会议概述.doc

第一节会议概述
案例导入:某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知?  一气之下,都回家去了。
事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心,  在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。
一、会议及会议要素
(一)会议的定义(P92)
会议是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动形式。它需要三人以上共同参与。
根据《现代汉语词典》的解释,会议一词有两种含义:
一是指有组织有领导地商议事情的集会,如全体会议、厂务会议、工作会议等;
二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织,如中国人民政治协商会议、部长会议等。
秘书的会议事务工作指的是第一种含义。
会议是人类社会历史发展的产物,它经历了如图的演变过程:(PPT)
(二)会议的作用
1、会议的积极作用
(1)交流信息,互通情报。通过会议的报告、发言、讨论,可以交流工作情况,相互通气,彼此较快地了解全局,克服认识上的主观局限性。
(2)发扬民主,科学决策。通过会议可能听取各种不同意见,集思广益。
(3)增强友谊,促进团结。会议是人与人的直接接触,通过  交流思想,总结工作,开展批评与自我批评沦,有助于加强上下  级之间、同级之间的了解,增进团结。
(4)统一认识,协调行动。通过会议作出决议、决定,共同  贯彻,以推动工作的开展,防上各行其是,减少相互矛盾。
(5)带动消费,促进经济。成千上万的会议,已经形成“会议产业”。
2、会议的负面作用。
( 1)造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料:“会议比重占指挥员和专家工作时间的30%~33%。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40%是在开会。”在我国,领导人员开会的比重究竟占多少,目前尚无人去研究,大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海,哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?
(2)金钱的浪费。开会就要用钱,越高级、越长、越大型的会议,一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的,有些则是可用可不用的,有些则纯属铺张浪费。
(3)信息的重复、浪费。有些会只是层层传达,复述上级意见,或者为会而会,走过场、搞形式,本身并不结合实际,其结果是制造重复信息,滋长文牍主义。
(4)滋长不正之风。长期以来,有少数干部成了专门开会的“职业开会者”,还有些人极力争取参加各种会议,无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外,别无他事,开完会并不去认真传达贯彻,成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财,收取各种名目的赞助。
(