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合同管理办法
第一章总则
第一条为规范公司开发经营过程中的经济往来活动,完善合同的要约、订立、审批和履行,确保满足规定要求,维护公司合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规,结合公司实际,特制订本办法。
第二条本办法适用于本公司的物资采购合同;规划、设计、勘察、施工、监理的委托承包合同;拆迁安置补偿合同;土地征用与转让合同;招商引资、咨询顾问合同;公用配套设施合同、广告宣传合同等经济合同的管理,销售合同另行制定管理办法。
第三条合同应采用书面形式签订,禁止口头协议等非正式形式,并杜绝履行在先,签订在后现象发生。
第四条合同的订立和履行坚持平等、自愿、公平、守法、诚实信用的原则。
第二章职责
第五条投资控制部负责公司各类经济合同正式文本的形成、审查、评审、公证、鉴证、监督、投资控制及汇总统计。
第六条各职能部门职责:
1、营销管理部负责策划、广告合同、招商引资合同及与其职能相关合同的洽谈、拟订和履行;
2、设计部负责规划、设计、勘察合同及与其职能相关合同的洽谈、拟订和履行;
3、工程管理部参与施工、监理、公用配套设施合同及与其职能相关合同的洽谈、工程概况、质量要求、验收准则、工期及特殊要求等专用技术、经济条款的拟订和合同履行;
4、材料供应部负责物资采购合同及与其职能相关合同的洽谈、拟订和履行;
5、管委会负责拆迁安置补偿合同及与其职能相关合同的洽谈、拟订和履行;
6、物业部负责物业管理合同及与其职能相关合同的洽谈、拟订和履行;
7、办公室负责土地征用、转让合同的洽谈、拟订和履行及各类合同的档案管理和合同纠纷处理;
8、其他合同由各职能部门负责洽谈、拟订和履行。
第七条合同以公司名义对外签定,由法定代表人或其授权的代表签字订立。
第三章合同洽谈和评审
第八条由责任部门和《合格供方名录》内的要约单位或中标单位、意向合作单位洽谈合同内容和条款,合同条款应尽量详尽、准确、具体:
招商引资合同应包括合作内容、合作方式、双方权利和义务、利益分配,违约责任等;
其他合同应包括项目内容、标的额、质量要求、验收准则、法律法规要求、交付期限、价格和付款方式、服务要求、违约责任等。
第九条合同草案由投资控制部会同相关部门对合同条款是否充分、恰当,权利义务是否清楚,对方是否具备能力等进行评审,并填写《合同评审记录》,由专务律师审查合同的合法性。
第十条合同评审可以采用会签、审批或会议形式。
第十一条责任部门合同洽谈人员写出洽谈说明,连同合同草案,一并送投资控制部审定。
第四章合同签定和履行
第十二条正式合同文本由法定代表人或其授权人签字并加盖公司印章后生效。
第十三条各责任部门将合同正本于3日内送公司办公室,由办公室存档,并根据需要分发。
第十四条各责任部门应建立合同台帐,并按合同规定进行履约和监控,加强沟通和协调,及时解决合同履行过程中出现的各种问题。
第十五条合同履行过程中,双方往来函电、电子邮件也作为合同组成部分,并妥善保管,履行过程中的验收、检验、鉴定记录、样品样件等原始证据均妥善保管。
第十六条合同履行中,如发现对方违约或者对方提供标的的质量、规格、价格等与合同约定不符,以及其他不能及时、适当、全面履行合同的行为时,经办人员应立即向对方提出书面异议,并向部门负责人或主管领导汇报,通知财务部门停