高效会议管理制度.doc

高效会议管理制度
1 目的
为改进作风,减少会议、缩短会议时间,提高会议质量。
2 适用范围
学校全体教职工。
3 会议原则
(工作事项、责任人、完成时间、进度检查、检查结果反馈)。
(完成过程汇报、总结与检讨)。
(总结与结论、评价与调整)。
4 参会原则
,至少有一名负责人到会。
。
。
5 职责
:会前资料准备与会议召集,会中对会议效果的推进与会议进程控制,会后资料发放范围确定与共享、并对落实事务予以跟踪,直至关闭,对会务负领导责任;对会议整体负责。
(组织与会务):受主持人领导,负责会议前、中、后期的协助工作;具体负责会议准备(会议现场、人员)、签到整理并对参会情况予以通报、会议纪要整理与发放等;检查各项会议执行情况、对会议决议与精神的贯彻予以稽核、对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核,并对稽核结果及时予以通报
:会前准备、会中积极参与、会后就会议精神向下作宣导,并对落实事项向下作布署。
6 分类
会议按层级与范围分为例会、专题会、紧急会议,各科室不设专题会。
:例会为有固定会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务秘书等的会议。
:教务处例会、学生处例会、全体教职工例会、月度总结会议、年度工作总结会。
教务处周例会,由教务处领导组织召开,每周一次,周一下午第三节课举办。
学生处周例会,由学生处领导组织召开,每周一次,周三下午第三节课举办。
学生处周例会,由校领导组织召开,每周一次,周日下午第三节课举办。
月度总结会,由校领导组织每月召开一次,全体教职工参加,会议为上月工作总结和本月工作计划。
年度工作总结会,由校领导组织每年召开一次,时间一般为开学前后,全体教职工参加,会议为全年年度工作总结汇总和工作分析,对本年工作进行布署和指标下达。
6. 2 专题会:凡因解决学校管理、教务、学生工作等领域的重要问题或事务,需涉及两个以上部门间(不含的两个)沟通与协调的会议;原则上只需两个部门进行沟通的事项,不再单独组织会议。
7 会议要求
:除紧急会议外,其它会议至少提前4小时(工作时间)由会务秘书将相关资料及开会通知发至各与会人员,以便会前做好思考与信息收集;未提前通知的非紧急会议,与会人员有权拒绝出席。
:应将会议名称、具体时间、地点、会议形式、与会人员、会议主题详细告知与会人员;需要与会人员特别发言的,应在会议通知中注明或特别通知;
;各参会人员进入会议室前应准备并携带好相关资料。
,原则上需对参会人员排定座次,根据会议及日常工作流程排定座次;例会为固定座次,代理人按会议出席人入座。

,如有特殊情况(紧急任务或销假中)须提前报请会议主持人批准,并授权其职务代理人参加会议,否则视同缺席。
,不得迟到、早退或缺席,与会人员中途有急事离开