行政部规章制度
行政部管理制度一、总则为加强公司日常行政事务管理,理顺公司内外部关系,做好协调与服务,使各项管理规范化、制度化,提高工作效率,特制定本规定。
二、档案管理
1、建立专门档案室、档案柜,负责公司各类档案的搜集归档和保管工作。
2、归档范围:公司的证照、规划、年度计划、统计资料、技术资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、委托书、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件资料。
3、档案管理要明确专人负责,明确责任,保证原始资料的齐全完整,重要档案必须保证安全档案的借阅与索取:
(1)总经理、副总经理、行政部经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。
(2)公司其他人员需借阅档案时,要经行政部批准,并办理借阅手续。
(3)借阅档案必须爱护,保持清洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要必须摘录和复制,凡属密级档案要报总经理批准方可,一般内部档案经行政部经理批准方可。
5、档案的销毁:
(1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
(2)如按规定需销毁时,凡属密级档案报经总经理办公会批准后方可,一般内部档案,须经分管副总经理或总经理批准方可。
(3)经批准销毁的公司档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由行政部经理(或指定专人)监督销毁。
6、档案资料等重要文件要与办公物品区别分类,规范管理,做到防火、防盗、防潮。
三、印鉴管理
1、公司印鉴由行政部经理(或指定专人)负责保管。
2、公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后方可用章,特殊情况由行政部经理(或专人)电话请示总经理方可用章,否则造成的后果,由直接责任人员负责。
3、所有需要盖印鉴的介绍信、表格、说明及对外开出的任何公文,应统一编号、登记,以备查询、存档不允许在任何空白合同或不规范的文书资料上盖章。
5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。
四、公文打印管理
1、公司公文的打印工作由行政部负责。
2、各部室打印的公文或其他资料经本部门负责人签字,经行政部经理审核同意后方可打印。
3、公司及各部门打印的文件、资料必须履行登记手续。
五、车辆管理
1、公司车辆、驾驶员隶属行政部管理,保证车辆管理规定的有效执行。
2、总经理用车由本人或行政部指派,并告知车辆管理人员。
3、中层以上管理人员用车由行政部安排派车部门用车由部门提出申请,部门负责人签字,到综合部按规定办理请车手续。
5、个人因私事不得申请使用公司车辆。
6、行政部要加强车辆管理,对车辆的使用、保养、维护制订详细的计划。
7、行政部要做好公司车辆的用油管理。
六、办公用品购、发管理
1、行政部根据各部门工作需要和计划编制办公物品采购计划,指定专人负责采购。
2、行政部应根据各部门计划批准采购情况和实际工作需要,履行必要的领用批准登记手续后,严格发放和使用管理。
3、物品采购一律入库、入账、严格履行收发登记手续,出库一定要由领取人员签字行政部物品管理要做到文明、清洁、安全,严格按章办事,不允许非工作人员进行库房。
5、单位数额较大(500元以上)的物品需部门申报,
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