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办公室运作规范
一、 概述 3
二、 组织结构 3
三、 部门管理制度 4
公文管理规范 4
组织管理条例 6
会议制度 8
总值班制度 11
1、办公室值班经理管理制度 11
2、值班经理工作制度 11
酒店业务单位客人房费、餐费、康体费的招待规定 14
酒店各级优惠权限规定 16
工作周记制度 18
酒店公务接待规定 19
介绍信管理规定 21
印章管理规定 22
资料复印管理规定 23
报刊订购管理规定 24
名片印制管理规定 25
电话通讯管理规定 26
传呼机申领管理规定 27
办公设备管理规定 28
各部门办公用品管理规定 29
登报及广告管理 30
公出审批程序 31
凯德商务酒店档案工作管理条例 32
凯德商务酒店档案保管期限条例 35
凯德商务酒店文件材料立卷范围 39
档案资料借阅制度 41
档案保密制度 42
凯德商务酒店公共卫生管理制度 2
凯德商务酒店计划生育实施细则 7
凯德商务酒店计量管理制度 10
四、 工作资料 13
酒店公文格式 14
凯德商务酒店公文处理单 21
来文登记簿 22
值班经理报告表 23
参观登记表 26
办公室来访登记薄 27
电话记录本 28
介绍信申请单 29
印章使用审批单 30
复印申请单 31
名片印刷申请单 32
部门用品预算单 33
美工任务单 34
公出申请单 35
概述
酒店办公室是协助总经理工作的具体办事机构,保证酒店日常办公运转,协调各部门工作衔接,与上级有关部门、有关单位和成员企业联系有关工作。负责酒店文件起草、缮印、核发、收发、登记、传阅、存档、销毁等各项文件管理工作。负责办公用固定资产及设备的登记、管理、日常维护工作。
组织结构
总经理
办公室主任
行政助理
部门管理制度
公文管理规范
收文管理
凡送交凯德商务酒店的文件、信函、统一由酒店办公室秘书收发签收、拆封、登记、分拣、传递,机要文件、董事长、和总经理(不包括个人信件)收的信函,除注明签收要求的以外,均由酒店办公室负责签收、拆封、登记呈送。有关单位直接寄送至部门的公文,属于应送凯德商务酒店的正式公文,须送酒店办公室收文登记,并按凯德商务酒店收文处理。
收文登记范围
凡属下列文件,酒店办公室均应编号登记;省、市政府办的正式文件(包括工作通报、会议纪要、规定、通知、管理办法);涉及到凯德商务酒店的重要法律文书。
签发公文的分类送办原则
对签收公文、签注公文意见(附贴凯德商务酒店公文处理单)送总经理
办公室主任审核后,进行登记、分送:
传送:省、市区政府办的正式公文,人事任免公文,政策性公文,一般性公文,送总经理阅批。
直送:一般性业务公文直接送职能部门阅办,提出办理意见后,送酒店分管副总经理审签。
凡送总经理的公文、材料,由酒店办公室负责呈送。酒店发文给各部门的函件、文件,由各部门经理直接到酒店办公室领取。急需有关部室阅知、经办的重要公文,可同时复印送达有关部门。总经理有重要批示的,要进行登记,并做好督查落实工作。
分送要及时、准确、安全,一般每日上午下午两次,急件随到随拆,随注随送。
二、公文的承办
内容重要,具有综合性,且无具体承办要求的公文,可复印送总经理或部门传阅。传阅要求在两天内阅完。
对总经理明确部门办理的公文事项,承办部门要落实人员,按要求办理。对明确日期要求办理的公文和事项,承办部门应抓紧办理,及时反馈办理结果,不得延误、推诿。情况不复杂,承办部门可以通过电话形式处理,不再另行办文,但需在办文单上作好记录并归档。酒店办公室负责事项的催办和督查。
对要求两个或两个以上部门办理的公文,酒店办公室将注明主办和会办部门,主办部门应主动与会办部门商议办理。
三、发文处理
根据酒店的特殊性和适用范围,对外公文只采用一种形式:
即《凯德商务酒店》为文头。
公文拟稿和签发的要求:
拟文统一使用“凯德商务酒店”发文稿纸,主送栏下半部分由拟稿人列上主题调整,如有办文根据应将此根据附在后面。
观点明确,条理清楚,情况确实,文字简练,力求言简意明。
书写工整,标点正确,用词准确、规范。文件中的数字,除成文时间、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
根据总经理的要求以酒店名义拟定的对外发文,酒店办公室主任规定核稿后送总经理审核签发。
凡各部门起草的、以酒店名义的对外文件均应先送酒店办公室主任审稿签注送签意见,由总经理审核后签发。
如果部门文稿涉及相关部门的,主办部门应与有关部门会签,取得一致意见后再送审,未经会签和酒店办公室主任定稿,不能送总经理签发。
酒店办公室主任审稿后如有修改,将发回拟稿部门修订并负责校核。