企业档案工作规范
DA/T 42—2009(国家档案局2009年11月2日发布,2010年1月1日实施)
1 范围
本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求,给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。
本标准适用于大中型工业企业,其他类型企业及事业单位可参照使用。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705 文书档案案卷格式
GB/T 11821 照片档案管理规范
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
DA/T 1 档案工作基本术语
DA/T 12 全宗卷规范
DA/T 13 档号编制规则
DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范
DA/T 22 归档文件整理规则
DA/ T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA/T 31 纸质档案数字化技术规范
DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则
DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范
JGJ 25 档案馆建筑设计规范
ISO 信息与文献一文件管理:通则
IS0 信息与文献一文件管理:指南
3 术语和定义
DA/T 1—2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
企业档案business records
企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
企业档案工作business records management
企业履行档案管理职责的行为和活动。
电子档案electronic records
具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
档案信息化archival informationization
运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。
4 档案工作总则
企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。
企业档案工作应以企业资产关系为纽带,实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。
企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向,运用现代技术与管理方法,通过资源整合和开发,为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。
5 档案工作组织
组织系统建设
企业应确定档案工作的分管领导,确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人,确定档案部门的负责人。
档案机构设置
企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构,或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。
档案人员配备
企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员;各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。
档案工作体系
企业应建立以档案部门为核心,各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。
企业管理职责
企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策,建立健全档案工作规章制度,将档案工作纳入企业发展规划和工作计划,为档案工作持续发展提供保障。
企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。
企业应采取必要措施,维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作,国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行,其他企业可参照。
企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励;对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。
企业部门职责
企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。
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