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公文处理实施细则
第一章总则
第一条为使公司公文处理工作更加规范化、制度化、科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》,结合公司实际,特制定本实施细则。
第二条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,保证公文质量,做到准确、及时。
第二章公文种类
第三条常用的公文种类有
(一)决定:适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消所属单位不适当的决定事项等。
(二)规定、办法:“规定”适用于对某项工作或活动作安排,提出具体管理措施和行为规范。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。
(三)通知:适用于发布规章;转发上级、同级和不相隶属单位的公文;传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项;任免和聘用干部。
(四)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要信息或情况。(五)报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问。
(六)请示:适用于向上级单位请求指示、批准。
(七)函:适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间,商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(八)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第四条公文用纸采用A4(297mmⅹ210mm)纸型,其中上下页边距设置为37 mm,左右页边距设置为28 mm。正文用3号仿宋体从左至右横写、横排,一般每页22行,每行28个字。
第五条公文应左侧装订,不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,无坏钉、漏钉、重钉。
第六条公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
(一)发文单位标识:发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称后加“文件”组成,一般使用红色小标宋体字,且应小于22mm×15mm;平行文和下行文的发文单位标识上边缘至版心上边缘25毫米,上行文的发文单位标识上边缘至版心上边缘为80毫米。
(二)发文字号:发文字号应当包括单位代字、年份、序号。发文单位标识下空2行,用3号仿宋体居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位,不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条长156mm、,作为发文字号与标题的界线。
(三)签发人:上报的文件应将签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;“签发人”用3号仿宋体,后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。
(四)公文标题:公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位,除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题在红色反线下空2行,用2号小标宋体字分一行或多行居中排布,回行时要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
(五)主送单位:主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标注,回行时仍顶格,最后一个单位后标全角冒号。
(六)正文:正文在主送单位名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。
(七)附件:公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体标注“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码(如“附件:1.××”),附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标注“附件”,有序号时标注序号,其序号和名称前后标注应一致。
(八)成文日期:成文日期以负责人签发的日期为准,会议通过的文件以通过日期为准。成文日期右空4字,用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”;用3号仿宋字排(打)印。
(九)印章:公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,均应加盖印章。用印位置要求上不压正文,下要骑年盖月。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文"的方法解决。
(十)附注:公文如有附注,应用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行。
(十一)主题词:主题词的标引按类别词、类属词、文种的顺序排列,除类别词外,最多不超过5个词汇。“主题词”用3号黑体字,居左顶格标注,后标全角冒号,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字,不用标点符号。
(十二)抄送单位:抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送用3号仿宋体字在主题词下一行左空1字处标注;抄送单位间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送单位对齐,并在最后一个抄送单位后标句号。禁止使用“抄报”、“