采购部部门细则.doc

采购部部门管理细则
采购部作为一个生产企业不可或缺的管理部门,它可以通过有效控制物资的采购成本,使使用物资的使用成本最小化,可创造直接利润。
采购部采购原则
准确化:对需求部门提出的需求物资信息明确,数量准确,规格型号掌握,交货进度把握。
制度化:(1)严格按照采购制度及规程上报逐级审批。
(2)严格执行订单跟踪制度,保证生产正常运行
(3)到库物资需及时办理入库手续
价格化:在保证正常供应的前提下,选择性价比最优物资,选择质量好、服务好的供应商。
及时化:保证需求物资及时到库,若无法按约定时间进行到货,需及时向相关领导汇报并采取紧急预案。
机密化:凡涉及物资供应商、物资采购单价、联系方式、合同等重要资料需进行单独存放,不得随意堆放在办公桌上。除公司指定人员外,不得向之外的人员泄露。
订单管理
(1)根据需求单位提报的需求企划,制定采购订单,订单需严格执行订单管理制度。
(2)且需求物资的下单需经相关领导签字并加盖我公司公章后方可传真至供应商处;
(3)2个工作日内要求供应商对订单进行回传并进行存档。
(4)制定订单跟踪表,每日进行更新并发至相关领导处
合同管理
根据需求单位提报的需求企划,认真拟定采购合同,按合同评审制度流程办理相关签字等手续后提交合同评审组进行评审。
合同评审通过后,存档合同交易审核表。并按评审后的合同执行采购相关事宜。
(3)另需对各供应商合同进行统一存档并制作目录,方便查阅。
比价管理
(1)严格执行“双人采购”比价制,要求各项物资的单项采购有2个采购人员参与比价、议价程序。
(2)且物资的比价必须有三家以上的供应商参与报价。
(3)各供应商的报价单直接发至集团公司的报价邮箱。
5、资金支付
(1)物资经质量部检测合格后办理相关入库、入账手续。(财务入账需附物资入库单、发票、质量部开具的物资检测报告、合同或是盖章的订单)
(2)按照与供应商约定(单笔合同约定或年度合同约定)的付款时间,填写款项支付单,支付单按审批流程进行审批。审批完成后交付财务部进行付款。
(3)每月28日前需提报下月的月度资金需求计划发至财务部
(4)每月实际支付金额需控制在月度资金需求计划批复后的金额范围内。
(5