发挥档案网络兼职档案员作用的研究
摘要:兼职档案员队伍庞大但缺乏稳定性。要做好档案工作,必须重视兼职档案员队伍的建设,充分认识稳定这支队伍的重要性,同时应深入分析其存在问题及原因,采取措施稳定兼职档案员队伍,统筹规划,加强思想工作,建立激励机制,解决实际问题,充分发挥兼职档案员的作用。
关键词:档案工作兼职档案员队伍稳定措施
中图分类号: 文献标识码: A 文章编号:
兼职档案员是设在公司各部、室、项目部,负责各部门文件资料管理的基层档案工作者,一般由部、室、等部门的秘书或技术人员担任,他们构成了基层档案网络,是档案队伍中一支不可缺少的力量。然而,近年来,这支队伍极不稳定,特别是人员频繁更换或纷纷“跳槽”,这不仅影响了档案队伍整体素质的提高,也影响了档案工作的质量。档案事业要长期持续发展,就必须采取措施,加强兼职档案员队伍的稳定,这是做好档案工作的关键之一。
一、稳定兼职档案员队伍的必要性
。档案管理工作,具有较强的专业性和技术性,它不仅要求档案工作人员有敬业精神,同时还应具备较高的专业技术水平。兼职档案员的素质直接影响到档案工作的水平,只有兼职档案队伍的稳定,才可以为提高队伍的业务水平与工作能力提供条件与保证。
。一个部门相对固定的兼职档案员,把握着本部门文件材料进出的总口子,熟悉文件材料的形成过程,控制着文件材料的运转和走向,他们对部门所形成的材料能够合理存放,收集也较齐全、完整、准确、确保了案卷质量。如果兼职档案员经常更换,就容易造成收集材料不全,对部门在重大活动中形成的有关文字,声像,实物等材料收集不全,到归档发现问题时已无法弥补,这样,案卷的质量势必受到影响。
,提高档案工作水平的保障。兼职档案员工作在各个职能部门,对本部门形成的文件材料比较熟悉,他们能够及时,有效地收集各种文件材料,并在此基础上,应用有关的业务知识,对其进行整理。档案实行部门立卷,目前能真正落实的不多,其原因是,没有一支稳定的兼职档案员队伍。新手上岗,不熟悉文件材料的归档范围,只能由专职档案员进行立卷,部门立卷制度也就落空了。我们认为只有稳定的兼职档案员,才能做到归档文件材料齐全,完整,为档案信息开发提供系统,完整的信息资源;也只有稳定的兼职档案员,才能保证部门立卷制度落实到位,专职档案人员才能够抽出时间对馆藏档案进行深层次的加工和整理,编写二次,三次文献,使档案工作的重点由档案实体管理向档案信息开发利用转移,更好地为领导决策及公司的发展服务。
我们有理由相信,稳定兼职档案员队伍,是做好档案管理工作的重要环节,重视兼职档案员队伍的建设,提高队伍的业务素质,充分发挥队伍的整体效能,是档案管理工作再上新台阶的重要保证。
二、兼职档案员队伍的现状及原因
随着改革的深化,市场经济对档案工作带来了很大的影响和挑战。由于各单位,各部门引进竞争机制,转换运行机制,实行定岗定编定员,办公人员紧缩,兼职档案员发展的空间越来越小;另一方面,由于兼职档案员地位低,经济待遇差,因此有相当一部分不安心本职工作,工作岗位调动频繁。造成兼职档案员队伍这种状况的原因是多方面的,主要有如下几个方面:
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