时间管理象限图
重要
紧急
紧急并且重要
重要但并不紧急
紧急但不重要
不重要且不紧急
危机, 急迫的问题,有期
限的任务、会议、准备
事项
4家客户、资料、预防
工作,建立关系,准备
工作
干扰、一些电话、电子
邮件, 一些紧急的事件、
凑热闹的活动
废话
无聊电话
重要
紧急
全力以赴
计划并有条不紊地进行
做到未雨先缪
花一点时间做, 请人
代办, 集中处理
有空再或不做
20%
65%
15%
<1%
预防胜于治疗—应努力避免紧急事情
紧急并且重要
重要但并不紧急
紧急但不重要
不重要且不紧急
原则
重要紧急的事马上做,例如处理客户投诉、处理系统故障等突发性问题,尽量以最短最快的时间内完成这些事情。
其次是做重要而不紧急的事,这一类的事情影响深远,这类事情的效益是中长期的,时间管理理论的重点是把主要的精力和时间集中地放在处理重要但不紧急的工作上。
紧急但不重要的事,要学会说“不”。一个人的时间和精力是有限的,对于自己不重要的事情,能不做就不做,拒绝或推脱工作要讲究技巧,不要直截了当,要委婉,用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。一个人只有学会说“不”,他才会得到真正的自由。当然这并不等于推卸责任,如果确实需要自己来完成,那么就使用最短的时间完成这些工作。
对于不重要也不紧急的事,尽量不去做。如果确实需要做,那么要严格限定时间,比如上网看新闻,限定一个时间范围,时间一到就立刻停止写作,千万不要被无聊的人和无关重要的事缠住。
因此,我们要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,合理安排时间,我们就能做到自己的长远规划,工作效率就会大幅提升。
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