合同评审控制程序.doc

合同评审控制程序
1 目的
对每份合同进行评审,确保顾客供方双方对合同规定的内容理解一致,以保证公司有足够能力对合同条款的全部执行,让顾客满意。
2 适用范围
本程序适用于本公司与顾客签订的工程承包合同。
3 引用文件和术语
引用文件
《质量手册》
《文件和资料控制程序》
《质量记录控制程序》
术语
本程序采用GB/T6583-ISO8402中的术语和定义
本公司《质量手册》中的相关术语和定义。
4 职责
(一般工程项目:指由公司自有施工队伍(分公司)直接组织施工的工程项目)。
工程经营部
负责制定和更改本程序
指导、监督本程序的实施。
组织总承包项目的合同评审工作。
分公司负责组织其施工工程的合同评审,上报评审记录和资料。
公司(分公司)技术、生产、经营、质量安全、劳动人事、设备动力、物资等部门参与总承包项目(一般工程项目)合同评审。按各自分管的职责,负责对合同评审提出评审意见。
公司项目经理部、分公司及其项目部负责落实合同条款,满足合同规定的质量、工期要求。
5 工作程序
合同评审内容
合同、标书中已形成文件的各项要求是否适宜,是否与国家相应法律法规要求相符合。
投标书或合同与招标书中要求不一致的内容是否已经得到解决。
投标或签订合同前,确认公司是否有能力满足招标书和合同的需求。
合同评审主要分为招(投)标阶段的评审、签约阶段的评审、合同修订、变更的评审。
合同评审方式
合同评审采用会议或文件传递评审两种方式,总承包项目由工程经营部组织评审会议,公司各相关职能部门负责人参加,公司主管经营副总经理主持评审。一般工程项目由分公司经理组织评审。分公司各职能部门负责人参加。
招(投)标阶段的评审
在公司接到顾客招标邀请后,经营部门负责及时组织购买招标文件,组成相应的投标小组,对招标文件组织评审,确定具有满足招标文件要求的能力。
审核招标文件各组成部分的要求是否一致,明确顾客对工程的具体要求:包括质量、工期、合同条款、付款方式、标底构成、物资供应、环境保护、工程施工与常规工序或惯例不同的特殊要求。并汇集有疑问之处由经营部门在规定时间内向顾客澄清。
对公司技术力量、资金状况、劳动力组织、设备配置、质量措施能否满足招标项目需要进行分析,提出风险预测并确定是否参加投标。
投标书编制完成后,组织对投标书的评审,有关部门人员参加对承诺条件进行审议,明确确保实现的措施,填写《招(投)标评审记录表》。
。
中标后的评审
工程经营部(分公司经营科)按《合同法》、《建筑法》及相应法规、《建设工程施工合同》文本的要求,根据招标文件、投标承诺、中标通知书起草总承包项目(一般工程项目)的合同文本,。
参加评审各部门应明确确保合同条款实现的措施,评审合同条款是否具体、合理、明确、完整,并切实可行,经过努力是否可以实现,并填写《合同评审记录表》。
任何与顾客要求不一致的条款均应在签订合同前得到解决。
合同修订、变更的评审
当顾客或公司因某种原因提出要修订合同内容时,工程经营部(分公司经营科)与顾客或其代表认真协商,达成共识,并形成文件,双方签字确认。
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合同管理部门应将修订合同或变更合同书发至原持有合同的有关部门。
与顾客的联络
在合同签订时,应提供公司(分公司)经营部门和具体经办人的联系地址和联系电话给顾客,以便顾客就有关合同事宜与公司联络。
在合同履行过程中,项目部应将顾客提出的意见及时报告公司,各职能部门在检查项目部工作时,应与顾客交换意见,收集信息,并将有关信息及时反馈给经营部门,以便及时解决。
工程经营部应定期(每季度一次)或不定期对公司项目经理部、分公司的合同执行情况进行监督检查;分公司经营部门应定期(每月一次)或不定期对其施工项目的合同执行情况进行监督检查。
文件管理
所有合同的评审和修订的有关记录和资料,都应由工程经营部(分公司经营科)按《质量记录控制程序》的要求归档保存。
一般工程合同评审记录在合同评审工作完成后10天内应报工程经营部一份备案。
合同正式签订后,应向参与评审部门分发合同副本一份。
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