秘书工作条例.doc

秘书工作条例
第一条传达事务
传达事务的工作内容具体如下:
1、接待来访
对应该会见的人,应直接转达对方的意图,并引其进入会客室或总裁办公室,而不论对方是要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人,在请示总裁后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由,婉拒对方,或是将个人意见报总裁后接受答复。
2、收听电话
收听电话时一定要先声明“这里是××公司”或“这里是总裁室”,然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情,视对方情况做答。
3、转达
需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容,根据情况问清楚,并准确、迅速地转达。
4、文件的收发及分送
收到的邮件或送来的文件首先要区别是要直接送呈总裁的,还是需秘书再进行处置和整理的,需总裁办理的要直接送交总裁。总裁不在时如果有与总裁直接有关的留言、电报、快递,可用电话告知。
第二条日常运转工作
1、工作要求
秘书应协助总裁制定出日程表,设计好会议、旅行等活动的日程,安排好旅行、参加宴会、拜访等活动。日程计划应记入每月日程表,必要时在上面记下预定内容和变更情况。
2、准备及安排
对于那些有时间限制的,需要特别准备和安排的工作,秘书必须提前做好适当的准备。
第三条用品整理
秘书应将总裁工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。这一工作根据总裁具体执行公务情况的不同而有所不同。
1、在办公室内
平常使用的物品及备用品应在合适的地方放置合适的数量,为此,秘书应设计一张用品及备用品的明细表,在上面记下品种、一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期,要做到心中有数。有了明细表,还必须存有一定量的备用品,以便随时补充。
2、总裁外出时
每天,秘书都应注意事先准备好一定数量的钢笔、铅笔等,以备总裁外出时使用。这些需要准备的物品应在询问过总裁后制作一张明细表,以防遗漏。如果是出差,还应考虑出差地点和天数等,要提前征询总裁意见以准备好所需用品。
3、文件、资料的准备
首先要清楚哪些文件是要用的,如不明白,要详细询问,以便将所需的文件材料一并准备齐全,并制作文件明细表以方便使用。机密文件可以直接交总裁或是用封袋密封好后等待总裁的指示。
第四条文件整理业务
1、为使总裁处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱,并且随时可以提用,因此需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据总裁意见将文件分类,并放人固定的装具和容器内,使用中还要经常整理,以做到容易查找。
2、在文件整理业务中,秘书首先要确定分类项目,选择需要保管及整理的文件、用品。然后,完成整理、保管工作。
3、秘书要对整理后的文件进行装订,并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取总裁意见后再制一张文件分类的明细表,将表张贴在保管场所或保管人的桌子上便于参照。
第五条整理、清扫工作
1、台历和墙上挂的日历要每天调整日期。桌子要擦抹干净。墨水瓶、笔杆、笔盒、吸墨纸、剪刀、裁纸刀、印泥及其他规定的常用品要准备好。墨水、笔尖、笔杆、胶水、别针、印台、铅笔、活动铅笔、圆珠笔、裁切刀、订书机、吸墨纸、橡皮等都要按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处,有破损或污渍的物品要清扫或更换。
2、室内的用品、家具,如桌子、烟灰缸、椅子、烟盒等,都要放在固定的地方。
3、根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。
第六条代行业