活动执行手册.doc

省级执行手册
·活动简介
·活动构成
·活动执行细节
·人员架构
·注意事项
·活动简介
一、活动主题
“翼网打进”业余网球挑战赛湖南省决赛
二、比赛时间
2011年9月17、18号
三、邀请人数
选手64人、领队30人、电信方工作人员4人(98人)
四、比赛地点
湖南长沙劳动东路省网球中心
五、邀请对象
各地市州冠军、省政企冠军和长沙冠、亚军
六、赛事项目
男子双打和男女混合双打
七、主办方
中国电信股份有限公司湖南分公司
八、承办方
中国电信股份有限公司长沙分公司
湖南凡凡文化传播有限公司(负责广告宣传、制作、食宿安排、具体现场执行等)
长沙市天乐网球培训中心(负责赛务)
·活动构成
9月16号酒店接待选手→签到→领取服装等用品→房间分配→用餐
9月17号开幕式→男子双打和男女混合双打选拔赛→用餐→男子双打和男女混合双打选拔赛→专车返回酒店
9月18号酒店出发前往场地→签到→男子双打和男女混合双打决赛→中餐→男子双打和男女混合双打决赛→闭幕式→聚餐
•活动执行细节
前期准备
项目
内容
所属
场地包装
1、物料选购
2、制作
3、运输
4、安装
执行组
礼仪小姐
1、人员招募
2、人员培训
执行组
主持人
1、人员招募
2、环节制作
3、人员演练
客户组(执行组)
拉拉队
1、人员招募
2、上场编排
3、彩排
执行组
医务人员
1、人员选择
2、药品配备
3、装备准备
执行组
礼品/奖品
1、单品确认
2、市场采购
执行组
酒店
1、114查询附近酒店价格及服务标准
2、通过酒店看房及面谈确定酒店选择
3、进行合同拟定
4、签订合同、支付定金
执行组
视频拍摄
1、编排
2、拍摄协助
4、后期制作
客户组
成员分组
1、方案策划
2、样图设计
3、物料准备
4、广告制作
5、广告材料运输、安装
6、现场的布置
7、执行成员分组
执行组
交通准备
1、预定车辆
2、确定租赁合约
3、车辆使用
执行组
预热
待定
客户组
团队组建
人员分配、培训
1、分配10名现场工作人员
2、人员的培训和工作安排
执行组
活动执行
1、职责履行
2、岗位坚守
客户组/执行组
场地布置
1、精准位置
2、广告安装
3、效果鉴定
4、广告维护
采购部/制作部
网球比赛
选手报名
确定参赛人员数量
客户组
裁判(长)招募
招募裁判(长)
客户组

1、选手签到
2、酒店入住
执行组/客户组

人员接待
开幕式
比赛进行
中餐准备
比赛结束
回酒店
执行组/客户组

决赛开始
中餐
闭幕式
比赛结束
聚餐
执行组/客户组
物料撤退
执行组/制作部
·人员构架
类型
数量
职责
要求
监督人
1
·负责活动前期准备,现场执行等组织与管理工作
·协调MARS、工作人员、饭店人员等各类人员工作
·检查现场工作人员工作
·处理突发情况
·按计划组织、指挥控制活动执行
·思维敏捷,具有良好的沟通技巧、人际关系处理能力
·有处理突发事件的应变能力,有较强的独立工作能力
策划负责人
1
负责整个活动的策划方案与执行手册的撰写
·相关工作经验1年以上
·清晰地思维能力
执行负责人
1
·负责现场执行人员分工
·物料落实
·有强组织管理能力
·良好的团队合作能力
·负责现场执行
·强的执行力
选手
64
参赛
电信客户(内、外部客户)
领队
30
裁判(长)
控制比赛正常进行
持有裁判证
酒店
1
供选手休息签到
环境好、舒适、可用餐
食物提供方(或酒店就餐)
1
为选手提供餐点
·持有执业营照资格证
·卫生检测合格证
·门面营业2年以上
摄影师
1
·负责视频拍摄工作
·负责视频后期编辑工作
·具备两年以上的视频拍摄工作经验
·自备视频拍摄设备
·流畅拍摄并熟练运用摄影语言,能够独立完成后期处理
调音师
1
负责现场音响设备的调式工作
·具备相关工作经验
·营造现场气氛
拉拉队
1
·负责给比赛人员打气
·调动现场气氛
·为闭幕式营造气氛
有相关工作经验
礼仪小姐
6
·负责贵宾接待
·选手进场迎接
·闭幕式颁奖
·有相关工作经验
·基本的职业道德
主持人
2
·保证开幕式闭幕式的顺利进行,对突发事件要有控场能力
·形象端正、热情大方、有过主持经验
·控场能力强、表达能力强、普通话标准、善于活跃气氛
·负责环节的创新