内部监查管理规定.doc

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本规定旨在维持及提高质量环境管理体系(以下称为QEMS),进行异常纠正及预防措施,根据质量环境管理体系确认品质\环境管理活动是否有效的实际动作。

本规定适用于为了判定QEMS的有效性的有关内部管理体系监查(以下称为监查)。
(以下称为监查员)
⑴监查员及主任监查员的资格条件
①监查员即授课于外部研修机关或修完于公司内实施的[内部监查员讲习]且已由管理责任者认定的人员。(包括QEMS外的人员)或对适用于QEMS运用的有关ISO9001\ISO14000要求事项的培训教育进行授课的监查员。
②业务主管部门要作成·维持内部监查员资格认定单(包括讲习内容及结果)。
⑵监查组
监查组由1名组长(以下称为监查组长)和1名以上监查员组成,为确保监查程序的客观性及公平,监查员不能监查自己的工作。
⑶监查员的任务
①监查组长:负有监查的最终责任、首次会议、调查、末次会议的实施、报告书作成、纠正措施评价、纠正措施效果确认等以监查运作顺利进行。
②监查员:在组长指示下、实行有效监查及高效率运作。
⑷教育·训练(内部监查员讲习)
管理责任者选定候补监查员,并让其适当参加外部研修机关主办的[内部监查员讲习]课程,或是在公司内修完与此同等内容的[内部监查员讲习]课程,以训练其成为监查员。

[内部监查流程图]。
[按部门]或者[按要求项目] 、应其目的选定适当的方法。必要时结合外部审查的监查方法。

⑴定期监查为每半年由管理责任者实施。另,管理责任者判断必要时,需实施临时监查。
⑵定期监查需考虑到被监查部门程序状态、重要性、及至今为止的监查结果,选定监查对象部门(除经营者及管理责任者外)实行监查。临时监查即管理责任者应其目的选定要求事项及监查对象部门实行监查。

⑴[年度计划书]作成
管理责任者于年末作成[内部监查年度计划书](以下称为年度计划书)。
[年度计划书]的内容为监查实施月、监查方法、监查组、被监查部门及外部审查月等。
⑵年度计划的连络
管理者于年初需把[年度计划书]派发给监查员及被监查部门责任者。

⑴[日程计划]的作成
业务主管部门作成[内部监查日程计划书]以下称为[日程计划书]并取得管理责任者的承认。[日程计划书]的内容为定期、临时、按部门、按要求项目、监查日、监查项目、监查组、被监查部门等。
⑵[内部监查项目一览表]
业务主管部门制定作为监查参考资料的[内部监查项目检查一览表](以下称为[检查一览表]),并进行维持管理。
且必要时需对之前监查及外部审查已总结出结果的[内部监查结果一览表]及[要求改善项目对应一览表]采取的纠正措施等的实施状况或实施效果进行评价或确认。
⑶日程计划的连络
业务主管部门于事前向监查员和被监查部门责任者分发或传达[日程计划书]、以实现对其内容的彻底了解。
⑷监查说明
为使被监查部门及监查员对监查内容彻底了解和协助监查,组长需在[监查说明]中记入监查实施日、监查项目、事前协商日等并提前发行。
⑸事前协商
为确保监查顺利进行,必要时以监查组为主,进行事前协商监查明细表、监查项目的内容理解、监查项目、监查对象的选定、监查员的职责分担、检查项目一览表的作成等。


⑴为确认监查员和被监查部门进行全面有效监查,而达成共识的有关事项,由监查组长主持召开首次会议。
⑵组长对监查的目的范围基准和对象部门进行再确认,并向被监查部门介绍监查组的成员。帮助被监查部门解决对监查的有关疑问且明示不可妨碍工作。
⑶被监查部门责任者需在监查现场,而监查组长于监查中判断无问题时,代理即需予以承认。

⑴监查员根据[日程计划书]及[检查一览表]所规定的事项且为确认其程序状况(实施状况)、评价、改善指导而进行监查。
⑵监查员需把监查结果记入[检查一览表]等、明确记录监查内容的要点。
⑶[检查一览表]内已规定监查的事项中即使没有记入,但若监查员认为有必要时也可进行监查。
⑷监查不仅只是[文件调查]而且需对被监查部门的工作现场进行检查、确认其实施状况。
①文件调查
依照品质·环境管理手册、检查被监查部门提交出的品质·环境文件和品质·环境记录等。
②实施确认
到被监查部门现场、调查是否按前述文件进行工作,收集其客观证据的记录。
⑸必要时监查员要取得不符合及观察点的客观证据的文件或记录等的复印件。
⑹组长确认监查的进展状况、如监查延迟时、可调整监查成员、监查项目等、被监查部门责任者需周知有关监查日程表的变更。

各监查员就已实施的监查结果、