文件管理方案.ppt

文件管理现状与改进方案
品质管理部
二0一三年七月
珍惜务实诚信创新
目录
一、文件写作主要目的
二、文件写作注意事项
三、质量体系文件架构
四、文件管理存在问题
五、存在问题改善措施
珍惜务实诚信创新
一、文件写作主要目的
工作的依据
文件是工作的依据,避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准。
提升管理技术水平的基础
当工作要求文件化后,公司即可在此基础上不断地完善管理和提升技术能力。
防止经验的流失
书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失,从而造成运作上的困难。
改善人际关系
由于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,
同时降低了同事之间磨擦的机会
珍惜务实诚信创新
二、文件写作注意事项
忌简单草率,未将所有的工作要求都纳入进去;
忌过于弹性化,失去可操作性;
忌理想主义化,导致无法实施;
忌部门主义化,导致其他部门无法配合;
忌咬文嚼字,理解困难。
珍惜务实诚信创新
三、质量体系文件架构
描述公司质量方针、目标、质量体系的范围、识别过程及过程的相互关系。
描述公司内管理流程、接口及职责:谁做?做什么?何时做?
描述工作方法:如何做?
所有管理活动的报告及记录
珍惜务实诚信创新
四、文件管理存在问题
NO.
问题描述
实例
解决方案
1
文件的格式不统一,各个部门依据本部门和文件编制者的意愿编写。
如:BOM。
部门间制定BOM格式不
品质部文控中心制定文件的统一格式,各部门按文控中心格式编写文件,发放前文控中心对文件格式审核。
2
文件制定、审核、批准权限混乱,不完整,文件内容涉及其他部门,发放前涉及部门却不知道,诸如管理类文件。
品质部制定的《供应商考评制度》
文件职责中涉及的部门都应进行会签,明确文件中的职责和要本部门应进行的工作。文控中心会依据文件职责的要求,确认会签的完整性。
3
文件内容的适用性、有效性、充分性不充分,文件内容存在漏洞,导致文件更改频繁。诸如技术类文件.
--
只要文件的内容涉及其他部门的,都应在生效前进行会签、评审,按照评审结果修改、批准、生效。
4
文件中涉及的部门名称、代码、专业术语不规范。
PACK分院下发的《工程变更规范》部门名称错误
(1)应依据公司的最新组织架构确定
部门名称;
(2)应依据文控中心确定组织架构代码
DT1308-
DK13094路CAN主机BOM).xls
供应商考评制度A0-.doc


珍惜务实诚信创新
四、文件管理存在问题
NO.
问题描述
实例
解决方案
5
文件制定、培训、执行、验证、检查不完善,如:工艺文件实际执行更改后文件未及时修改。
文件制定部门要对制定的文件进行培训,执行过程中对文件有效性及时验证反馈,及时修改。
6
各部门文件相互独立,没有系统性,文件链接不充分。
在制定文件前应先了解公司是否已有类似的文件,保证不发生冲突和重复。
7
部门文件的管理和归口的不统一,如PACK和电芯的工艺文件有不同的人员进行管理
建立公司文件管理的网络图,每个部门指定人员统一归口管理本部门文件。
8
质量记录分类、储存不完善,质量记录保存有,电子档缺失
。
每月各部门应整理好记录,按照记录的保存要求做到及时的分类、整理、保存和申请报废。
2013年设计&

五、存在问题改善措施
1、文件统一格式
(2)三级文件编写要求:
(7)五项项标准文件格式:
(3)图纸文件封面格式:
(1)三级文件封面及修改履历页格式:


(4)BOM格式:
PACK
(5)工艺文件:参考三级文件正文内容编写要求
(6)检测规范格式:
珍惜务实诚信创新
控制
内容
文件名称
管理类文件
技术类文件
质量
手册
程序
文件
管理制度/指导书
质量
记录
外来
文件
产品图纸产品标准技术条件
规程/指导书
外来
文件
编制
品质管理部
相关
部门
相关
部门
相关
部门
运营管理部
相关部门
相关部门
研究院
审核
管理者代表
部门经理
相关部门科长/主管
相关部门科长/主管
部门经理
部门经理
部门主管/科长
部门经理
批准
总经理
管理者代表
部门经理
部门经理
总经理
副总