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培训讲义
一、管理费用报销流程及注意事项
第一条费用报销一律经业务经办人及陪同人员签字、部门负责人复核、财务负责人复核、副总经理审核,报总经理审批后方可报销。
第二条因公在市内办事,无需或没有派车者,可乘坐公共汽车、中小巴,按实报销。因业务接待需要或时间紧急、或携带重要资料,可自觉从严控制乘坐的士,报销时须另附明细,详细列明各次事由、时间、起止地点和金额;
第三条业务招待费开支必须本着必需、节约的原则。当有接待需要时,总经办、财务部、市场部人员必须事先向总经理说明事由、招待客人名称、身份、时间、陪同人员、接待标准等。工程部、人事部、行政部人员预计费用300元以下向副总经理请示,超过300元由副总经理向总经理请示。相关经手人在报销时需出具文字汇报,汇报此次接待的效果等,如已超出标准也一并在汇报中说明。公司陪客人员必须是对口、相关的人员,与业务无关人员不得陪客。报销时由相关陪同人员签字证明。原则上,公司内部不作任何招待,如有特殊情况,应视同业务招待费处理。
第四条差旅费报销业务流程及审批权限
1、为了强调计划性和事前控制,员工在出差前,无论是否借支差旅费,均应填报“出差申请表”(见行政人事部表格),对本次出差可能发生的费用进行合理计划。凡事前未经批准的出差,一律不得报销。临时紧急出差需副总经理以上同意安排。
返纳
借支差旅费
申请审批
报销审批批
2、业务流程:
出差申请

《出差申请表》/《借款单》《费用报销单》
3、出差申请及借款审批权限:
审核:部门负责人
审批:副总经理
加签:财务会计(有借款的)
第五条出差开支标准执行参见行政人事部《出差管理规定》。
第六条相关经手人可预先到财务借支费用,并在借支后3天内报销。预支金额3000元以下由部门负责人、财务负责人复核、副总经理审批,预支金额3000元以上需由总经理审批。
第七条报销注意事项:
票据金额或日期修改无效,财务将不予报销;
费用报销单据原则上必须是发票或财政收据,如不能提供发票时,应说明理由,并提供能证明该笔费用发生最有效的单据;
所有费用单据必须为原件,复印件不予报销;
报销运费及快递费,须发货单、快递单同发票齐全,才准予报销;
报销时间的规定:
所有费用必须在发生之日起一周内报销,出差外地所发生的必须在经办人返回之日起一周内报销。
财务部必须在受理费用票据之日三日内处理业务完毕。
超出规定报销时间,费用一律自负,不得报销。
二、固定资产、办公用品的购置
第一条购置固定资产,应由需求部门提出“固定资产购置申请表(见附件1)”报部门负责人提出意见,财务负责人复核、副总经理审核,经总经理批准后才能购置。
固定资产购置申请表内容包括:资产名称、规格、型号、数量、单价、金额、预计安装完工日期、及安装费用、供应商选择、付款方式和付款日期、使用及管理部门、申请理由等。
第二条要求事先知道价格、单位名称及账号后,方可办理借款手续,由财务部开具转帐支票。
第三条固定资产报销时需有采购发票、固定资产购置申请表及购货合同(有合同时)。财务部应建立固定资产卡片,并有资产编号。
第四条固定资产、低值易耗品、电脑耗材等支付,均应填写付款审批单。
第五条办公用品由行政人事部负责采购,各部门向行政人事部申请领用办公用品。行政部采购前应先填具“办