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跟单员工作手册
所谓跟单员:是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品或服务运作流向的专职人员,是企业内各部门之间及客户之间相互联系的中间枢纽,优秀的跟单员必须具备全面的生产进度控制能力,要求具有严谨的思维、周密的计划,要求做到“一切尽在掌握之中”!所有工作均以最终结果为向导,一最终结果作为工作的目标并对最终结果负责。
一、目的:为明确跟单员工作职责和权限,并与其它部门得到有效的沟通。
二、定义:
1、跟单:从业务的起始一直到业务的结束。一般都是到财务做账结束、客户完成收货的整套业务
流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据:各种证据、单据、报表等对业
务流程进行重复模拟。
2、跟单员:跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的
专职人员。所有围绕着订单去工作面对出货交期负责的人都是跟单员。
三、跟单员具备的能力
A:跟单员的工作核心
1、工作核心、职责、组织、任务、业绩、使命 2、工作特性,边缘性、广泛性、机密性、敬业为本
3、资格,内部资格管理,行业内的四种形象代表 4、模式,跟单流程,五项工作原则

B:跟单员处理订单的能力
1、优质单,急单,标准订单格式,输出与输入的订单 2、协议、合同、客户要求,订单评审与输出
3、与订单关联的原产地政策、产品认证、通关政策 4、要不要插单?插单原则、方法

C:跟单员的客户关系管理
1、定位客户、服务和满足顾客 2、客户关系表现形式,平均客龄 3、赢得客户忠诚的方法
4、合作愉快是基础 5、客户的心是企业最大的资源 6、留下值得怀念的背影
7、留下值得怀念的背影

D:跟单工作策略
1、抓住主线,以不变应万变,举一反三 2、透过细节,掌握信息,杜绝死角
3、善用开会解决问题,必要的会议,有会有议 4、识别并锁定异常
5、规范化与格式化的工作有助于跟单 6、留下值得怀念的背影
E:跟单工作六大能力
1、沟通能力,组织结构图,汇报与指挥,越权管理 2、与顾客沟通的技巧
3、判断能力,经常保持九个危机意识 4、评价能力,五项工作评鉴
5、实战能力,五种勇气,五种习惯,五个要求 6、承受能力,练就心理素质
F;每天自醒问题
1、主要工作任务 2、遇到的问题 3、老的方式
4、检讨原因 5、跟单方法—提醒 6、改善后的方式,改善效果
G:每天所做事情
1、每天需整理记录当天的订单进度和完成情况,整理出订单的进度和完成情况表,并交至部门领导
审核。
2、每日按时做好出库、入库记录,并于月底进行一次全面库存盘点;
3、分类客户资料,建立客户数据库
4、收集本部所有来往快递运单,以备货物发运查询和运费之用
5、学习并熟练掌握公司产品,提高自身的技术服务能力,加强业务知识、技能学习和锻炼,认真参
加公司相关的每一项活动与会议
6、负责日常办公室内电话、传真收发及领导交付的其他事宜
四、日常工作细则:

A:柜台生产跟单:对部门领导下达的生产清单(订单)进行生产安排。对进度进行跟踪,按期将货物
送到客户手中。

1、与原材料仓库确认配件库存情况,确认订单要求配件是否库存充足,同时对短缺的
配件予以记录并通知采购部进行采购。

2、与采购部确认订单所需配件的采购进度和准确到货情况,同时对所购产品在到货后
进行初步检验以确认是否符合订单要求。

3、与生产部确认具体生产期和跟踪生产进度,保证按时按量完成交付。

4、将以上确认的结果及时反馈部门领导处。

5、负责协助财务货款回收,
B:工程跟单:

※开个前的工作
1、跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中,须把握基本原则、注意
言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言
行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。
2、全面准备并了解订单资料(客户信息、设计图纸、开个时间、交货时间、材料配送,柜台生产,
施工队选定及施工前期准备等),确认所掌握的所有资料之间是否统一、详尽。对指示不明确的
事项详细反映给相关人员,以便及时确认。
⒊、事先尽可能多地了解各项目经理及施工班长的派单情况、并开个时间、对交货时间的优/劣势进行
充分评估,做到知根知底。
4、预先充分估量工作中问题的潜在发生性,相应加强工作力度,完善细化前期工作,减少乃至杜绝
其发生的可能性。不以发现问题为目的,预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结
经验,对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。
5、跟单员与订单负责人(操作员)要保持密切的联系,出于双方的利益着想,常与对方沟通,将问
题降到最低限度。
※施工过程中的工作