产品(工程)档案管理办法.doc

中国华西企业有限公司
产品(工程)档案管理办法
第一章总则
为加强产品(工程)档案管理工作,实现产品(工程)档案管理的科学化、制度化和规范化,充分发挥产品(工程)档案的作用,依据《档案法》和国家档案局关于《企业档案管理规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/11822-2000)以及《四川华西集团企业档案分类规则实施方案》等有关规定,结合产品(工程)档案管理工作的实际情况,制定本办法。
产品(工程)档案是指建筑工程项目在招投标、经营管理、工程管理、施工生产、施工监理、竣工验收、评优、等活动中形成的应当归档,并按规定整理好的各种纸质、电子、光盘、磁盘、照(底)片、胶片、声像等文件材料的总称。
产品(工程)档案是建筑施工企业档案管理的重要组成部分,是施工企业管理工作的重要基础,它反映了企业主要职能活动的历史面貌,是施工过程的原始记录,是企业文化的重要表现。同时,也是全面鉴定工程质量、工程管理、技术改革和企业规避风险的原始凭据。
本办法适用于各土建公司(以下简称各公司)产品(工程)档案的管理工作。
各公司都应依照本办法做好产品(工程)档案的管理工作。
工程总承包范围内的装饰装修工程,可参照本办法有关条款执行。
建筑设备安装、机械施工、场道、混凝土等专业公司,应遵照国家有关规范,结合各自专业特点,参考本办法有关条款制定本公司的管理办法,并报集团公司审核后实施。
第二章档案管理和职责
产品(工程)档案要坚持统一制度、统一规范、统一标准、集中统一管理的原则。
,产品(工程)档案采取统一的制度、规范、标准和集中管理的措施。各公司应根据自已的实际情况不断完善产品(工程)档案管理制度,并将制度和管理网络图上墙。
建立以产品(工程)档案为主的档案管理体系和以各公司档案室为中心,公司各部门、分公司、项目部为基础的档案管理网络。即一是档案人员和立卷、技术内业人员(以下简称:归档人员)网络,二是档案文件材料流向网络。
(工程)档案以法人为单位实行集中管理,确因保管条件有限一时不能“绝对”集中的,应积极创造条件,早日实现集中管理。
(工程)档案工作必须在分管领导的直接领导下,建立以档案部门(档案人员)为指导,办公室、工程(生产技术)部及有关部门相配合,项目经理负全责,归档人员具体办理的自上而下的责任保障机制。做到各司其职、各尽其责,协调有效运转,确保产品(工程)档案的齐全、完整、准确。
(工程)档案“三纳入、四同步、四参加”制度。“三纳入”:即将档案管理纳入工程管理各个环节中、纳入工程项目承包责任状中、纳入领导及有关部门和人员的职责范围之中;“四同步”:即下达工作任务时同时下达档案归档要求、检查工程进度时同时检查归档情况、总结验收时同时验收档案、考核奖惩时同时验证归档合格证明;“四参加”:即档案人员参加工程竣工验收会、参加设备开箱会、参加科研成果鉴定会、参加生产科技会。
(工程)档案为主的兼职人员。相关部门、项目部的归档人员兼任产品(工程)档案的归档工作。
配备的人员应当忠于职守、遵纪守法,具备相应的档案专业知识和业务能力。
档案人员和归档人员应保持相对稳定。
依照国家有关规定,档案人员在职务晋升、职称评聘及其它待遇方面与工程技术管理人员享受同等待遇。
,提高他们的专业素质,争取早日实现持证上岗。
各档案室和档案人员负责指导、监督、检查本公司归档人员对产品(工程)档案的立卷归档工作;负责档案的保管、鉴定、检索、编研、提供利用等工作;实现产品(工程)档案管理的制度化、同步化、网络化、现代化。主要职责是:
,结合实际,制订本公司产品(工程)档案的实施意见或办法。
、督促、检查各级归档人员做好产品(工程)档案平时立卷(建立“文件包”制)工作及归档工作。
(工程)档案,指导归档人员运用计算机归档,提高工作效率。
(工程)档案的统计工作。掌握各工程项目开工、竣工时间,按施工进度跟踪各种文件材料的收集、整理、归档情况;建立日常档案收进、移出、累计等各种统计台帐。
(工程)档案的保管及安全工作。应有符合国家标准的专门库房和档案装具,库存容量必须预留十年以上空间,排架科学、合理、美观,符合国家标准,坚持“八防”措施,确保档案安全。
(工程)档案的保密工作,严格执行各项保密规定,坚持档案借阅登记制和反馈记录制,严防丢失、更改、损