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Excel在日常工作中的使用技巧总结
第一部分前言:
也许你已经在Excel中完成过上百张报表,也许你已利用Excel函数实现过很多复杂运算,也许你认为Excel也不过如此,甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本人通过在工作中对Excel2003版和2007版的使用,总结出一些使用技巧,希望能让大家领略一下Excel的别样风情,让繁琐的工作变得轻松愉快。
第二部分 Excel2003版和2007版主要区别:
对我们的日常工作中常用功能来说,Excel2003版和2007版的主要区别从下表中可见一斑。
项目
Excel2003
Excel2007
数据容量
256列 65536行。
16384列 1048576行。
重复项的删除
可以通过编写宏来实现,对操作者要求较高。
有快捷按钮,并可以选择多个包含重复项的列进行删除,操作非常简便。
自动筛选选项
只能单项选择。
可进行多项选择。
颜色的筛选
可以通过编写宏来实现,对操作者要求较高。
可在自动筛选下拉列表中进行操作,可对填充颜色及字体颜色进行筛选。
表格或单元格区域中排序层级
只有3个层级。
有64个层级,并可进行颜色排序。
公式中的嵌套层级
只有7个层级。
有64个层级。
除上面表格中所列之外,同一文件用2007版存储大约可以减少50%~65%的存储空间;并且Excel2007彻底抛弃了以往的下拉式菜单,做成了更加直观的标签式菜单,大大方便了用户的操作。尤其是对新手来说,完全可以在“零”时间内上手操作,所以本人建议大家换版使用Excel2007。
第三部分以Excel2007版本为例的常用使用技巧:
利用粘贴链接,实现不同工作薄中相同项目的统一更改
工作薄数据链接的功用:
常用于数据统计汇总,将各分表的数据链接到总表指定单元格,当分表数据发生变化时,总表的统计汇总数据将自动更改。合理地利用该功能,可大大提高工作效率。
工作薄数据链接的创建:
打开要链接数据的工作薄(分表工作薄),选定要链接的数据(如图1中的E26:K26),单击“开始”选项卡中的复制按钮(或按<Ctrl>+<C>快捷键),将选定数据复制到剪贴板中。
图1
打开需要创建链接的工作薄(即总表工作薄),选择要插入数据的单元格或区域。
地址
单击“开始”选项卡中粘贴按钮的“▼”,在弹出的命令列表中单击“粘贴链接”选项。(如图2)
图2
此时图2中的B3:H3就引用了图1中的E26:K26数据。当分表中E26:K26数据发生变化时,总表中B3:H3中的显示数据也将随之变化。
功能扩展及注意事项:
粘贴链接既可以在Excel工作薄之间建立链接,也可以在Excel工作薄与其他应用程序对象(如Word)之间建立链接。建立链接的工作薄或对象,既可是本机的,也可以是网络中其它计算机。如果链接对象不是本机上的,需要在工作薄名称前加上计算机或Web地址(如图2 )。
通过建立工作组,成组填充多张表格的固定单元格
工作组的功用:
在工作中,很多时候需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容,或需要将多张表格中相同位置的单元格统一设置(或改变)格式。通过在同一工作薄中选取多个工作表建立工作组,可以轻松实现多表相同单元格或单元格区域同时操作。
工作组的建立和取消:
打开包含多个工作表并要对其相同单元格进行统一操作的工作薄,选取多张工作表,建立工作组,之后便可对工作组内的所有工作表进行统一操作了。方法如下:
图3
要选取两个或多个相邻的工作表时,首先单击要选取的第一个工作表的标签,然后在按住<Shift>键的同时单击要选取的最后一个工作表的标签。
要选取不相邻的两个可多个工作表时,单击要选取的第一个工作表的标签,然后在按住<Ctrl>键的同时单击其它待选取的工作表的标签。
如果要选取整个工作薄的所有工作表,可在任意一工作表中将鼠标指针移动到的工作表标签位置,然后单击鼠标右键,在弹出的右键菜单中单击“选定全部工作表”命令。
在工作组建立成功之后,将在工作表顶部的标题栏中显示“[工作组]”字样(如图3)。
取消工作组比建立工作组更加容易,只要单击任意一个非工作组的工作表标签或在任意一个工作组的工作表标签处单击鼠标右键,然后单击右键菜单中的“取消组合工作表”选项即可(如图3)。
条件格式的使用
条件格式的功用:
使用条件格式可以突显所关注的单元格或单元格区域;强调异常值;使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。
什么是条件格式:
条件格式是基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为True,则基于该条件设置单元格区域的格式;如果条件为False,则不基于该条件设置单元格区