店秘职责流程.doc

工作职责
秘书是公司和当店树立于客户面前的形象窗口,是一个枢纽起着承上启下的作用,是店长的左右手。一个优秀的秘书能为主管分担一半以上的事务及管理工作。店务秘书的主要工作职责有:店内事务管理;互动管理;与总部沟通管理;紧急事务应对管理
(一)客户资料管理
【总客户登记册】用于登记当天值班接待的上门客人和经纪人当天获取的除上门外的客人,秘书负责提醒督促经纪人将当天收集到的所有客人登记在总客户登记册上。及时更换收藏已登记满的总客户登记册,存档一年后作废销毁。
【登报客户登记表】用于登记登报来电问询的客户,编号并与当天下午下班前统一分配给经纪人,督促跟进。及时收藏半年后作废销毁。
(二)房源资料管理
【原始资料】
(1) 原始房源编号:按年份+当店的代表字母和顺序如(05E0001)05代表2005年,E代表第五家店,0001代表店内的第一套房源
(2) 当天新房源应存夹在新房源夹中,写上编号。
资料详细明确的当天下午17:00-18:00发送给总部,资料不够详细明确的,提醒经纪人落实清楚,第二天发送给总部.
(3) 当周新房源备份一份并制作一张目录表上交总部存档.
(4) 原始房源资料根据当店实际情况进行分类存管,作好标识目录便于查询。
(5) 定期整理原始房源资料,提醒经纪人精耕房源。根据经纪人反馈的信息(已售、暂不售、价格异常等)及时更新房源信息,确保房源信准确有效
(6) 已售原始房源资料作好标识存档保管一年后作废销毁。
【供客户查找的房源资料】(简称对外房源)
每天打印从总部发送到各店邮箱里的各店当天新房源汇总资料,装订成册,供客户查阅。一个星期整理一次,确保房源信息准确有效。
【网络房源、新报房源当天录入网站】及时根据经纪人反馈信息更改更新。
(三)制度执行
秘书在执行制度过程中应以《公司制度》、《行为规范》及当店管理制度为标准,发现某同事违反规定时,及时给予提醒,或汇报店长,由店长决定是否处罚,店长确定处罚,秘书开罚单,店长签字,秘书执行罚款。
(四)考勤管理:秘书应该熟练掌握《考勤管理办法》的详细内容,严格监督打卡情况。
(五)值班管理:秘书于当月的最后一天制定下月的值班表,由店长确认签字生效,于晚会告知传阅并张贴告示当店同仁,以便于经纪人提前做计划。
(六)卫生管理:当天卫生由值班人员打扫,秘书应监督当店卫生及办公设备的整洁度。发现值班人员没做卫生或马虎对待的,告知店长,由店长处罚。每月负责组织至少一次的卫生大扫除。
(七)表格表单管理
【普通表单格】:经纪人用和秘书用的表单格分类存放于固定位置,并标识清楚,一周整理一次,及时备存,确保各类表单格齐全供经纪人使用。
【特殊表单格】:租赁合同和收据要在租赁专员提出申请时发放,发出24小时内收回租赁佣金,收据本和一份存档合同(一式三份中的其中一份)。作废合同三份都收回并注明“作废”的字样。月底将当月的所有存档合同汇总,制作租赁档案上交财务部
(八)当店办公用品和基金的管理
【办公用品的领用】制作成一份办公用品领用登记表,监督领用登记,月底统计,供数据分析用。对当店办公设备进行维护,如出现故障先寻找原因,在能力范围内的尽量独立解决,在能力范围外的及时与厂家或其他服务机构联系。
【当店基金的管理】:根据当店具体情况于月初或月末将当店基金收支明细表