印章管理办法 (2).doc

冀东日彰节能风机制造有限公司
印章管理办法
第一章总则
第一条为规范公司印章的管理,维护企业信誉和合法权益,避免经营风险,确保公司资产的安全运营,实现印章管理的制度化和规范化,特制定本办法。
第二条本办法所述公司印章系指公司公章、合同专用章、财务章、法人名章、总经理名章等对外业务印章和公司内部业务流转层面的印章,如检验章等。
第二章管理部门和职责分工
第三条综合管理部负责印章的刻制、发放、停用、回收和销毁;印章档案的管理;公章的用印;制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。
第四条财务部负责财务专用章、法人名章、总经理名章的保管和使用。
第五条其他印章由相关职能部门负责管理。
第三章印章管理
第六条公司印章按照重要性和业务性质分为两类:
1、公司级印章:包括公司公章、合同专用章、法人代表印章、总经理名章、公司财务专用章、发票专用章、及由公司总经理确定的其他对外业务用章。
2、部门级用章:包括部门印章、检验章、质管章、受控章等内部业务流转层面的印章。
第七条印章的申请、刻制、启用和废止
1、印章的刻制必须以书面形式提交《刻制印章申请表》(见附件1),并经总经理批准。
2、印章的刻制必须由综合管理部统一办理,刻制标准应符合国家相关规定,严禁私自刻制。
4、因业务特殊,需要使用两枚或以上相同业务印章的,综合管理部在刻制时应以“××章(1)”、“××章(2)”……予以区分。
5、印章的启用。由综合管理部填写《印章启用下发登记表》(见附件2),发布印章启用通知。
6、印章的废止。由于机构变更或上级有关部门通知改变印章图样,以及印章丢失、损毁、被盗等原因致使印章停止使用时,由印章持有部门填写《回收上缴停用印章登记表》(见附件3),报综合管理部存档,综合管理部填写《销毁印章登记表》(见附件4),下达印章停用的通知。管理部门、管理人员不得私自藏匿或销毁。
第八条印章的保管
1、新印章的登记。综合管理部部应建立印鉴管理档案,对新刻制的印章进行登记,填写《印章登记卡》(见附件5),印章印鉴档案应该永久保存。
2、公司印章应设专人保管。综合管理部指定专人作为印章管理员,负责公司公章、合同专用章得保管;财务专用章、公司法人章、总经理名章由财务部指定专人负责保管,为保证资金安全,财务专用章和法人章、总经理名章不得交予一人保管;各部门指定专人作为印章管理员,负责本部门印章及其他公司内部业务流转印章的保管。
3、以上印章管理员指定后,应填写《印章管理员登记表》(见附件
6),报综合管理部备案。
4、公司级印章的保管者和具体业务的用印经办人,原则上应分属不同部门,情况特殊的,必须经过总经理批准后,方可由同一部门与用印业务相对独立的人员保管。
5、印章保管人因事临时离岗时,须由部门负责人指定人员暂时代管,并办理移交手续,注明时间、移交人、代管人、批准人,返还印章时,应在原移交手续上标注返还时间,移交双方签字确认,并将相关资料存档,以备追溯及检查。
6、因印章保管人离职或岗位调整等原因,印章需要移交的,应签署移交证明,注明移交人、交接人、监交人、移交时间和印模信息,并将相关资料递交综合管理部存档。
第九条印章的使用
1、各类印章的使用范围
公司公章的使用范围
公司对外(包括集团公司总部及其下属的各公司)需用印的各类文件、统计报表等。
公司内部下发的各类文件等用印业务。
公司对外提供的财务报告。
公司除上述用印业务以外的其他用印业务。
2、公司合同专用章。公司签订的各类合同(协议等)。
3、公司法人名章或总经理名章使用范围。用于需要加盖名章的各类合同(协议书)、人事任免文件、各类统计报表、财务报表、支票等。
4、财务专用章得使用范围。涉及公司财务需用印的相关文件及报表。
5、部门级印章仅限于公司内部工作联系使用,不得对外。
第十条用印审批程序
1、公司公章、合同专用章、法人名章、总经理名章用印必须履行审批手续及等级手续
2、用印人用印前须填写《印章使用审批表》(见附件7),经相关审批后,由印章管理人员在《印章使用登记簿》(见附件8)登记后用印
3、如遇审批人外出,需急用印时,用印经办人可电话请示用印并登记,事后必须补办审批手续
4、公司财务专用章用印须由财务部负责人审批后用印
5、公司部门级印章用印须由部门负责人审批后用印
第五章用印要求
第十一条各类印章的使用应严格执行审批和登记手续,不符合规定的,印章保管人有权拒绝加印。
第十二条严禁在空白的介绍信、证明、协议/合同等资料上加盖公司印章,因工作特殊确实需要开具的,必须经过总经理或授权人批准后方可加印,待工作结束后,必须及时向公司汇报文件资料的使