行政部制度.doc

第一节:行政办各岗位职责及基本要求
行政办公室是俱乐部的行政机构,其职责可概括为“三服务”和“四作用”,即为俱乐部高级管理服务,为各部门服务,为员工服务;起到上传下达、联系协调、沟通信息、参谋咨询的作用。
行政办公室主要负责俱乐部与地方政府、新闻机构的联络;文件的领取、等级、送俱乐部高级管理层阅读、发送;政务的协调、督办;俱乐部公章和介绍的使用与管理;美工负责俱乐部整体的对内对外宣传广告策划与制作等工作,使俱乐部保持一定档次。
行政总监岗位职责:
1、负责人事方面管理:
、协助总经理制定、掌握、控制各部门定员编制。
、根据公司人才需要,协同各部门,抓好人员的招聘工作。
、搞好人力资源开发,落实培训计划,系统地完成员工岗前培训,以提高员工素质和实际工作能力。
、加强同当地劳动部门的联系,认真做好各项对外沟通工作。
、搞好公司内部的沟通与协调,做好后勤等各项日常管理。
、进行员工纪律考核规划切实做好员工晋升、调职、辞退、离职、薪金、变动等各项工作。
、督导本部人员做好员工考勤,配合财务搞好薪金发放。
、做好各类档案管理和保密工作。
2、负责公司总务管理:宿舍、饭堂、水电、办公用品、车辆等管理工作;
3、负责安全保卫管理;
4、负责采购员、仓管员管理:配合董事会对财务制度的有效执行落实;
5、加强企业精神,创建公司的企业文化。
人事文员岗位职责:
1、接受行政总监的督导,对行政总监负责,协助总监处理行政办的日常工作,
贯彻落实;
2、统计公司人数、人员编制及考勤假期;
3、协调处理公司人事方面日常事务,并保管公司文件档案;
4、责办理员工入职、体检、调职、晋升、奖惩、离职过程中的相关手续;
5、办理记录员工工伤、保险、工伤处理、合同转正、年度体验等有关事宜;6、他部门做好在岗前认识规章制度及公司机构培训(包括协调安排时间、
地点等)负责新员工和上岗交接工作;
7、做好公司文件规范管理,负责接收、复印、保存、分发呈递行政办的各类文件;
8、负责员工工作证、暂住证、饭卡、考勤卡、工号牌的发放,登记工作,协调办理员工入职、离职等各类手续;
9、管理及维护公司固定置产(包括低值易品、办公用品的保管工作,负责领发办公室的办公用品等)。
10、负责办公室文字打印、接听和整理电话通讯、咨询的工作;
11、接收员工投诉并及时汇报,协助后勤部门安排好员工的生活环境;
12、负责日常招工、协助后勤食宿管理;
13、认真做好总办接待,文档整理和美化环境工作;
14、对过期、无效文件、资料的回收作废销毁。严格遵守公司保密制度维护公司利益;
15、对公司人事档案管理和保密工作认真负责;
16、做好每周管理人员的会议记录并打印派发到各部门;
17、完成上司下达的各项工作,协调配合好各部门人事方面的工作。
18、负责催促各部门每月5日前交考勤表核对,然后交给行政总监签名,再交由财务部计算工资。以便保证每月15日能准时发上月工资。
仓管员岗位职责与管理制度:
1、职责:
、熟悉公司所需物品的名称及用途并了解物品的性能;
、做好采购数量、规格、型号、质量的验收与登记;
、做好仓库物品的收支平衡;
、做好仓库物品的堆放、排列、标示工作;
、做好发货、退货记录工作;
、做好安全库量以及仓库卫生工作;
、搞好防盗、防火、防潮、防虫等措施和物品报废工作;
、处理好仓库的积压和过期物品;
、搞好每月盘点,做好仓库报表;
、部门物品意见随时收集并告知上司是否采购;
、认真及时做好物品的直拨出库如仓,报损等工作事务;
、把好质量关,对低劣商品拒绝收用,严格执行收购计划。
2、管理制度:
、收货管理制度:
、酒店采购任何物品,必须经仓管员验收,并填制收货报告单一式五联,经仓管员和部门签收人签字(留存二份,部门一份,供应商一份,成本控制入帐一份)。
、仓管员在验收货物时,必须按照已批准的“请购单”上的数量、质量要求验收货物,对于质量达不到要求,或临近有效期,或无批号等不予收货。
、对于中、西厨需要采购的干货、进口食品,行政总厨协同仓管员进行验收,质量方面由行政总厨严格把关。
、当货物采购回来,供应商将货品送到,仓管员需即刻通知申购部门主管来领取并验收物品质量是否符合要求,并签名确认。仓管员要将所有收货报告编号,以便备查。
、仓管员平时会有一份当期所有商品的执行价。填制收货报告时,也参照采购申请单,每日采购申请单上采购部填制的价格与采购人员提供的发票进行核对,不能超过执行价,特殊情况必须由财