高效会议和简报技巧教程.ppt

课程目标
了解会议管理的基本理论
掌握会议管理的基本技巧,提高会议效率
理解简报设计的原则及设计的方法
掌握利用PPT作为高效视觉说服手段技巧
掌握如何在台上能够自信分享和展示自己的技能
通过现场演练,切实提高表达技巧
MEETINGS OFTEN SEEM LIKE A WASTER OF THE TIME,BUT FOR THE MANAGER WHO KNOWS HOW TO USE THEM, THEY ARE POWERFUL TOOLS INDEED
AN EFFECTIVE MEETING  高效会议
这些都是重要的有效会议要素
清晰的会议目标及议程
良好的会议前沟通和确认
合适的参会人员和会议日期及时间
会议的开场和氛围的建立
会议原则(rules)和共同约定
会议中的角色定位
会议中的集思广益和有效记录
优质的会议简报技术
合适的会议问题处理
高效的会议促动技能
会议中的PARKING LOT(停车场)
有效的会议时间控制
会议总结技术和跟进计划
会议的常见类型
基于解决问题的会议 Problem Solving Meeting
基于决策、决定的会议 Decision Meeting
基于沟通、报告和反馈的会议
Communication 、Reporting 、Feedback
何时需要召开会议
需要整个相关团队提供信息或者建议时
需要目标群体参与制定一个决定和解决一个问题时
需要去分享一些特定信息、成功嘉奖、一些担心顾虑或者需要在会每个人了解意识到一个特殊的进程或者情形时
需要通过团队成员的不同视角去集思广益来解决问题或者献计献策时
需要去解决工作中所遇到的角色不清冲突或者有需要在一起澄清的时候
什么时候不需要召开会议
带有个体性质的事情或者主题,最好是需要一对一的方式沟通
你没有时间准备或者出席的
有比召开会议更有效果的沟通方式的
比如备忘录邮件电话
问题已经解决了的
不值得每个人花时间都参与主题
的会议的相关人员在一种怒气状态并且需要时间去理智和了解原因
准备一个会议
会议目的和目标SMART(用动词开头的描述)
会议的日期和地点
会议的参与人员
会议的议程和时间长度
会议的角色定位
所需准备的会议资料
会议中可能的意外情况预测和应对措施
会议信息的发放渠道和确认反馈
确定会议目的
通知信息
集思广益
锁定和分析问题
确定一个行动
探讨事宜
澄清角色和责任
冲突或者协调会议
……
确定参与人员
是否是会议事项的主要决策者?
是否会议有合适的人数限制?(SMALL)
是否能够给予相关的贡献的(INPUTS)?
是否会议事项中的角色、承诺、支持者?
是否是会议中的信息搜集和整理者?
是否是需要获取相关信息和后期执行者?
Key Players
单独邀请,预约匹配的时间表
提供主动和积极的角色定位,或者强调会
议出席对其的利益和价值