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XX省电子文件归档与管理暂行规定
第一章总则
第一条为了加强全省的电子文件归档与管理,保障归档电子文件的安全保管和开发利用,根据《中华人民共和国档案法》、《XX省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《电子文件归档与管理规范》、《XX省公文网上交换管理暂行办法》,特制定本规定。
第二条本规定适用于全省各级党政机关、社会团体,企事业单位及其他组织可参照执行(以下统称单位)。
第三条基本术语解释
(一)电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数络码形式存储于磁带、磁盘、穸光盘等载体,依赖计算机等辄数字设备阅读、处理,并可桡在通信网络上传送的文件。
(二)归档电子文件:具有Υ重要凭证性、依据性和参考觏利用价值,并作为档案保存坦的电子文件。
(三)电子芬文件的物理归档:指把电子蔼文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。
(四)电子文件讠的逻辑归档:指在计算机网荠络上进行,不改变原存储方你式和位置而实现的将电子文⑦件的管理权限向档案部门移
家交的过程。
第二章管理体孺制和职责
第四条各单位应疃明确电子文件归档管理的分招管领导,明确部门职责,责洒任到人。档案人员应忠于职菔守,具备计算机专业知识,纩熟悉掌握本单位使用计算机本系统的操作技能,并积极主璜动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。
第五条儇各单位应建立相应的电子文喹件管理制度和技术措施,做檠好电子文件归档的管理工作宗,对其实施全过程管理,以中确保电子文件的真实性、完际整性和有效性。
第六条电添子文件的形成、承办、运转辩、整理等工作,由承办(业Π务)部门负责;电子文件归档管理的日常监督、指导和孺保管、开发利用等工作,由豪档案部门或有关部门负责。剜
第七条归档电子文件应与特其他门类和载体的档案实行剔集中统一管理。档案部门要配备与业务部门相互兼容的疮计算机软、硬件系统,保证楝归档电子文件的有效识读。潭
第三章归档范围、保管期嫁限
第八条本单位主要职能ц活动中产生的电子文件,归蚝档前应进行鉴定;具有重要凭证性、依据性和参考利用幂价值的电子文件,应按照归靛档范围进行归档。
第九条枣电子文件归档范围
(一)晚电子文件稿本代码:M—草箪稿性电子文件;U—非正式⑧电子文件;F—正式电子文涂件;
(二)电子文件类别┧代码:T—文本文件;D—数据文件;I-图像文件;G—图形文件;V-影像文件;A-声音文件;P—计尜算机程序;O-多媒体文件露。
(三)电子文件信息类眷型:
1、字处理文件:指用计算机字处理技术形成的娌文字文件、表格文件等,归铵档时应注明文件存储格式和蜊属性,重点收集定稿电子文芏件和正式电子文件。
(1侧)定稿电子文件:用计算机谴起草文件时形成的最后一稿鳍草稿文件,记录了文件的最后修改结果,具有参考和利淞用价值,收集时须落实必要Ⅰ的签字手续,明确公文拟稿埤、核稿、签发等环节的责任赆者。对特别重要文件的历次豢草稿需要保存时,每一稿应加标识以区别。
(2)正麴式电子文件:指已修改、签癃发完毕的定稿、能行使其文鄢件职能、以正式文件文号注掩明的电子文件。
2、数据糸文件:指采用数据库形式存ぞ在的具有文件属性的记录。
3、图像文件:指用扫描濑仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像文件。
4、图形文件:指采用计算窖机辅助设计或绘图