3 标书部管理制度.doc

标书部管理规定
一、标书的制作
1、认真阅读招标文件要求,根据招标文件要求,收集制作招标文件需要的技术和商务资料;
2、按招标文件要求,办理报名及保证金交纳等手续;
3、按时完成投标文件的制作;
4、按时完成投标文件的密封;
5、提供投标现场需要的资料。
二、信息的收集和处理
1、按公司要求对指定区域进行实验室家具产品和实验室装修的收集,每天不少于三次,早上、中午和下班前;
2、对信息进行初步处理,根据信息商务要求判断是否适合公司投标,根据技术要求进行简单处理(如是否指定品牌采购);
3、将收集到的信息填制表格交部门负责人处理,提交信息时应提供初步处理情况;
4、信息结果查询,当值信息员应对当天开标的信息结果进行查询,确定信息中标单位及中标金额等重要信息;
5、信息归档,每天对查询到的信息应归档到标书部共享磁盘内,供日后查询。
三、商务和技术资料的更新和归档
1、投标文件制作完成后,对新收集到的技术资料和商务资料应将原件保存在标书部的共享磁盘内,供日后查询和使用;
2、定期检查商务资料和技术资料的时效性,对超过有效期的资料和文件应及时删除,并向相关部门和供应商要求提供归档;
3、及时将制作后的投标文件副本进行归档,供查询。
四、资料信息提供
1、根据业务员的需求,提供相应的技术和商务资料,供业务开展业务工作;
2、根据业务员的需求,协调供应商提供资料整理后提交业务员;
3、根据业务要求,制作报价文件;
4、根据业务要求,为客户制作招标文件;
五、销售内务工作:
1、完成销售合同的制作;
2、沟通和协调制造商的供货;
3、根据业务情况,向制造商下达制作订单;
4、制作产品出库单;
六、售后服务及定期回访:
1、每月对客户进行售后服务回访,并记录回访情况;
2、根据回访情况,及时通知售后部处理,并跟踪处理情况;
3、对接到售后服务要求及时通知售后服务部,并跟踪处理情况。
七、完成部门负责人和领导交办的其他工作。