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日常财务软件使用心得
本文以用友的财务软件(版)为例,介绍一下日常财务软件使用中的心得。
一、新建套帐时的注意事项
拿到一套软件之后,不要急于去安装和尝试软件的各种功能。首先应该对软件的使用细则有一套清晰的了解,应了解该财务软件的运作流程。然后,按下列程序进行套帐的初始化操作。1、在用友财务软件中,首先应该以管理员的身份新建套帐,建帐之后不应先去初始化期初余额,更重要的工作是进行财务分工!不要对我说你单位就你一个会计,即便如此,你也得进行财务分工,身兼数职:所有的财务软件都将凭证的录入与审核计帐相分离,以便交叉监督。最常见的财务分工方式是分成四人:系统管理员、制单员、审核员、记帐员。在以后的使用中,应该按帐务核算的分工以不同的身份登录财务软件。2、进行科目设置。在财务分工之后,接着应查看由系统提供的会计科目是否能够满足你单位的核算需要,如果不够(准确地说,肯定不够!),还应该添加相关的科目。比如,在核算增值税的过程中,很明显地需要“应交增值税”二级科目甚至三级科目,但你在系统提供的会计科目中不能找到,此时应进入“会计科目”模块,进行科目的添加工作,在添加的过程中,应该注意对科目编码的设置。如果是二级科目,该科目的前三位编码一定要设成对应的一级科目的代码。应该知道的是,用友财务软件对科目的管理是以科目编码为依据的,如果科目编码设置错误的话,后患无穷!而且,科目只要设定好了,以后核算中想将之删掉都不行!3、进行期初余额的设定。如果你新建套帐的启用日期是在年份中间,在录入期初余额时,不能在“年初余额”栏目中输入,这样做是徒劳的。我就曾因为该问题一直怀疑是否是有软件故障。正确的方法是在“期初余额”栏目中输入。在进行期初余额录入时,一定要注意数据的准确性,因为,这些期初数据一旦发生作用时,你是无论如何也不可能去修改的!
二、日常核算过程中的注意事项
用财务软件进行日常的会计核算,有时会遇到自找麻烦的事,手工处理中很简单的事情,在计算机上你却束手无策!常见的问题如下:
1、不能进行凭证录入:刚使用用友软件时,你首先会进入“凭证处理模块”,进行凭证的录入,但往往你都不会成功。原因何在?因为你未对凭证进行“凭证类别”(也就是常见的“收字、转字、付字”)设定,解决方法很简单,进入“凭证类别”进行设定即可。
2、录入的凭证无法登帐。当你辛辛苦苦地录完凭证之后,在进行记帐操作时,你很可能会发现系统可供记帐的凭证是空白的,为什么?这里,就不得不提到核算的过程了。在用友的财务软件中,基本的核算过程是:凭证录入->凭证审核->凭证录帐,这个基本程序是不可不知的。另外,根据交叉监督的原则,在凭证录入时你是不可能同时进行凭证审核、记帐的,你(或者其他人)必须以不同的身份再次重新登录,才能够进行审核、记帐操作。
3、以记帐的凭证无法修改。在你将所有的凭证都记帐之后,你发现之前你的会计凭证录入有误,怎样去修改?这个过程有些复杂。首先以“审核员”或者“记帐员”的身份重新登录,然后进入“套帐管理”模块,选择“恢复记帐前状态”菜单,这时,你可以在“恢复最近一次记帐前状态”和“恢复到月初时状态”之间进行选择。之后进入“凭证处理”模块,取消对出错凭证的审核,然后再以“制单员”的身份重新登录,进行修改操作。
三、套帐之间数据共享问题
在日常工作中,用一套软件