陕西中天项目部各项业务管理流程.doc

陕西中天工程建设有限公司
项目经理部各项业务办理管理流程
一、固定资产采购流程:
1、申请:项目部因工作需要,在购买大型办公用品、办公设备、生活用品等固定资产前,由项目部综合办公室将《采购申请表》以传真件或扫描版,上报机关行政人事部。
2、审核:物资价值在500元以下时,由项目经理根据项目实际需求审核同意并签字;物资价值在500元已上时,须报请公司工程部,审核同意后由公司材料供应部统一采购或指定专人在所在地购买。
3、出入库:物资购回后,应先办理固定资产入库手续,项目部库管人员(或综合办公室人员)出具真实、有效的入库单并登记台帐,办理入库手续;领用时库管人员(或综合办公室人员)出具真实、有效的出库单并登记台帐,由领用人签字,项目经理审核同意后办理出库手续,方可领用。
4、报销:指定购买的专人在报销时要认真填写《费用报销单》,并附相关正规发票及(出)入库单,经项目经理审核签字后,财务部门按相关流程给予办理。
5、使用、转移及销毁:参照《项目管理办法》第五章相关规定执行。
二、项目人事管理:
项目部、工程部依据公司行政人事管理规定及其它规定,根据项目规模、特点、技术难易程度等确定项目管理岗位及人员,上报公司总经理,批准后由行政人事部、工程
部统一安排,项目部若因管理人员专业技能及管理水平无法胜任者或其它事情,项目部及个人提出申请报告,上报工程部、行政人事部,公司领导批准后方可办理其他手续。
三、档案管理:
1、原则:项目部的档案工作,要行集中与分散管理相结合的体制。由项目部综合办公室负责主体档案的管理,应设立专门的档案保管地,由专人负责。
2、根据公司档案管理有关规定,项目部以公司名义形成的文件材料原则上要将原件保存在机关行政人事部,复印件由项目部综合办公室统一编号存档;以项目部名义形成的文件材料原件由项目部综合办公室统一编号存档,竣工验收后原件存放机关行政人事部一套。
3、归档范围:
(1)经营管理方面的资料,如红头文件、各类通知、协议等。
(2)财务、会计及其管理方面的文件材料。
(3)劳动工资、人事、法律事务管理培训教育等方面的文件材料。
(4)生产经营涉及的文件材料,含中标通知书、施工合同、施工组织设计、租赁合同、劳务分包合同、竣工资料、竣工验收报告、竣工决算。注:项目部、工程部为合同执行部门,市场部负责合同的签订、监督、落实,以及解决合同纠纷工作。
(5)与公司经营有关的声像材料,如需要拷贝留底以外,还要附文字说明。
注:以上文件材料包括决议、决定、条列、规章制度等法规性文件,各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等。
要设立专门的地点或是专用的文件柜,要注意防盗、防水、防潮、防尘、防虫蛀等,定期对档案进行一次清理,清除不必要的保存材料,对破损和褪色的材料进行修补和复制。
四、实验仪器、设备管理:
1、申请:项目部因工作需要,在购买测量仪器、试验仪器设备、机械设备等物品前,由项目部试验室负责人编制《采购申请表》,项目负责人确认后,以传真件或扫描版,上报公司工程部和办公室,并办好出入库及保管手续。
租赁:项目部根据工程需要向社会租赁设备,由项目部研究、定价后上报工程部,公司领导同意后签公司规定租赁合同,项目部严格执行合同要求,管理租赁设备,工程部监督、指导、考核。
2、审核:由工程部根据项目实际需求审核同意并签字,需了解清楚物品性能、规格后,交由公司行政人事部统一采购。若出现必须在项目所在地采购情况时,必须先了解清楚性能、规格、价位后,上报工程部审核同意并签字后,指定专人在所在地购买。
3、出入库:物资购回后,应先办理物品入库手续,项目部库管人员(或综合办公室人员)出具真实、有效的入库单并登记台帐,办理入库手续;领用时,库管人员(或综合办公室人员)出具真实、有效的出库单并登记台帐,有领用人签字,项目经理审核同意后办理出库手续,方可领用。
4、报销:指定购买的专人在报销时要认真填写《费用报销单》,并附相关正规发票及(出)入库单,经项目经理审核签字后,财务部门按相关流程给予办理。
5、日常保管及转移:参照《项目管理办法》及公司相关规定。
五、材料采购:
项目在施工工程中所需的材料,在不构成固定资产的由工程部、项目部调查、比价,制定采购计划,上报公司,领导同意后,由工程部与材料供应商签订合同,由项目材料员负责采购、保管、使用。
1、项目部依据工程需要和施工总体计划安排,编制本项目工程所需材料的总体采购计划上报公司工程部,由公司总工程师和工程部按施工总体计划和需要,制定总体材料采购计划,总经理批准后,由公司授权的专人签订合同,办理相关手续,项目部材料采购员方可按计划按时负责采购。
2、项目部在每月25日提出下月材料需求计划和上月材料使用情况表上报公司工程