行政工作培训.doc

行政工作培训
行政工作培训
靳兵
课程安排
(一)行政文秘人员角色认知
(二)办公室日常工作技巧
(三)拉进关系的谈话技巧
(四)与上司沟通的技巧
(五)公务接待的技巧
(六)行政文秘人员的职业形象
专业秘书与行政助理培训(一)
行政人员的角色认知
什么样的人员适合做行政人员
行政人员需要具备的素质
行政人员需要掌握的技能
成功行政人员的“七”高
一、行政文秘人员的角色认知
你适合做行政人员吗?
一、行政文秘人员的角色认知
什么样的人适合做行政人员?
个人条件

学历
年龄
外貌
体质
视力
听力
性别

一、行政文秘人员的角色认知
什么样的人适合做行政人员?
个性要求

自信热情谨慎机智
守时服从自制勤快
兴趣
一、行政文秘人员的角色认知
品质要求
一、行政文秘人员的角色认知
什么样的人适合做行政人员?
礼貌而不居高临下
诚实而不弄虚作假
参谋而不越权行事
谦虚而不傲上凌下
谨慎而不唯唯诺诺
公正而不见风使舵
敬业而不妄自尊大
敬重而不阿谀奉承
慎言而不论是道非
本分而不炫耀示人
行政人员需具备的能力
办事能力
沟通能力
一、行政文秘人员的角色认知
行政人员需具备的能力
(一)办事能力
操作能力
写作能力
阅读概括能力
编辑校对能力
统计分析能力
一、行政文秘人员的角色认知
行政人员需具备的能力
一、行政文秘人员的角色认知
(一)沟通能力
交际能力
口头表达能力
协调能力
组织能力
行政人员的角色扮演
角色扮演图
行政人员
总调度
参谋和助手
桥梁和枢纽
代言人
权利核心
一、行政文秘人员的角色认知
职权层次
职能
权力的三维概念
不一定是上司的,要为同事服务
成功行政人员的“七”高
综合素质高
权大责高
薪水高
说服的本领高
发展愿望和前景高
道德水平高
成就感高
一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理发展培训(二)
行政人员的办公室事务
行政人员的主要日常工作
日常工作的三大特征
日常工作的四大作用
办公室事务管理
二、办公室日常工作技巧
行政人员的日常工作
通知的制作寄发,会场的选定、预约、布置,必须品、资料的准备、制作、分发,会务的安排,接待,善后的工作
会务安排
通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、
新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档
文书工作
公司事务的联络、转达、交涉、调整
计划的外出管理:车务、旅票、住宿、出入境
日程安排
与管理
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气(温度,湿度,换气)、消耗品、办公自动化设备、安全、保密
办公室管理
——工作内容
二、办公室日常工作技巧
行政人员日常工作的三大特征
多样性与系统性的统一
辅助性与主动性的统一
原则性与灵活性的统一
二、办公室日常工作技巧
行政人员日常工作
办公室环境布置
邮件的收发与传阅
妥善安排约会
二、办公室日常工作技巧
办公室布置的原则(一)
整齐清洁、采光良好;
走道上不要放置有碍行走的物品;
办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式;
使用同一规格的档案柜、高度一致,增进美观;
将电脑、传真机、复印机等大件办公设备,安置在一个区域内,便于电源接线、管理和保养。
二、办公室日常工作技巧
办公室布置的原则(二)
办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间,湿度应保持在50%;
办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物;
办公桌和办公区域要保持清洁。
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
办公家具规格统一
办公桌色彩统一
办公设备区域统一
百叶窗角度统一
照明灯光线统一
——办公室环境的“五个一”工程
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
不准错误使用
不准不懂乱修
不准无理由乱拿
不准破坏设备整洁
不准长期占用
——办公自动化设备使用“五不准”
问题:关于办公设备使用方面,你能说出那些不准?
二、办公室日常工作技巧
办公用品的选购原则
满足工作要求
提高工作效率
节约人工费用
树立企业公众形象
二、办公室日常工作技巧
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
上司或同事的私人信件原封送交;
“误拆”应立即封口、签名、致歉;
裁开或剪开封口,保持信件完整;
检查信封内有无单据或名片,避免遗漏;
如有必要,可以登记信封的信息
二、办公室日常工作技巧
强化档案管理
强化“文