采购管理制度细则..doc

项目采购管理制度细则
总则
第一条为了加强某某某(简称公司)项目采购(以下简称外采)管理,确保采购质量过关、价格合理、服务周到,规范采购流程。结合公司实际,制定本细则。
第二条本细则适用于公司本部及分公司的外采管理。
第三条外采管理遵循公开、公平、公正、科学、择优的原则,与供应商建立长期合作、互惠互利、共同发展的伙伴关系。
第四条外采范围:
一、公司现有生产能力保证不了的产品;
二、公司生产成本高于社会化生产成本;
三、公司生产周期满足不了产品交货期。
机构与职责
第五条公司采购部负责产品的外采实施和管理工作,主要职责是:
组织制定产品外采管理规章制度;
组织对外采产品供应商进行管理;
负责对外采业务的成本控制;
组织签订采购合同、并跟踪合同执行情况;
协调处理外采合同执行过程中的相关问题;
负责外采产品质量和进度,业务完结后建立供应商考评记录;
负责外采合同以及相关档案资料的管理。
第六条外采业务相关部门及主要职责是:
结算部,主要职责:
负责根据销售订单下请购单,并完成请购单的审批工作;
负责产品外采进度监督工作,并配合采购部就采购中的问题与销售人员进行沟通。
产品事业部(技术部门),主要职责:
负责签订外采产品技术协议等相关技术文件,并做好采购评审及采购合同评审中技术评审部分;
参与外采产品供应商推荐、考察及评估工作;
负责协调处理外采产品售后相关事宜。
财务部,主要职责:
负责接收采购部提供的外采发票入账;
负责催要外采合同交印花税;
负责根据采购部提交并已审批完成的付款单进行付款。
外采产品供应商管理
详细参看《物资供应商管理实施细则》。
外采业务的成本控制
控制采购成本对公司的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少,而且直接体现在利润的增加,以及企业竞争力的增强。公司采购成本控制应严格遵照以下三点执行:
(一)一笔外采业务要向至少3家合格供应商询价,填写《采购评审表》(附件1),并附上各个厂家的书面报价,以供公司领导核实。选取价格最低的一家采购。
(二)采购部建立价格档案和价格评价体系,要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要作出详细的说明。对于主要材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格资讯,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新,价格评议一季度一次。对于重点项目的采购,应经过采购委员会开会评审后,才可进行采购。
(三)公司本部及分公司的外采工作,价格均需经过本部采购管理组审核,不能超出预算。如果采购员报过来的最低价,经过采购管理组核实,还能再降,则会对采购员实行考评扣分惩罚,详见《采购部季度考核方案》。
采购合同的签订与执行
第九条经过前期定商定价环节,并且有公司与供应商双方签字盖章的技术协议或技术文件,可以签订采购合同。原则上要使用我公司审核过的合同模版(附件2)。
第十条如供货商有严格规定,必须由供货商来提供合同,则采购部须仔细阅读合同的每一项条款,并对其中的不合理、对我方不利的条款,与供货商协调更改。合同标的物型号、数量、供货期必须和结算部下的请购单保持一致。
第十一条所有采购合同均须经过采购评审流程后方可签订,《采购合同评审表》(附件3)上涉及的各部门评审人员需仔细阅读合同,慎重写下评审意见。若因评审人员出差等情况,不能及时在《采购合同评审表》上签字的,则采购部至少留有该评审人员短信或邮件确认后,才能进行下一步评审。但事后,采购部必须及时找到该评审人员补签字。
第十二条通过评审,100万元以上的合同,法定代理人出须由公司总经理签字;100万元及以下金额的合同,法定代理人处可由采购部经理代理签字。合同盖章按行政部的用印流程走评审。
第十三条采购合同经供需双方(签字)盖章后生效。所有采购合同须保留供需双方(签字)盖红章的原件至少两份。如因急于排产等原因,可以先用合同传真件代替,开始执行,但事后必须及时催回合同原件。
第十四条合同生效后,督促供货商严格按照采购合同条款供货并提供服务。若在合同执行过程中,如供货商无法保质、保量、保工期供货,则须有书面说明发至采购部,采购部须依照合同规定追究其违约责任,并与结算部沟通、协调善后事宜。
第十五条合同付款:对于签订合同的付款项目,严格按照合同付款条款进行付款。所有付款均需向财务部提交《付款审批表》、合同复印件、发票及验收单。有如下几点说明:
支付预付款:依照合同中规定,因采购金额较大或者定货时间较长等原因,需在合同签订后支付占合同总额一定比例的预付款。这种情况在支