办公用品管理办法.docx

办公用品管理制度
为了更好的管理与控制办公用品及耗材的成本和使用过程及领用过程,使得公司的节能降耗从日常消耗抓起,倡导节俭高效的风格,并为公司开源节流作好基础工作,特制定本制度。
办公用品分类及管理原则
耐用办公用品
范畴:计算机、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、直尺、起钉器等;
耐用办公用品按照公司部门设置而定量发放,原则上不予增补,若破损、残旧需要更换必须以旧换新,人为损坏或者遗失应照价赔偿。
低值易耗品
易耗办公用品分为两类:部门所需和个人所需。
部门所需:传真纸、复印纸、打印纸、档案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、黑板、白板等;
个人所需:签字笔及笔芯、圆珠笔及笔芯、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、订书钉、回形针、图钉、橡皮擦、涂改液、电池、便签纸等;
个人所需易耗办公用品用量标准原则上为每人一件,具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整。
公共办公设施
范畴:复印机、打印机、传真机、电话机、扫描仪、照相机、塑封机、办公桌、椅子、茶几等;
公共办公用品设施设备应以部门为单位,经公司使用部门提出并由部门主管领导签字,后经综合部依据年度经费和实际情况审核,再由公司常务副总签批后交回综合部进行采购,最后由提出部门指定人员签字登记后领用;
第二条、办公用品的采购申请与领用及台帐管理
日常低值易耗品的领用应定时、定点、定量;由部门指定专人应在每月25日填写《办公用品采购申请表》向综合部预估上报次月使用办公用品,并由部门主管领导签批(关键设施设备除分管领导签批外还需常务副总签批),综合部在本月结束前按照各部门的申请表采购所需物品,于次月1号进行发放,发放时应由部门专门指定人员按照采购申请表进行核对后签字领取,遇节假日,上报时间与采购时间都要顺延,特殊情况特殊对待;
所有个人原因漏报或临时增加非急需物品的,原则上不予采购或推移至下个月进行。特殊情况特殊对待;
易耗品可依据历史记录(如过去半年的使用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用定量的基准(如圆珠笔/笔芯每人每月*支等),并随部门人员的工作状况或人员增加来调整使用量。
办公用品均应实行以旧换新的原则;办公用品设施设备如因个人原因遗失或损毁,应有个人照价赔偿或自购。
新进员工应在该部门指定专人带领下,领用所需办公用品,领用时应填写《办公用品领用登记表》。
个人离职时,应将个人使用的办公用品交由所属部门内指定人员签收保管,由部门负责人另行分配至该部门所需人员,多余办公用品应交回综合部,并填写《物品回收记录》。
综合部负责建立并管理好物资进出台帐,每月5号前出具上月办公用品库房盘点表。核算各部门办公用品使用经费并形成费用报表。
第三条、办公用品的维修与报废
公司对关键的办公用品设施设备的报废实行审批管理,各部门如有办公用品设备损坏,不能使用的,应对依据以下程序进行处理:
对于简单的可以自行维修处理,但有保修期的无法自行处理的报由综合部联系供应商进行维修与维护。
办公桌椅、电脑、打印机等物品出现损毁或年代太长维修成本太高以及不能满足办公需要,经由综合部确认后,一律填写