房地产公司公文处理办法.docx

***集团有限公司
签发人:
公文管理暂行办法
第一章总则
一、目的
为规范集团公文管理,提高办公效率,促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化,确保集团方针、政策及工作指示等及时上传下达和跟进落实,特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于集团各部门以及下属子公司。
三、有关公文的定义:
1、公文——指在企业经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式,以纸质或电子方式为载体的文书。
2、公文处理——指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
3、外来公文——指政府部门、行业协会等外单位(转)发给集团的公文。
4、内部公文——指在集团内部使用的公文,包括集团下发的或下属子公司下发的规章制度、计划总结报告、会议纪要、通知、请示、通报、条例、决定和阶段性规定等。
5、上行文——是指各部门向上级或集团董事会请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文,文种有“请示、报告”。
6、请示——是下级向上级或业务主管单位请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。
7、报告——是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。
8、下行文——是集团或集团职能管理部门向各单位下发的文件,文种有“通知、通报、决定、批复”等。
9、平行文——是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件,文种有“函”。
第二章职责
四、组织体系及职责分工
1、办公室目前为集团公文的归口管理部门。
办公室负责接收和处理外来文件及各子公司及部门对集团领导的请示、报告,负责处理所有以集团名义上报、下发的公文文件的归口管理,负责接收、处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下发的规章制度、工作指令等文件,并对集团下属子公司及各部门的公文处理工作负有检查、指导和监督责任,对不按相关规定进行公文处理的单位、人员进行处罚;
2、各部门根据业务需要,设置专职或兼职综合管理员1名,负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作;
3、发文资格
公司对外发文只限于办公室,其它部门如需以“公司名义”发文,须报至办公室统一编号,办理发文相关手续;以“公司名义”对内行文,应将发文文件与呈文批笺一并经主管副总裁审批后,报办公室统一编号及发文格式,呈报总裁或董事长签发;
以“部门名义”对内发文或对外发文,需报总裁或董事长方可下发。各部门所有发文文件必须按公司规定统一编号,并留档备案。
4、发文效力
公文对接收对象具备约束力,对非接收对象不具备效力,但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持。
第三章公文文种、格式及发文流程
五、公文分类
1、公文文种
公文按文种分为正式公文(包括:决定、通知、通报、管理办法、条例、制度规定等)和非正式公文(包括:会议通知、会议纪要、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等)。
2、公文使用
(1)对内部各种重要事项做出决定和对重大行动做出安排,用“决定”文种。
(2)对内部公布制度、办法以及其它需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等,用“通知”。
(3)表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况,用“通报”。
(4)由集团或各单位制订、批准,规定某些事项的工作流程、注意事项及相关部门职责、职权的规章制度文件用“管理办法”、“条例”。
(5)对工作和事务制订带有约束性的指示用“规定”。
(6)经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等,用“会议纪要”。
(7)向上级领导请求指示、批准或汇报工作时,用“请示”或“报告”文种;同一级别请求批准事项时,可用“申请”。
(8)平行公司间联系业务或知照相关方时,用“工作联络函”。
六、公文的格式
1、正式公文(包括:决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等)格式由文头、行文、文尾三部分组成,一般包括秘密等级、紧急程度、发文单位、发文编号、签发人、标题、正文、附件、成文日期、发送范围等组成部分。具体格式以附件公文模版为准。
(1)公文文头标识
——以“集团名义”对外单位发文或对内发文统一用“***集团有限公司(或适用的其它法人主体全称)”
(2)公文编号
公文编号由发文单位代字、年份和序号组成。
公司级文件公文编号由办公室进行文字校对并统一编号,同时填写《发文登记表》。
部门名义发布的文件由部门内部指定专人进行文字校对,并按本部门文件管理规则编号。
集团公文的发文编号分三种:
(一) 重要方针政策、规章制度、管理办法、条例、规定的发布适用“***※字[年度] 第※号(当年顺序号)”;
(二) 重大机构设置、人事任免