计算机应用基础.ppt

计算机应用基础
第九讲
数据管理与分析
数据清单的编辑
排序
筛选
分类汇总
数据透视表
数据保护
数据清单的编辑
Excel 2000中的数据表又称为数据清单,在Excel2000中可以对数据清单实现排序、汇总、筛选、分类汇总等操作。
Excel2000的数据清单应具有以下特征:
一个数据清单最好独占一个工作表。
保证每一列包含相同类型的数据,各列首行由字符串组成,且每一列均不相同,称为字段名。
数据清单中不要留有空行或空列。
每行应包含一组相关的数据,称之为记录。
排序
数据排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据,这样能更方便地管理数据。
排序的方式有两种:升序和降序。

一级排序是指只根据某一列数据排序。
操作步骤:
打开工作表。
选择要排序的关键字。
单击常用工具栏上的“升序”或“降序”按钮,将完成排序操作。
Excel按升序排序时:
字母按A-Z顺序从左到右逐个排序,若区分字母大小写,大写排在小写字母前。字符型数字排在大写字母前。
数字从最小的负数到最大的正数排序。
逻辑值False排在True之前。
汉字按字典顺序逐个排序。(一级字库按汉语拼音)
按降序排序时,排序顺序相反。
注意

多级排序,是指根据多列数据排序。
选择要排序的关键字,是按照递增还是递减顺序排序,有无标题行。
关键字可以选多级:
主要关键
次要关键字
第三关键字
筛选
筛选是显示工作表中符合条件的数据。

(1)建立自动筛选
操作步骤:
打开工作表,选定一字段名
打开【数据】→【筛选】→
【自动筛选】
单击字段名右边的“▼”按钮
选择筛选条件即完成
自动筛选中“自定义”的用法说明:
在下拉列表中选择“自定义”将出现“自定义自动筛选方式”对话框,在每个下拉列表框中选择条件,并输入数值。
“自定义自动筛选方式”允许使用两个条件筛选,两个条件之间允许有“与”或“或”两种关系。
“与”表示两个条件是并且的关系,“或”表示两条件是或者的关系。
(2)删除自动筛选
筛选并没有将不符合条件的数据删除掉,选择【全部显示】菜单命令将自动筛选删除。

数据筛选时有多个条件,需用高级筛选。高级筛选除了能完成自动筛选的功能外,还能完成任一条件的筛选。
操作步骤:
打开工作表
建立条件区域: 在数据清单与条件区域之间至少要留出一空行,复制含有待筛选值的数据列的列标题到条件区域的第一行,在条件标题的下面输入相应的条件。注:同一行的条件为“与”的关系,不在一行的条件为“或”的关系
选择数据区域
【数据】→【筛选】→【高级筛选】菜单命令
在对话框中输入条件区域
单击确定
高级筛选的删除方法同自动筛选。
分类汇总
在Excel2000中用户可以根据某一类别进行分类求和、求平均、个数等,这就用到分类汇总。
注意:分类汇总前都必须对分类字段进行排序。
操作步骤:
首先对分类字段进行排序
选择数据区域任一单元格
打开【数据】→【分类汇总】命令
根据出现对话框的提示进行相应设置
单击确定
取消分类汇总,只需在所示对话框中单击“全部删除”按钮。