每日收发的邮件、文件进行详细记录，包括收件人、寄件人、邮件内容、邮件类型、接收时间、发送时间等。例如，某公司收发员每日需记录超过100份邮件的详细信息，这些记录将作为公司档案保存。
(2)收发员需定期整理和归档邮件记录，确保信息的完整性和可追溯性。例如，某公司采用电子档案系统，收发员会将邮件记录录入系统，方便日后查询。同时，收发员还需对特殊邮件进行特别标记，如紧急邮件、重要邮件等，以便于快速识别和处理。
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(3)在信息处理过程中，收发员需遵守公司信息保密规定，对涉及公司机密或个人隐私的邮件信息进行严格保密。例如，某公司在处理涉及客户隐私的邮件时，收发员会采用加密信封和保密措施，确保信息不被泄露。此外，收发员还需对邮件记录进行备份，以防数据丢失或损坏。在处理信息时，收发员需保持高度的警惕性，确保信息的准确性和真实性。
五、安全与保密
(1)安全与保密是收发员工作中的核心职责之一。收发员需对收发的邮件进行安全检查，防止违禁品、危险品或含有敏感信息的邮件进入公司。例如，某公司每年都会对收发员进行安全培训，强调对邮件进行安全检查的重要性，培训覆盖面达到100%，有效提升了员工的安全意识。
(2)在处理涉及公司机密或客户隐私的邮件时，收发员需采取严格保密措施。例如，某公司规定，所有含有敏感信息的邮件必须使用加密信封，并在信封上注明“保密”字样。此外，收发员还需在传递此类邮件时，选择安全的通道，避免在公共区域大声讨论邮件内容，以防止信息泄露。
(3)收发员还需对邮件的投递过程进行监控，确保邮件安全送达。例如，某公司采用快递跟踪系统，收发员在发送快递邮件时，会实时关注邮件的投递状态，确保邮件在规定时间内送达。此外，对于重要邮件，收发员会与寄件人或收件人保持沟通，确认邮件送达无误。在处理邮件过程中，收发员需严格遵守公司规定，防止因操作不当导致邮件丢失或延误。据统计，通过收发员的安全与保密措施，该公司过去一年内未发生一起邮件安全事故。