集团办公用品管理制度.doc

办公用品管理制度
一、总则

为加强办公用品管理,节能降耗,提高效率,规范流程,明确办公用品的招标、申购、审批、采购、验收、保管、报销及领用等规定,倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公室方式,特制定本制度。

本规定适用于集团本部及各下属公司、项目部。

集团公司行政管理部(以下简称行政部)为集团办公用品的采购与归口管理部门。
集团公司下辖各公司、各项目部综合办公室是各公司办公用品采购与归口管理部门,负责遵照集团相关规定对集团下辖公司、项目部的办公资源及用品进行管理。
库管员和相关财务人员每月10日之前盘点一次,盘亏盘盈应查找原因,并向部门负责人或分管领导汇报。
二、办公用品分类
办公用品分为固定资产类办公用品、非消耗性办公用品、消耗性办公用品。
,如:办公桌、办公椅、传真机、复印机、电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、照相机等;
,如:计算器、电话机、订书机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、插线板等;
,如:笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、订书针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、白板笔等;
三、申购预算与计划
1. 按集团的资金预算使用要求,行政部于每月25日前根据库存情况并结合上月各部门使用情况进行估算,填制部门次月《办公用品临时采购计划表》并随附《办公用品月度盘存台账明细表》,提报次月办公用品、公用生活用品类物品的资金计划,经部门领导批准后作为次月采购计划,并把此费用纳入本部门的《**集团月度资金支出计划表》上报公司领导审批。
,各部门根据本部门消耗和工作实际需要,应于每月25日前(遇节假日后延)向行政部上报下月采购计划,行政部保管员根据本月库存情况统一汇总下月采购计划表,然后交采购员预算费用,再报行政部主管领导审批,最后交采购员负责采购。
、拖把等应于每季度末上报行政部。
,先经本部门领导签字,再报行政部,经领导批准后立即由专管员采购。
(含费用预算)上报至集团行政管理部,经审批之后方可采购,要求下属公司财务在账务处理时要将集团领导审批的采购清单(入库单)附到办公用品采购发票后面作为凭证,以备集团审计和财务检查。否则,酌情处罚下属公司经理、财务和综合办主任。

行政部领导负责《办公用品临时采购计划表》的采购需求合理性、物品数量、费用预算进行审批,财务部负责对采购计划预算金额进行审核,对超支和其他不合理情况把关,符合公司预算审批要求的方可进入采购程序。
四、招标
1. 询价比价应遵循货比三家,质优价廉原则,应选择3家或3家以上信誉良好、产品质量可靠的正规供应商进行质价比较。
。行政部采购员进行初步市场比价后,在《办公用品临时采购计划表》上填写询价比价结果,提出供公司可选择的建议供应商后由招标中心审批,由公司确定最后的供应商。
,并与之签订供货协议。
,通过网络挑选商誉良好的三家以上供应商或施工队,提出供公司可选择的建议供应商后由公司审批,由公司确定最后的供应商,杜绝采购过程中滋生假公济私等恶劣事件发生。
五、采购
1. 行政部采购员严格按照公司确定的供应商和根据已经审批的申购单要求进行采购,务必把握“货比三家、物美价廉”的原则,确保所购用品质量,有疑问的须即时反馈,否则出现采购错误,由采购员承担责任,采购工作限二日内完成。
如有数量差异或质量问题,由采购员及时协调供货方。如不认真履行职责,收货后发现货品有数量或质量问题,而又无法追究供货方责任的,由采购员承担相应经济责任。
2. 采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格,保证最有性价比和质量。因特殊情况需要变更供应商、商品价格、品牌规格的,需要重新进行询价比价后向招标中心报备新的供应商的相关资料,并得到公司批准。
,不应随意更换供应商,否则保管员有权拒收。
4. 一般情况下所有采购均应严格控制在《办公用品临时采购计划表》所审批的预算额度和采购计划范围内,不得擅自进行超预算、超计划采购。
,公司不再另外开支运输费,如供应商不负责运输,需要公司自行运输的,首先要在采购预算及《办公用品临时采购计划表》中列明运输方式及费用,并同所购物品同时申报,同时核销。
六、验收入库
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2. 库管员工