记录填写规范.doc

记录填写规范
1. 目的:为规范记录的填写,体现记录的原始性、准确性和可追溯性,特制定本要求。
2. 范围:与公司质量管理体系有关的记录、文档等。
3. 责任:各部门、车间、办公室记录填写人员。
4. 要求:
记录必须及时、内容真实;岗位操作人员须按操作顺序填写,不得提前或拖后。
文字、数字书写要标准,要求不出格,一般占表格1/2到2/3的范围,并略偏于格子下方。
      字迹清晰端正,记录除需复写者用圆珠笔填写外,其它一律用钢笔或黑色签字笔(中性笔)填写,笔画应粗细均匀。
      记录填写应完整,不得有空缺,如无内容填写,须用“—”表示(“备注”除外),或者当一页中底部或一侧剩余有若干空格无内容可填时,可加盖“以下空白”的签章,以示再有内容属无效内容。对需复写的多联表格应在每联分别加盖“以下空白”的签章。
      内容与上项相同时,应重复抄写,不得用“·· ”、或“同上”表示。
      数字要上下对齐,左右对齐并按规定保留小数位数,且小数点后数字应比整数数字提高半格书写。
      原始记录不得撕毁和任意涂改,确定需要修改时要用一横线划去,在旁边填写正确内容并签名(对确实无地方签名的表单,可加盖个人印章),并使原数据仍可辨认,切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮擦或有重笔描写。
      日期一律按年、月、日顺序横写,年份必须按四位数填写,不能简写,如:2001年5月7日,“2001年”不得写成“01”,“5月7日”不能写成“5/7”或“7/5”,;按规定除年按四位数填写外,月、日应按两位数填写,一位数月、日前应加“0”,如5月7日应写成“05月07日”,免除将1月、2月改为11月、12月和将1~9日改为11~19日和31日的可能。
      时间的小时、