文书管理.ppt

、签发:
关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则,进行综合审查与核定。
签发,是指机关领导人对已审核的文稿进行审批,签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节,也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。
关于公文签发的权限。
签发文书3项要求(认真;明确;规范)
、校对
对印制工作的要求——内容准确;格式规范;页面整洁;字迹清楚;美观大方,便于阅读和保管。
校对非常重要,也最容易出差错,要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。
校对3种方法——
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(两人合作)。
、登记
发文用印注意4点:确认有领导人签字并且适合规定;盖印份数必须与原稿上标明的相同;印章应盖在落款中央,上不压正文,下要压日期(“骑年盖月”);盖印必须端正清晰,忌“歪、倾、斜、偏、花”。
登记即对准备发出的公文作统一记载,以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。
一般应使用《发文登记簿》,一文一页登记表,其项目有:发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。
、传递
封发,即装封发出。分5个步骤:; ; (也叫《发文回执》) ;。

传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同,其渠道和方式有:机要通信传递;机要交通传递;专职人员传递;文件交换站传递;电信传递(无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络)。
传递文件3条基本要求:迅速及时;安全保密;手续完备。
对所收文件进行正确分类。
收文分类

关请示、
平行及不
相隶属机
关商洽件

关批复件
及平行、
不相隶属
机关复函

部门调查
性及下级
机关陈述
性来件

物、工作
简报等类
文书

关指令性
和指导性
文件
两种登记方法:分类登记法流水式登记法

阅文是秘书办文的一个先决条件。
阅文的基本要求:“四看清”——性质与大体内容;制发与主送机关;缓急与时限;秘密等级与保密时限。
阅文“三法”:
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、传阅
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经筛选,一般将文件分为三类:
(a)必阅件——领导者必须看到的文件,亦即秘书必须呈送的文件。
(b)批办件——需要领导者审阅和批示的文件。
(c)参阅件——仅供领导者参考的文件和材料。
秘书的提炼、综合;加写“内容提要”。

(a)传阅文件种类:凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件(大致4种)。
(b)传阅方式:直接送传;专人送传;集中传阅。
(c)传阅注意事项:
掌握传阅范围,不得随意扩大和缩小;
遵循传阅方位,以秘书部门为传阅的运转轴心,采用“轮辐式”方式,严禁“横传”;
掌握传阅情况,防止文件失控。
为此,必须使用规范的传阅单。