中小企业档案管理制度.doc

档案管理文件汇编
前言
为使档案管理工作适应我公司全面发展的要求及实现现代化管理的需要,促进档案管理工作的标准化和规范化,全面提高档案管理水平,使其有效的为我公司的建设及发展服务,现依据《中华人民共合国档案法》,参考各地方《档案管理条例》、《档案管理办法》、《档案实体分类法》、《档案部门业务建设规范》等法律、法规,结合我公司现阶段实际情况,编制本文件。
本文件包含的主要内容有:档案管理的目的及要求;归档材料文件的范围(档案来源)、收集、保管期限、借阅及销毁;档案实体类目的划分与标识符号(即档案编码规则);各分部门档案管理制度;档案室管理制度;专、兼职档案管理人员岗位职责;各种、类档案管理的表格、卡、证规范;档案检索目录等(拟建设电子检索与书面检索两种形式)。
档案管理的规范化、标准化、现代化建设工作是一项逐步完善、持续改进的长期工作。为适应企业发展的各阶段特征,本文件所及的部分内容将在必要时做必要的调整、变更,以体现档案管理的可操作性,使其更便捷、实用,更好的实现其功能。
由于编者的经验、水平有限,所编内容难免有不足与漏、误之处,望各位领导及同仁给予批评、指正为盼。
编者:
2010年5月9日
注:鉴于公司目前文档状况,笔者在起草本方案时不求大而全,在确保实用、够用的基础上使方案具备一定的扩充性,以维护档案编码的可追溯性,可继承性。不成熟的地方还望领导指正。
第一部分总则
一、档案管理的目的和要求:
档案是企业发展各个阶段的文字记录。企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。建立健全公司各类档案的收集、整理、归档工作制度,目的主要在于规范收集、鉴定、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作,使档案更好地为企业各级领导和部门分析、总结、部署、安排工作,提供准确、可靠的历史依据,提高经济效益服务。
二、档案管理工作的主要任务有:
贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划公司档案工作。制订档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况。
负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计各类档案及有关资料。
开展档案的开放和利用工作。
参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。
三、档案的收集
(一)收集范围(略)。暂以现有文档及新增文档为主。
(二)档案的分类、编号、排架
分类
档案分类编号是在文件收集齐全的基础上,按一定规则和属性逐卷分别归类编号。有检索分类号和实体分类号(档号)。档案管理人员将从实际出发逐步编制配套的检索和参考工具。
编号
档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目组成,部分扩展到三级类目。在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,根据需要和可能,决定是否扩展三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。分类号究竟包含几级类目,在归档编号时根据实际情况掌握。由于案卷数量不同,案卷号可不限级数。
档号的模式。
年度号十分类号十案卷号十件号
档号的标识,采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“一”连结。例如:1990年内容是销售合同的第23号卷的档案,可