用友软件会计科目设置探讨
【摘要】电算化环境下会计科目的设置比手工做账环境下有着更为严格的要求,如果设置不当,后续业务会遇到各种各样的错误。更为关键的是,有的错误修改起来非常不容易,需要取消很多操作,甚至是不可修复的。因此,会计人员应该对用友软件中会计科目设置及其和前后业务之间的联系进行深入研究,并且操作时高度认真。
【关键词】会计科目用友软件初始设置
在总账初始设置时就需要设置会计科目,该设置的正确与否会对后续操作带来一连串的连锁反应,并且有些错误修改起来相当不容易。鉴于此,会计人员在会计科目初始设置时应对前后业务的联系理解透彻并高度重视。
一、会计科目设置和建立账套之间的关系
账套的建立对会计科目有一定的影响,主要体现在下述两个方面:
1. 建立账套时有一个复选框“按行业性质预置科目”,选中,企业应用平台中会自动存在一级会计科目;不选中,企业应用平台中将不会有会计科目。这两种情况下对后续编码方案的设置有不同的要求,并且“按行业性质预置科目”的复选框在建账时一旦选择,便不能通过账套主管修改账套来进行再次选择。
(1)选中“按行业性质预置科目”复选框。选中“按行业性质预置科目”复选框时,在编码方案中系统会自动默认会计科目编码方案的第一级位数为4,且不可修改,在会计科目表中就会存在编码为4位数字的一级会计科目。所以在编码方案中需要进行第二级及其之后的级次设置,在会计科目进行增减变动时就以此级次为基础进行操作。如果未进行第二级及其之后级次的设置,就会出现“科目编码长度与分配原则不符”的错误提示,此时以账套主管的身份登录系统管理修改账套的编码方案即可。
(2)不选中“按行业性质预置科目”复选框。不选中“按行业性质预置科目”复选框时,在编码方案中会计科目编码的任何级次都需在此进行设置,此设置直接影响后续会计科目的增减变动。在此情况下,一定注意不要忘记设置第一级及其之后的级次设置,不然在会计科目增加时就会出现“科目编码长度与分配原则不符”的错误提示,如果出现此类错误时,以账套主管的身份登录系统管理修改账套的编码方案即可。
2. 会计科目设置中“外币核算”的设置。在建立账套时有一项基本信息为:有无外币核算,如果在建立账套时,没有选中该信息,那么,在会计科目需要设置外币核算时,就会显示灰色,即为不可设置的项目。
在会计科目设置时出现了该错误,就需要账套主管登录系统管理,修改账套信息,选中“有无外币核算”复选框,此时就可以在会计科目中设置“外币核算”信息。
二、会计科目设置和后续业务之间的关系
1. 会计科目设置中“科目类型”的设置。在设置会计科目类型时,要区分为资产、负债、共同、权益、成本、损益。最容易出现的错误是:在进行期初余额试算平衡时显示如图1所示的信息:
在此,我们可以看到,所有的项目均显示为“平”,而没有具体数字,实际上却是有金额的。此错误的原因很可能是所有的会计科目直接都在资产下方进行了增加,所有的会计科目都默认为资产类会计科目,所以试算中都显示“平”,而没有具体数字。
出现此类错误时需要修改会计科目的类型,而此时的类型显示为灰色,不能进行修改,所以需要先删除错误类型科目的期初余额,再修改会计科目的类型。这样的修改工作量已经是不轻了,可还不是最坏的情况,因为此时的试算显示的是“试算结果平衡”,如果没注
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